أجزاء من خطاب رسمي رئيسي (مع مثال)

أجزاء الخطاب الرسمي هي العنوان والجسم والختام والتوقيع والأقسام التي تسهم في تقديم جيد للمصدر وفهم المحتوى من جانب المتلقي نفسه.

التواصل اللفظي هو تفاعل بين المرسل والمستقبل أو المستلم ، حيث يتم استخدام لغة شفوية ، من خلال الكلمات في المحادثة.

ويمكن أيضا أن تكون لغة مكتوبة ، عن طريق وضع بريد إلكتروني. وفقًا للغرض من الرسالة ، سيكون رسميًا أو غير رسمي.

الخطاب الرسمي هو نوع من التواصل اللفظي المكتوب ، والذي يستخدم لإرسال رسالة محددة حول موضوع المهنية ، والدراسات ، والعمالة ، وطلب إلى المؤسسات العامة أو الخاصة ، وما إلى ذلك.

بالنسبة لكتابة الرسالة أو الخطأ ، يجب استخدام لغة مثقفة وودودة ، والتي يجب أن تتوافق مع مجموعة من قواعد المجاملة ، مثل التحية والوداع بأدب ، حتى لو كان المستلم معروفًا. تجنب استخدام التعبيرات الشائعة.

على وجه التحديد ، يتم ملاحظة شكلية هذه الأخطاء من خلال استخدام عبارات معينة ، وتسمى أيضًا صيغ المجاملة.

تحدد هذه الصيغ ، من خلال تضمينها في النص بطريقة مشتركة وفي الوقت المناسب ، أسلوبها وتساعد الجهة المصدرة على تحقيق الغرض من الرسالة.

الأجزاء الرئيسية من خطاب رسمي

وفقًا لنوع الخطاب الرسمي المقدم ، سيكون امتداد كل جزء من أجزائه ، ومع ذلك ، يجب أن يتكون من النقاط التالية:

رأس

  • ترويسة: يعرض بيانات المصدر والأسماء والعنوان والهاتف والبريد الإلكتروني وصفحات الويب.
  • المكان والتاريخ : الموقع أو المدينة أو البلدة التي يقع فيها المصدر ومتى كتابتها ، اليوم والشهر والسنة. مثال: مدريد ، 15 أكتوبر 2016.
  • الموضوع: تم توضيح سبب الرسالة بوضوح وإيجاز.
  • اسم المستلم : تتم معالجة اسم الرسالة ، مع معالجة التسلسل الهرمي ، والموقف الذي يحتفظ به في الشركة إذا كان الأمر كذلك والكلمة الحالية ، أدناه. على سبيل المثال:

أيها السادة،

تلفزيون اثنين شركة.

الحاضر.

تحية أولية أو دعوة

يتم كتابة صيغة مجاملة ، مما يسهل مقدمة الموضوع. على سبيل المثال:

المحترم (عليه السلام) أيها السادة الكرام (عليه السلام).

نص الرسالة الرسمية

يتم تقديم الأفكار المنظمة لشرح الغرض من الاتصال ، من خلال عدة فقرات تسهل تقديم المعلومات بالكامل ، بحد أقصى من 5 إلى 6 أسطر ، فيما يتعلق بكل مرحلة:

  • مقدمة : الغرض من الرسالة هو مبين.
  • التطوير : يتم شرح الأسباب التي نشأت منه والموضوع الرئيسي للرسالة بالتفصيل.

الخاتمة

فإنه يستعيد كل ما أثير ، والغرض من الرسالة والاتفاقات أو الجوانب التي يريد الوصول إليها.

إغلاق

هذا هو وداع المصدر. تتم كتابة فقرة قصيرة لتوجيه الشكر إلى الاهتمام والفرصة المتاحة. ثم يتم الانتهاء من ذلك عن طريق وضع صيغة مجاملة. على سبيل المثال:

دون إشارة أخرى ، أقدر الاهتمام الذي أولي ،

مع خالص التقدير،

شركة

إنه عنوان من يرسل الرسالة. مثال: يسوع ، بيردومو

خصائص خطاب رسمي

كل حرف له غرض محدد ، ومع ذلك ، هناك عدد من الجوانب التي تشترك فيها ، من حيث الشكل ، تنظيم الموضوع ، اللغة ، ترتيب الفقرة ، تمديد الجمل ، استخدام العلامات علامات الترقيم ، من بين أمور أخرى ، التي تعطيه أسلوب شكلي:

شكل

يمكنك استخدام الكتلة أو شبه كتلة.

  • تنسيق الحظر: يتم وضع التاريخ المحاذي مع الهامش الأيمن ، ثم يتم محاذاة بيانات المستلم أو المتلقي ، والتحية الأولية والفقرات مع الهامش الأيسر. بعد ذلك ، يقع كل من الإغلاق والتحية النهائية والتوقيع على اليمين ، محاذاة مع التاريخ.
  • التنسيق في Semiblock : يقع التاريخ باتجاه الهامش الأيمن ، ثم يتم محاذاة بيانات المستلم والتحية الأولية إلى الهامش الأيسر. في السطر الأول من كل فقرة ، تترك المسافة البادئة ويتم محاذاة بقية النص مع الهامش الأيسر. أخيرًا ، يتم وضع كل من الإغلاق والتوديع والتوقيع بطريقة مركزية ، مع وجود مسافات إضافية إلى اليمين.

تنظيم الموضوع

فرز الأفكار بشكل متسق في الزمان والمكان ، لفهم جيد للرسالة.

اللغة

استخدم المصطلحات المتعلقة بالموضوع ، إذا كان يعمل ، بناءً على الطلبات أو الإجراءات ، مع لغة مثقفة ، دون أخطاء إملائية. مع وجود عبارات مجاملة وبدون كلمات مسيئة أو عدوان. لا الاختصارات غير الرسمية ولا الأسماء.

هيكل الفقرات

في الفقرة الأولى ، يجب توضيح الغرض من الرسالة. يتم تقديم المعلومات الأولية ثم الفكرة الرئيسية

. في الفقرات المركزية ، يشار إلى التفاصيل أو المبررات التي تدعم الأفكار الرئيسية للرسالة ، سواء كانت مواد قوانين أو نظريات أو مفاهيم أو تجارب سابقة.

أخيرًا ، يتم إغلاقه مع استنتاج ما ذكر أعلاه ، ويكرر الغرض من الرسالة ، ويوفر حلاً ممكنًا ويقول إنه من المتوقع استجابة سريعة.

تمديد الجمل

من المهم استخدام جمل ليست واسعة للغاية ، ولكن لها معنى كامل.

استخدام علامات الترقيم

لاستخدام هذه العلامات يجب أن تكون حذرا ، لأنها تساعد على إعطاء التجويد والتماسك للأفكار. قد يؤدي استخدامها بشكل غير لائق إلى إتلاف الغرض من الرسالة.

أنواع الخطاب الرسمي

بشكل عام ، يصدر الأشخاص خطابًا رسميًا عندما يتعذر عليهم التواصل شخصيًا. اعتمادًا على الغرض من الرسالة ، يمكن تحديد موقعها بين الأنواع التالية:

  • خطاب طلب: يتم إصداره لغرض طلب الخدمة والمستندات والملاحظات والتصاريح والمنح والتعاون.
  • خطاب شكر: يتم استخدامه لتقديم الشكر على تلقي خدمة أو خدمة جيدة أو تعاون أو خدمة مقدمة.
  • خطاب تغطية: يستخدم لتقديم شركة أو شخص أو مؤسسة وتقديم عروضها ومنتجاتها وخدماتها حسب الطلب.
  • رسالة توصية: تصدر في الغالب لتسليط الضوء على مهارات وقدرات الشخص ، لأداء نشاط والحصول على وظيفة ؛ أو تجربة دفع جيدة والتوصية بها باعتبارها مسؤولة عن التمويل.
  • خطاب المطالبة: يهدف بشكل أساسي إلى الكشف عن مشكلة ما أو تلف أو موقف غير قانوني يعتمد حله عليه.
  • خطاب الاستقالة : يصدر من شخص لإخطار استقالته إلى وظيفة وشرح أسباب قراره.
  • خطاب الإخطار : يتم ذلك من أجل الإبلاغ عن إجراء أو إدارة يقوم بها شخص ما ؛ أو للمشاركة في حدث في المستقبل أو جمعية أو اجتماع أو مؤتمر.