تقنيات الرقابة الإدارية: الخصائص والأمثلة

تقنيات الرقابة الإدارية هي منهجيات تقوم بجمع واستخدام المعلومات لتقييم أداء الموارد التنظيمية المختلفة ، مثل البشرية والمادية والمالية وكذلك المنظمة ككل ، في ضوء الاستراتيجيات التنظيمية المتبعة.

الإدارة هي فن وعلوم. تستمر الإدارة ووظائفها في التطور لمواكبة العصر. تتقدم وظيفة التحكم الإداري أيضًا بمرور الوقت ، بحيث لا تتوقف التقنيات الجديدة عن الظهور.

السيطرة هي وظيفة إدارية أساسية. إنه يعمل على تنظيم الأنشطة التنظيمية ، ويقارن الأداء الحقيقي بالمعايير والأهداف التنظيمية المتوقعة.

توفر تقنيات التحكم نوع وكمية المعلومات اللازمة لقياس ومراقبة الأداء. يجب تكييف المعلومات الخاصة بالضوابط المختلفة مع مستوى معين من الإدارة أو الإدارة أو الوحدة أو العملية.

لضمان الحصول على معلومات كاملة ومتسقة ، تستخدم الشركات غالبًا تقارير موحدة ، مثل التقارير المالية وتقارير الحالة والمشاريع. ومع ذلك ، تستخدم كل منطقة داخل المنظمة تقنيات التحكم الخاصة بها.

قائمة التقنيات (مع أمثلة)

التقنيات التقليدية

إنها تقنيات تم استخدامها في مجال تنظيم الأعمال لفترة طويلة ولا تزال قيد الاستخدام.

الملاحظة الشخصية

هذه هي تقنية التحكم الأكثر تقليدية. يسمح للمدير بجمع معلومات مباشرة عن أداء الموظف.

كما أنه يخلق ضغطًا نفسيًا على الموظفين من أجل أداء أفضل وبالتالي تحقيق أهدافهم بشكل جيد ، لأنهم يدركون أنهم يتم مراقبتهم شخصيًا في عملهم.

ومع ذلك ، فهو ممارسة تستغرق وقتًا طويلاً ولا يمكن استخدامها بفعالية لجميع أنواع الوظائف.

تقارير إحصائية

هذا هو التحليل العام للتقارير والبيانات ، والذي يتم استخدامه في شكل متوسطات ، نسب مئوية ، مؤشرات ، ارتباطات ، إلخ. في جوانب مختلفة. يقدمون معلومات عن أداء المنظمة في مختلف المجالات.

يكون هذا النوع من المعلومات مفيدًا عند تقديمه في أشكال مختلفة ، مثل الجداول والرسوم البيانية والجداول ، إلخ. يتيح للمديرين قراءتها بسهولة ويسهل مقارنة الأداء بالمعايير المحددة والفترات السابقة.

تحليل نقطة التوازن

يتم استخدامه لدراسة العلاقة بين التكاليف والحجم والأرباح. حدد الإطار العام للمكاسب والخسائر المحتملة لمستويات النشاط المختلفة عند تحليل الوضع العام.

يُعرف حجم المبيعات التي لا توجد فيها مكاسب أو خسائر بنقطة التعادل. يمكن حساب ذلك بمساعدة الصيغة التالية:

نقطة الرصيد = التكاليف الثابتة / (سعر البيع لكل وحدة - التكاليف المتغيرة لكل وحدة).

من خلال هذا التحليل ، يمكن للشركة التحكم في تكلفتها المتغيرة ويمكنها أيضًا تحديد مستوى النشاط الذي يمكن أن تحصل فيه على هدف الربح.

مراقبة الميزانية

بموجب هذه التقنية ، يتم إعداد ميزانيات مختلفة للعمليات المختلفة التي يجب تنفيذها في المؤسسة.

تعمل هذه الميزانيات كمقاييس لمقارنتها بالنتائج الفعلية وبالتالي اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة.

لذلك ، يمكن تعريف الميزانية كحالة كمية للنتيجة المتوقعة ، المعدة لفترة محددة من الوقت في المستقبل ، من أجل الحصول على هدف محدد. إنه أيضًا بيان يعكس السياسة الخاصة بتلك الفترة المحددة.

إنه يساعد على تأسيس التنسيق والترابط بين العديد من الإدارات. على سبيل المثال ، لا يمكن إعداد ميزانية الشراء دون معرفة كمية المواد المطلوبة. هذه المعلومات تأتي من ميزانية الإنتاج. هذا الأخير بدوره يعتمد على ميزانية المبيعات.

يجب أن تكون الميزانية مرنة بحيث يمكن إجراء التغييرات اللازمة في وقت لاحق بسهولة وفقًا لمتطلبات البيئة السائدة.

أنواع الميزانيات

- ميزانية المبيعات: هي عبارة عن بيان لما تتوقع المنظمة بيعه من حيث الكمية والقيمة.

- ميزانية الإنتاج: هي عبارة عن بيان لما تخطط المنظمة لإنتاجه في الفترة المحددة في الميزانية. وهي مصنوعة من ميزانية المبيعات.

- موازنة المواد: وهي عبارة عن بيان بالقيمة المقدرة وتكلفة المواد اللازمة للإنتاج.

- الميزانية النقدية: هذه هي التدفقات النقدية الداخلة والخارجة المتوقعة للفترة المدرجة في الميزانية. يتوافق مع التدفق النقدي المتوقع.

- الميزانية الرأسمالية: هي النفقات المقدرة على الأصول طويلة الأجل الرئيسية ، مثل المصنع الجديد أو المعدات المهمة.

- ميزانية البحث والتطوير: هذه هي النفقات المقدرة لتطوير أو تنقيح المنتجات والعمليات.

التقنية الحديثة

توفر هذه التقنيات طريقة جديدة للتفكير وتوفر طرقًا جديدة للتحكم في الجوانب المختلفة للمؤسسة.

العائد على الاستثمار (ROI)

يوفر المفاهيم الأساسية لتحديد ما إذا كان رأس المال المستثمر في العمل قد تم استخدامه بفعالية أم لا لتوليد عائد معقول.

يعمل ROI كجهاز تحكم فعال لقياس الأداء العام للمؤسسة أو إداراتها أو الأقسام الفردية. كما أنه يساعد مديري الإدارات على اكتشاف المشكلات التي تؤثر سلبًا على عائد الاستثمار.

الصيغة المستخدمة لحسابها هي: العائد على الاستثمار = (صافي الدخل / إجمالي الاستثمار) × 100.

يمكنك استخدام صافي الدخل قبل أو بعد الضرائب لحساب العائد على الاستثمار. يشمل إجمالي الاستثمار الاستثمار في الأصول الثابتة ، بالإضافة إلى رأس المال العامل المستثمر في العمل.

تحليل المؤشرات

إنها تقنية تستخدم لتحليل البيانات المالية لشركة تجارية من خلال حساب مؤشرات مختلفة.

يمكن تصنيف المؤشرات الأكثر استخدامًا من قِبل المنظمات في الفئات التالية:

مؤشرات السيولة

يتم احتسابها لمعرفة المركز المالي قصير الأجل للشركة وقدرتها على دفع الالتزامات قصيرة الأجل. يتضمن المؤشر الحالي والمؤشر السريع:

- المؤشر الحالي = الأصول الحالية / الخصوم الحالية.

- مؤشر سريع = النقدية + الفواتير المستحقة القبض / الخصوم الجارية.

مؤشرات الملاءة

يتم حسابها لمعرفة مدى الملاءة المالية طويلة الأجل للشركة وقدرتها على سداد الديون طويلة الأجل. ويشمل مؤشر الدين ، مؤشر العقار ، مؤشر تغطية الفوائد ، إلخ.

- مؤشر الدين = الدين إلى صندوق الدائنين / المساهمين.

- مؤشر الممتلكات = صندوق المساهمين / إجمالي الأصول.

مؤشرات الربحية

أنها تساعد في تحليل موقف الربحية للشركة. على سبيل المثال ، مؤشر الربح الإجمالي ، مؤشر الربح الصافي ، مؤشر التشغيل ، إلخ.

- مؤشر الربح الإجمالي = إجمالي الربح / صافي المبيعات × 100.

- مؤشر الربح الصافي = صافي الربح / صافي المبيعات × 100.

مؤشرات التناوب

فهي تساعد على معرفة ما إذا كانت الموارد تستخدم بفعالية لزيادة كفاءة العمليات التجارية. على سبيل المثال ، مؤشر تناوب المخزون ، مؤشر تناوب المدينين ، مؤشر دوران الأصول الثابتة ، إلخ. يشير التناوب الأكبر إلى استخدام أفضل للموارد.

- مؤشر دوران المخزون = تكلفة البضائع المباعة / متوسط ​​المخزون.

- مؤشر تناوب الديون = صافي مبيعات الائتمان / متوسط ​​حسابات القبض.

مسؤولية المسؤولية

إنه نظام محاسبي يتم فيه تكوين المشاركة العامة لمختلف الأقسام والأقسام والإدارات في المنظمة على أنها "مراكز مسؤولية".

رئيس كل مركز مسؤول عن تحقيق الهدف المحدد لمركزهم. يمكن أن تكون مراكز المسؤولية من الأنواع التالية.

مركز التكلفة

يشير إلى قسم المؤسسة التي يكون مديرها مسؤولاً عن التكلفة المتكبدة في المركز ، ولكن ليس الدخل.

على سبيل المثال ، يمكن تصنيف قسم الإنتاج في إحدى المؤسسات كمركز تكلفة.

مركز الإيرادات

يشير إلى قسم مسؤول عن توليد الدخل. على سبيل المثال ، قسم التسويق.

مركز الربح

يشير إلى قسم يكون مديره مسؤولاً عن كل من التكاليف والإيرادات. على سبيل المثال ، قسم التصليح والصيانة.

مركز الاستثمار

وهي مسؤولة عن الأرباح ، وكذلك الاستثمارات التي تتم في شكل أصول. للحكم على أداء مركز الاستثمار ، يتم حساب العائد على الاستثمار ومقارنته مع البيانات المماثلة من السنوات السابقة للمركز نفسه ولشركات أخرى مماثلة.

مراجعة الإدارة

إنه يشير إلى تقييم منهجي للأداء العام لإدارة المنظمة. الهدف من ذلك هو مراجعة كفاءة وفعالية الإدارة وتحسين أدائها في الفترات المستقبلية.

يحكم على الأداء العام لإدارة المنظمة. الغرض الأساسي منه هو تحديد أوجه القصور في أداء وظائف الإدارة. كما يضمن تحديث سياسات الإدارة الحالية.

يضمن التعديل المطلوب في سياسات الإدارة الحالية والتقنيات ، وفقا للبيئة المتغيرة.

يساعد الإشراف المستمر على أداء الإدارة على تحسين نظام التحكم.

بيرت و CPM

يعد PERT (تقنية التقييم والمراجعة المجدولة) و CPM (طريقة المسار الحرجة) من تقنيات الشبكات المهمة ، وهي مفيدة للتخطيط والتحكم.

تساعد هذه التقنيات في أداء وظائف الإدارة المختلفة مثل تخطيط وبرمجة وتنفيذ المشاريع لمدة محددة ، والتي تنطوي على تحقيق مجموعة متنوعة من الأنشطة المعقدة والمتنوعة والمترابطة.

يتم استخدامها لحساب إجمالي الوقت المتوقع اللازم لإكمال المشروع ، ويمكن تحديد أنشطة عنق الزجاجة التي لها تأثير حاسم على تاريخ انتهاء المشروع.

لذلك ، هذه التقنيات مترابطة تمامًا وتتعامل مع عوامل مثل توقيت الوقت وتخصيص الموارد لهذه الأنشطة.

نظام المعلومات الإدارية

يوفر معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب ومحدثة لاتخاذ القرارات الإدارية المختلفة. لذلك ، فهي أداة اتصال مهمة ، وكذلك تقنية تحكم مفيدة للغاية.

توفر هذه الأداة المعلومات للمديرين حتى يتمكنوا من اتخاذ التدابير التصحيحية المناسبة في حالة الانحراف عن القواعد.