كيف هو الهيكل التنظيمي للفندق؟ (ووظائفه)
يمثل المخطط التنظيمي للفندق الوظائف التي يحتاجها الفندق لتنفيذ عمليات عمله ورسالته ورؤيته وقيمه.
يحتاج كل فندق ، صغيرًا أو متوسطًا أو كبيرًا ، إلى هيكل تنظيمي للقيام بعملياته اليومية. يتم استخدامه للمساعدة في تقسيم المهام ، وتحديد العمل لكل إدارة وتفويض السلطة داخل الإدارات وفيما بينها.
يتميز الهيكل التنظيمي أعلاه بميزة فندق 5 نجوم ، على الرغم من أن فندق 4 نجوم يمكن أن يكون له نفس عدد الشقق أو أكثر. يمكن لعدد النجوم أن ينخفض أو يصعد بشكل مستقل إلى عدد الأقسام.
على سبيل المثال ، يمكن للفندق «NY King» أن يحتفظ بجميع الشقق ويصعد من 4 إلى 5 نجوم. أو العكس ينزل من 5 إلى 4 نجوم والحفاظ على جميع الإدارات.
يختلف عدد الشقق حسب الخدمات التي يقدمها الفندق. ربما فندق فاخر - 5 نجوم - لديه خدمات سياحية للعملاء ، وصالة رياضية ، وحمام سباحة ، وملاعب تنس ، واس ، ديسكو ... فندق آخر بحجم أقل لن يكون لديه هذه الخدمات الإضافية ، وبالتالي لن يحتاج إلى الكثير من الموظفين ، مما يقلل من عدد الإدارات.
المناصب العليا الأكثر شيوعًا في الفندق هي: المدير ، مدير التسويق ، مدير المحاسبة ، مدير شؤون الموظفين ، مدير الهندسة ، مدير المشتريات ، مدير الغرفة ، مدير المطعم.
من هذه المواقف يتم إنشاء وظائف أقل شأنا ولكنها ليست أقل أهمية للوفاء بالوظيفة الرئيسية للفندق ؛ يستوعب الضيوف الذين يقدمون أعلى جودة ممكنة ، اعتمادًا على عدد نجوم كل فندق.
من المسؤول عن تنظيم فندق؟
عادة ، مدير المخطط التنظيمي في شركة هو مدير الموارد البشرية.
بالإضافة إلى المخطط التنظيمي ، ستحتاج إلى وظائف وظيفية محددة بشكل جيد في "الوصف الوظيفي" حتى يتم تحديد وظائف كل موظف بشكل جيد. سيكون هذا ضروريًا لتعيين موظفين جدد ولكل موظف لمعرفة ما يجب القيام به.
من ناحية أخرى ، هناك الفنادق التي لديها وظائف الموارد البشرية الاستعانة بمصادر خارجية ، وخاصة الفنادق الصغيرة التي ليست جزءا من سلاسل الفنادق.
وظائف شائعة في فندق ووظائفه
1- المدير العام / مدير الفندق
هذا هو موقف المسؤولية الأكبر:
- وهي مسؤولة عن إدارة ومراقبة وتطوير الفندق للتحقق من أن جميع مناطق الإدارات الأخرى تعمل بأفضل طريقة ممكنة.
- إنه يحدد سياسات الشركة والأهداف التي يجب تحقيقها.
- تحقق من أن كل قسم يحقق الأهداف المحددة ، ويوفر جودة خدمة ممتازة.
- يدير إدارة الموارد البشرية والتسويق والأمن والجودة والتنسيق جميع الجوانب اللازمة لحسن سير العمل في الفندق.
2- مدير المبيعات
بالإضافة إلى استكمال الإدارات الرئيسية الأخرى ، تتمثل وظيفتها الرئيسية في المشاركة في المبيعات والإعلان:
- العثور على العملاء
- تقديم إلى الشركة.
- تقديم الخدمات.
- إغلاق الصفقات مع العملاء.
- تطوير الاستراتيجيات الإعلانية.
- تعزيز الخدمات الفندقية.
- البحث عن العملاء المحتملين.
- تقرير نتائج المبيعات إلى قسم المحاسبة والمالية.
مساعد مبيعات
الهدف الرئيسي من هذا المنصب هو دعم عمل رئيسهم و / أو مدير المبيعات ، للتحكم في المبيعات المصنّفة وتصنيفها وطلبها ، بالإضافة إلى جمع الفواتير لتنفيذ الإجراءات القانونية في الأمر الإداري.
قسم الغرفة هو المسؤول عن تسجيل طلبات الحجز وخدمة العملاء لهذا الغرض ، فضلاً عن التحكم في الشيكات والمدفوعات الخاصة بها.
يجب عليك أيضًا مراقبة أن الغرف نظيفة وتعمل بالتنسيق الوثيق مع موظفي الاستقبال ومدبرة المنزل.
لديهم مهمة تحديد توافر الغرف وأخذ وتأكيد الحجوزات.
يتولى المشرف أو مدير الحجوزات مسؤولية توجيه الأداء الجيد للإدارة ويقوم وكلاء الحجز بوظائف حضور الحجوزات من خلال جميع الوسائل المختلفة التي تصل (وسائل الاتصال ، حجوزات المجموعات ، عبر الإنترنت ، الجولات ، المشغلين ، الخ) ، وإدارة الأموال القادمة من الودائع المقابلة وضمان التحفظات التي أدخلت.
مبيعات التنفيذي
إنها واحدة من أهم الوظائف لأنها مسؤولة عن مجموعة من مندوبي المبيعات الذين ينبغي إخبارهم بما يجب عليهم فعله.
يتحمل مسؤولية ما يقوم به كل موظف من موظفيه ، وعليه أن يعرف حركة جميع الحسابات ، وإذا كان هناك أي مشكلة معهم يجب أن يتحملها.
يجب عليك تقديم فهرس مفصل لبيانات الحسابات ، واتخاذ المبادرة للحصول على حسابات مهمة لشركتك.
يعتمد نجاح أو فشل الشركة عليها ، فهو موقف معقد للغاية يتطلب درجة عالية من الالتزام والمسؤولية.
3- مدير الخدمات
هي المسؤولة عن الإشراف على قسم الخدمات:
- تكاليف التحكم
- احصل على عملاء مخلصين
- تعزيز العلاقات الجيدة بين الموظفين.
- حل الشكوك والمخاوف من الخدمات لجميع العملاء.
- تحقيق أهداف المبيعات
- مثال على ذلك من خلال الوفاء بالمعايير الأخلاقية.
- ضمان تقديم مستوى عالٍ من الجودة وأن العمل مربح.
الإدارة والمالية
إنه موقع مهم لأنك تتحكم في الأمور الإدارية ، يجب أن تتفق مع المدير العام على كيفية توزيع القضايا وإبلاغك بالمراحل والأحداث المختلفة المتعلقة بها.
يجب عليك إدارة الموارد المالية والميزانيات والمصروفات والنفقات والاستثمارات بالتزامن مع مديريات ووحدات الشركة.
يشرف على إدارة الموارد المالية ، ينسق علاقات الثقة التي تنظمها الحكومة ، ويشرف على العمليات المتعلقة بإدارة شؤون الموظفين.
مسجلة وتحافظ على توريد وحيازة المواد والخدمات التراثية والعامة للشركة.
استراتيجيات العمل
كما يقول اسمها ، فهي مسؤولة عن وضع استراتيجيات وخطط للانضمام إلى أسواق جديدة وتعزيز نقاط القوة للشركة ، وكذلك تحسين تجربة ومعرفة كل عضو في الجمعية أو المنظمة.
وتركز وظيفتها الرئيسية على المسؤولية المباشرة عن أنشطة مبيعات الشركة ، وإدارة التسويق ، والترويج والتوزيع ، وتخطيط المبيعات ، وتنظيم التوزيعات المختلفة.
عيّن أهدافًا للقاء فيما يتعلق بالمبيعات وفقًا للمنتجات والمناطق ، وخلق خطط استراتيجية لتحسين نجاح الشركة ودراسة العملاء والمواقع التي قد تكون أكثر ملاءمة للترويج.
أنه يعزز بيئة العمل الجماعي تعزيز روح المبيعات من الموظفين المسؤولين.
تحليل الأسباب المحتملة لمشاكل العملاء والشكاوى.
تصميم سياسات لتحديد الأسعار وشروط المبيعات.
وضع خطط لزيادة التقدم التدريبي للأشخاص في إدارتك.
وهي مسؤولة عن تلقي وتصفية وتوزيع الإجراءات والتحسينات المختلفة من حيث جودة الخدمة.
المراقب المالي والمحاسبة
الإدارة المسؤولة عن تحليل ومراقبة العمليات المالية والمحاسبية.
وتشارك أيضا في إعداد الميزانيات السنوية ، وتوقعات الإيرادات ، والبيانات المالية ، وإنشاء تقارير عن الوضع المالي ، ومراجعة الحسابات من قبل مكتب المراقب المالي ، وما إلى ذلك.
التسوق
إنه مكان مهم للغاية للتطوير السليم للعمل في الشركة لأنهم مسؤولون عن سلسلة التوريد ويشترون جميع السلع اللازمة للمؤسسة للعمل بفعالية.
يمكن أن يكون شراء لاستخدام الشركة كما لإعادة بيعها و / أو المواد الخام لإنتاج منتجاتها الخاصة.
ويشمل هذا الموقف أيضا شراء الخدمات المتعلقة بالنقل أو التسويق.
هم المسؤولون عن استخدام نظم المعلومات والحاسوب لإدارة المنظمة.
يخططون ويوجهون جميع الأنشطة المتعلقة بعلوم الكمبيوتر والتكنولوجيا في الشركة التي يعملون من أجلها.
تحديد أهداف العمل لتصميم الخطط لتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.
4- مساعد مدير
إنه مسؤول عن إنجاز جميع مهام المدير عندما يكون الأخير غائبًا.
بشكل عام ، لا يتخذ قرارات مهمة دون التشاور أولاً مع المدير ، لكن لديه قرارًا بشأن المشكلات الروتينية والشائعة التي قد تنشأ في التطور الطبيعي للفندق.
يجب تدريبه على جميع المعلومات والمعرفة اللازمة لتولي هذا المنصب المهم ، لمعرفة جميع الوظائف ، والموظفين ، ومهامه ، والاستبدال ، وما إلى ذلك.
بالإضافة إلى ذلك ، معرفة اللوائح القانونية شيء لا يمكن أن يكون مفقودًا لتجنب الوقوع في مشكلة مع القانون.
تحتاج إلى حل سريع ولديك خطة B لكل شيء في حالة عدم تسير الأمور وفقًا للتوقعات.
مدير قسم الربع
مهمتك هي التخطيط والإشراف والتحكم في تنفيذ كل واحدة من سياسات التشغيل المتعلقة بمنطقتك:
- تخطيط والإشراف على تشغيل المجموعات والاتفاقيات.
- تحليل الإحصاءات الشهرية.
- وضع معايير وقواعد لتوفير الخدمات في منطقتك.
- تلقي الشكاوى المتعلقة منطقتك.
- ينسق مع رئيس الصيانة الأداء السليم لعملهم.
رئيس الاستقبال
تنظيم ومراقبة مهام قسم الاستقبال:
- وهي تعد جدول الموظفين المسؤولين.
- إدارة الشكاوى.
- يتواصل مع الإدارات الأخرى إذا لزم الأمر.
- يعتنون العميل ويحل أي شك أو قلق.
- هو المدير المسؤول عن الاتصال بالعميل.
مدبرة المنزل
يوجد في هذا القسم أكبر عدد من الموظفين المسؤولين عن الفندق بأكمله ، وهو مسؤول بشكل أساسي عن تنظيف المنشأة بأكملها: كلاً من المناطق المشتركة في الفندق والممرات والمكاتب والغرف ، إلخ.
هذا الموقف مهم للغاية لأن النظافة هي خطاب تقديم فندق ، حيث يعتمد هذا كثيرًا على النجاح أو الفشل.
في حالة تلقي التدريب ، يجب أن يكون الموظفون ودودين وينقلون الدفء للضيوف.
مدير الأغذية والمشروبات
وهي مسؤولة عن الإشراف على إعداد وتزيين كل من الأطباق والمشروبات التي يتم إعدادها في منطقة المطبخ بالفندق وفقًا للصفات والمعايير التي وضعها الفندق مسبقًا.
تأكد من التطوير الصحيح لوظائف الموظفين الآخرين ، والتعامل الجيد مع اللوازم ، وتجنب هدر المواد ، وإعداد القائمة ، والإشراف على منطقة الحلوى ، والمشروبات الكحولية ، والمخزون العام ، إلخ.
يجب إجراء عمليات الاستحواذ اللازمة والتحكم في المستودعات.
كن مسيطرًا على جميع الموظفين تحت مسؤوليتك.
كابتن الاهتمام للجمهور
المسؤول عن مدير التشغيل الصحيح للخدمات التي يقدمها المطعم أو الكافتيريا.
- استقبل العميل
- يرافقه إلى الطاولة.
- الحصول على اقتراحات
- اطلاق النار على العشاء.
- تأكد من أن الجميع يقومون بعملهم.
- تحقق الإمدادات.
- مساعدة النوادل إذا لزم الأمر.
إنها مسؤولة عن التحكم في الموظفين ، وإنشاء القوائم ، ومراقبة الاستخدام الرشيد للمواد الخام والسلع الأخرى ، والتحكم في إنتاج وجودة الأطباق ، وتحديد مواعيد عمل العمال الآخرين تحت رعايتهم.
مدير الخدمات العامة
وهو مسؤول عن تطوير برنامج سنوي لصيانة ومنع الآلات والمعدات.
اتخاذ جميع التدابير اللازمة للحفاظ على وتحسين الظروف المعمارية للممتلكات.
إدارة الخدمات الأساسية ، ودعم المناطق التي تدمجها ، وحماية أمن الممتلكات وشاغليها ، وتشغيل لجنة السلامة والنظافة.
مدير الصيانة
- يجب أن يحل جميع المشاكل التي تحدث في وقت قياسي حتى لا ينقطع الإنتاج.
- يجب عليك تنظيم وتنسيق أوامر أعمال الصيانة لجميع الموظفين في نفقاتك.
- وينسق تسليم واستلام المواد اللازمة لتنفيذ أعمال الصيانة.
- تحقق من ترتيب ونوعية العمل المنجز.
- تخويل إزالة المواد المخزنة في المستودع.
- إذا لزم الأمر ، وفر التدريب على المعدات والمواد والأدوات الموجودة في المنشآت.
رئيس الأمن
وهي مسؤولة عن منع المخاطر المهنية.
- تحليل حالات الخطر المحتملة.
- وضع خطط أمنية.
- تفقد الفريق.
- يشرف على النظم.
- يضمن سلامة العملاء والموظفين.
- يعد التقارير المتعلقة بكل ما تم وما حدث.
- مراقبة وقوف السيارات
رئيس البستنة
المسؤول عن كل ما يتعلق بالحديقة وصيانتها.
المدير الإداري
وتتمثل مهمتها في تخطيط وتوجيه الإدارة الإدارية للشركة.
- إدارة العلاقات مع الموردين.
- الرقابة التأديبية على الموظفين.
- إنشاء استراتيجيات الإنتاج ، إلخ.
رئيس الموارد البشرية
وهو مسؤول عن كل ما يتعلق بالسيطرة على الموارد البشرية ويعمل على اتصال مباشر مع الإدارة العامة والمديرين الآخرين.
- يجب عليك الحفاظ على بيئة عمل مواتية.
- تنظيم الموارد البشرية الفرعية
- التوسط في النزاعات بين الموظفين.
- ضمان رفاهية العلاقات بين الموظفين والشركة.
مدير المستودع
يتحكم في مداخل ومخارج جميع المواد والمعدات والمنتجات والأدوات وبشكل عام جميع الممتلكات التي تملكها الشركة.
كما أنه يؤدي عمليات التدقيق والمخزونات من أجل السيطرة الصحيحة والفعالة.
مساعد محاسبة
ترتبط مهامهم بالمهام المحاسبية ، ومن بين وظائفه العديدة التي يمكن أن نجدها:
- إدارة المخزون
- دفع الخدمات.
- الإعلانات الضريبية.
مساعد إداري
وظائفها الرئيسية هي:
- معالجة المراسلات ، واستلام المستندات ، والرد على المكالمات ، والزيارة ، وأرشفة الوثائق ، ومعالجة الملفات ، تحديث جدول الأعمال ، إلخ
مخطط آخر هو:
