إعادة هندسة العمليات: الأنواع والنماذج والمراحل والأمثلة
إعادة هندسة العمليات هي استراتيجية لإدارة الأعمال تركز على تحليل سير العمل والعمليات التجارية للمؤسسة ، لتحقيق تحسينات كبيرة في الأداء والإنتاجية والجودة.
إنها ممارسة إعادة التفكير وإعادة تصميم الطريقة التي يتم بها العمل ، من أجل دعم مهمة المنظمة بشكل أفضل وخفض التكاليف. تشير عملية الأعمال إلى مجموعة المهام أو الأنشطة المترابطة التي يتم تنفيذها لتحقيق نتيجة محددة.
وهي تبدأ بتقييم رفيع المستوى لرسالة المنظمة والأهداف الاستراتيجية واحتياجات العملاء. يتم طرح الأسئلة الأساسية ، مثل هل تحتاج إلى إعادة تعريف المهمة؟ هل تتوافق الأهداف الاستراتيجية مع المهمة؟ من هم العملاء؟
قد تجد الشركة أنها تعمل وفق افتراضات مشكوك فيها ، لا سيما فيما يتعلق باحتياجات ورغبات عملائها. فقط بعد أن تعيد المنظمة النظر في ما يجب أن تفعله ، تقرر كيفية القيام بذلك بشكل أفضل.
التركيز على العمليات
في إطار التقييم الأساسي للمهمة والأهداف ، تركز إعادة الهندسة على عمليات المؤسسة والخطوات والإجراءات التي تحكم الطريقة التي يتم بها استخدام الموارد لإنشاء منتجات وخدمات تلبي احتياجات العملاء. أو الأسواق على وجه الخصوص.
تحدد هندسة إعادة هندسة العمليات التجارية الأساسية للمؤسسة وتحللها وتعيد تصميمها بهدف تحقيق تحسينات جذرية في مقاييس الأداء الحرجة ، مثل التكلفة والجودة والخدمة والسرعة.
تعتبر تكنولوجيا المعلومات بمثابة مُيسِّر لإنشاء أشكال جديدة من التنظيم والتعاون ، بدلاً من دعم وظائف الأعمال الحالية.
تستمد عملية إعادة هندسة العملية وجودها من تخصصات مختلفة ، ويمكن تحديد أربعة مجالات رئيسية ، والتي هي عرضة للتغيير: التنظيم والتكنولوجيا والاستراتيجية والأفراد. يتم استخدام رؤية عملية كإطار مشترك للنظر في هذه المجالات.
نوع
هناك ثلاثة أنواع مختلفة من إعادة هندسة العمليات التي يمكن أن تبدأها أي شركة:
إعادة هندسة لتحسين التكاليف
هذا النوع من إعادة الهندسة يمكن أن يقود شركة إلى تخفيضات غير عادية في تكاليف العمليات غير الأساسية ، إما عن طريق تغيير هذه العمليات جذريًا ، أو حتى القضاء عليها تمامًا.
إنها تتجاوز ما يمكن تحقيقه بالجهود المعتادة المبذولة لخفض التكاليف.
إعادة هندسة لتكون أكثر قدرة على المنافسة
مع جهد هذا النوع من إعادة الهندسة ، يتم السعي لتعميقه ضمن العمليات الرئيسية المنتجة في العمل.
يهدف هذا إلى أن يكون الأفضل من نوعه ، على مستوى عالمي ، مع تحقيق معادلة تنافسية مع الشركات التي وضعت في الماضي القواعد والمعايير المعمول بها في الصناعة.
إعادة هندسة للحصول على نقطة جذرية من الابتكار
مع هذا النوع من إعادة الهندسة ، نسعى إلى تحديد نقاط جذرية للابتكار وجعلها ، وتغيير القواعد الحالية ووضع تعريف جديد للأفضل في الفصل لجميع الشركات التي تحاول أن تصبح واحدة.
نماذج
موديل ADKAR
يركز النموذج على العنصر المتغير للأشخاص ، وتحديداً كيفية التأكد من أن الموظفين المعنيين يدعمون التغيير ويؤمنون به.
بعد القيام بذلك ، ينتقل النموذج إلى النظر في بعد العمل ، مع التركيز على تحديد الحاجة إلى التغيير ، والأهداف التي يجب تحقيقها ، والطريقة التي سوف يحققون بها هذه الأهداف ، والمقياس الزمني الذي سيتم به إتمامها.
يجب مراعاة كل من الأبعاد التجارية والشخصية بجد لتطبيق استراتيجية التغيير الناجحة. هناك خمس خطوات رئيسية لضمان دعم الموظفين.
وعي
يجب أن يكون الموظفون مدركين لما يحدث التغيير ولماذا هو ضروري. إذا لم يكن الموظفون على دراية بهذه الأشياء ، فقد يفقدون الدافع والتوجيه داخل الاستراتيجية.
للإدارة دور حاسم لضمان إدراك الموظفين تمامًا لكل عنصر من عناصر عملية التغيير.
أتمنى
يجب أن يأتي دعم استراتيجية التغيير بشكل طبيعي من الموظفين. بدلاً من فرض التغيير على الموظفين ، فإن تضمينهم في رؤية وتطوير المشروع سيضمن دعمهم للنتيجة النهائية.
معرفة
من المحتمل أن تحدث إعادة الهندسة تغييرًا في الروتين ومهارات الموظفين ، بالإضافة إلى تغيير عام في المؤسسة.
لهذا السبب ، يجب أن يتلقى الموظفون الدعم الكامل لاكتساب هذه المهارات وتطويرها.
مهارة
يجب تطوير هذه المعرفة ، لكن لا يمكن أن يحدث هذا إلا إذا كان لدى الأفراد المهارة اللازمة.
دعم
يجب تعزيز عملية التغيير والمكافآت للأفراد الذين يغيرون أساليبهم بعد حدوث التغيير. هذا يضمن أن الموظفين يقاومون إغراء العودة إلى العادات القديمة.
نموذج انتقال الجسور
القوة الرئيسية للنموذج هي أنه يركز على الانتقال ، وليس التغيير. الفرق بين هذه هو خفية ، ولكن المهم.
التغيير شيء يحدث للناس ، حتى لو لم يوافقوا عليه. من ناحية أخرى ، فإن الانتقال هو ما يحدث في عقول الناس وهم يمرون بالتغيير.
التغيير يمكن أن يحدث بسرعة كبيرة ، في حين أن الانتقال يحدث عادة ببطء أكثر.
يسلط النموذج الضوء على ثلاث مراحل من الانتقال يمر بها الأشخاص عندما يخضعون للتغيير. هؤلاء هم:
- الإنهاء والخسارة والخروج.
- منطقة محايدة.
- بداية جديدة.
يقول الجسور أن الناس يمرون بكل مرحلة في وتيرتها. على سبيل المثال ، من المحتمل أن ينتقل الأشخاص الذين يشعرون بالراحة من التغيير سريعًا إلى المرحلة الثالثة ، بينما سيبقى الآخرون في المرحلة الأولى أو الثانية.
مراحل
إعادة هندسة العمليات التجارية ليست مهمة سهلة. ما لم تنجح كل مرحلة من المراحل ، قد تفشل محاولات التغيير.
تحديد وتوصيل الحاجة إلى التغيير
يجب أن يتم التحقيق. ما هي العمليات التي قد لا تعمل؟ هل المنافسة أفضل أم أسوأ من الشركة في بعض الجوانب؟
بعد الحصول على جميع المعلومات ، ينبغي وضع خطة كاملة للغاية ، بمشاركة قادة الإدارات المختلفة.
الإدارة سوف تضطر إلى لعب دور البائع. يجب أن ينقل رؤية عظيمة للتغيير وإظهار كيف سيكون له تأثير إيجابي حتى الموظفين الأقل تصنيفا.
جمع فريق من الخبراء
كما هو الحال مع أي مشروع آخر ، تتطلب إعادة هندسة العملية فريقًا من الأشخاص المدربين تدريباً عالياً والمتحمسين الذين سيقومون بتنفيذ الخطوات اللازمة. في معظم الحالات ، يتكون الفريق من:
مدير أول
عندما يتعلق الأمر بإجراء تغيير كبير ، فأنت بحاجة إلى إشراف شخص يمكنه اتخاذ القرارات ومن يمكنه الاتصال مباشرة.
مدير العمليات
ستحتاج إلى شخص يعرف تعقيدات العملية. هناك يتدخل مدير العمليات ، للعمل مع العمليات والقدرة على المساهمة بمعرفته الواسعة.
خبراء إعادة هندسة
ستكون هناك حاجة إلى المهندسين المناسبين. قد تحتاج عمليات إعادة الهندسة إلى خبرة في العديد من المجالات المختلفة ، من تكنولوجيا المعلومات إلى التصنيع.
البحث عن عمليات غير فعالة وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
يجب تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة. تختلف مؤشرات الأداء الرئيسية عادةً وفقًا للعملية التي يتم تحسينها.
ثم يجب اتباع العمليات بشكل فردي. أسهل طريقة للقيام بذلك هي عن طريق تحديد العمليات التجارية.
إنه أسهل بكثير إذا كان لديك كل شيء في الكتابة خطوة بخطوة. هذا هو المكان الذي يكون فيه مدير العمليات مفيدًا ، لأنه يسهل تحديد العمليات وتحليلها.
أبسط طريقة للعمل مع العمليات هي من خلال مخططات التدفق. خذ قلم رصاص وورقة وسجل العمليات خطوة بخطوة.
إذا كانت لديك معرفة أكثر بالتكنولوجيا ، فإن استخدام البرنامج لتحليل العمليات يمكن أن يجعل كل شيء أسهل بكثير.
إعادة تصميم العمليات ومقارنة مؤشرات الأداء الرئيسية
عندما تصل إلى هذه النقطة ، لا يوجد الكثير لتضيفه. ما يتعين علينا القيام به الآن هو الاستمرار في وضع النظريات موضع التنفيذ ومعرفة كيفية الحفاظ على مؤشرات الأداء الرئيسية.
إذا أظهرت مؤشرات الأداء الرئيسية أن الحل الجديد يعمل بشكل أفضل ، فيمكنك البدء في توسيع نطاق الحل ببطء ، ووضعه موضع التنفيذ في عمليات أكثر فأكثر من عمليات الشركة.
أمثلة
فورد موتورز
في الثمانينات ، كانت صناعة السيارات الأمريكية تمر بحالة من الركود. سعيًا لخفض التكاليف ، قررت فورد تحليل العمليات التجارية لبعض إداراتها بتعمق ، في محاولة لإيجاد عمليات غير فعالة.
لاحظوا أن أكثر من 500 شخص يعملون في قسم المحاسبة. على سبيل المقارنة ، عمل حوالي 100 شخص في نفس القسم في منافسهم مازدا.
على الرغم من أن شركة فورد كانت شركة أكبر ، فقد تم تحديد هدف قابل للقياس الكمي يتمثل في تقليل عدد الموظفين في هذه الإدارة إلى 200 شخص فقط.
أطلقوا مبادرة لإعادة هندسة العملية لمعرفة سبب وجود عدد كبير من الموظفين في القسم. لقد قاموا بتحليل النظام الحالي واكتشفوا أنه يعمل بالطريقة التالية:
- عندما كتب قسم المشتريات أمر شراء ، أرسل نسخة إلى قسم الحسابات المستحقة الدفع.
- بعد ذلك ، استقبل قسم مراقبة المواد البضائع وأرسل نسخة من المستند المتعلق بالحسابات المستحقة الدفع.
- في الوقت نفسه ، أرسل المورد إيصالًا عن البضائع المسلمة إلى الحسابات المستحقة الدفع.
عملية جديدة تماما
كان على الحسابات الدائنة للموظف أن تتصل بالطلبات الثلاثة ، وعند إقرانها ، أصدر الدفع يدويًا. هذه العملية تتطلب الكثير من العمل في القسم.
بدلا من إجراء تغييرات طفيفة ، وضعت فورد عملية جديدة تماما. لعبت تكنولوجيا المعلومات دورًا مهمًا في هذه العملية الجديدة.
قاموا بتطوير قاعدة بيانات تم إرسال إشعار إليها عندما قام قسم المشتريات بتقديم طلب.
عندما تم تسليم المواد ، دخلهم موظف المتجر إلى الكمبيوتر. وبهذه الطريقة ، يمكنه التحقق فورًا من صحة المواد التي يتم تسليمها ، بحيث يتم دفعها تلقائيًا بعد ذلك.
وبهذه الطريقة ، تم التخلص تمامًا من أن الحسابات الدائنة تسعى إلى مطابقة الطلبات ، مما يقلل من عدد الموظفين الإداريين بنسبة 75٪.
تاكو بيل
أعادت تاكو بيل أعمالها ، مع التركيز أكثر على جانب الخدمة وتركيز منطقة التصنيع الخاصة بها.
مع إنشاء برنامج K-Minus ، تم الآن إعداد اللحوم والذرة والفاصوليا والخس والجبن والطماطم لمطاعمهم خارج المطعم. في المطاعم ، تم تجميع هذه المكونات المعدة فقط عند طلب العميل لها.
كانت بعض النجاحات التي حققتها هذه الطريقة الجديدة في العمل هي زيادة تحفيز الموظفين ، ومراقبة أفضل للجودة ، وتقليل الحوادث ، وزيادة المدخرات والمزيد من الوقت للتركيز على خدمة العملاء.
مزايا وعيوب
-advantages
خفض التكاليف وأوقات الدورة
تعمل عملية إعادة هندسة العمليات على تقليل التكاليف وأوقات الدورات من خلال القضاء على الأنشطة غير المنتجة والموظفين الذين يؤدونها.
تعمل إعادة تنظيم الفريق على تقليل الحاجة إلى مستويات مختلفة من الإدارة وتسريع تدفق المعلومات وإزالة الأخطاء وتكرار العمل الناتج عن عمليات النقل المتعددة.
تحسين الجودة
تعمل عملية إعادة هندسة العمليات على تحسين الجودة من خلال تقليل تجزئة العمل وتأسيس ملكية واضحة للعمليات.
يتحمل العمال مسؤولية إنتاجهم ويمكنهم قياس أدائهم استنادًا إلى الملاحظات السريعة.
زيادة الإنتاجية
الهدف من إعادة هندسة العمليات هو تحديث العمليات القديمة وغالبًا ما ينتج عنها نتائج موفرة للوقت. على سبيل المثال ، قد تكتشف المنظمة أنه يمكن تنفيذ عملية معينة من قبل اثنين من الموظفين بدلاً من أربعة.
توجه العملاء
عن طريق تغيير اتجاه المهمة إلى اتجاه العملية ، يتم التركيز على العميل. هذا له ميزة أن جميع العمليات غير ذات الصلة تنتقل بسرعة إلى المقدمة ، وبعد ذلك يمكن حذفها أو تعديلها بسهولة.
تحسين الموقف التنافسي
عادة ، لا يتم ملاحظة التغييرات التي تجريها المنظمة إلا تدريجياً. ومع ذلك ، للحفاظ على القدرة التنافسية وتلبية احتياجات العملاء ، يجب أن نتصرف بشكل مناسب.
مع إعادة هندسة العمليات ، يتم تنفيذ تغييرات جذرية في فترة قصيرة نسبيا.
-Disadvantages
تكيف الموظفين
قد لا يتكيف بعض العمال مع التغييرات وقد يشعر المديرون المعينون بالإرهاق. سيصبح العمال الآخرون متقادمين إذا تم إلغاء وظيفتهم الرئيسية كجزء من مراجعة العملية.
إذا سمع أحد الموظفين صباح الاثنين أن الوصف الكامل لعمله قد تغير ، فقد يبدو هذا محزنًا له.
هذا هو السبب في أنه من المهم للغاية أن يتم نقل التغييرات التي يتم تنفيذها إلى الموظف بشكل جيد.
يتطلب الاستثمار
تتطلب عملية إعادة هندسة العمليات عادةً استثمارًا ، لا سيما في التكنولوجيا. الأساليب القديمة ، مثل القيام بالمهمة يدويًا ، يتم استبدالها ببرامج الكمبيوتر.
تعمل البرامج على تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء ، ولكن يتعين على الشركة الاستثمار في البرامج والتدريب ، وهو خيار مكلف للشركات التي تسعى إلى خفض النفقات على الفور.
