كيفية عمل رسالة توصية شخصية في 5 خطوات
يجب أن تكون الخطوات اللازمة لتقديم خطاب توصية شخصية دقيقة للغاية نظرًا للأهمية التي يمكن أن يقدمها لمقدم الطلب.
خطاب التوصية الشخصية هو مستند يتم تنفيذه عادةً بواسطة مدير أو رئيس المرشح لوظيفة. لديها لغة رسمية تنقل الصفات والخبرات الإيجابية التي حققها العامل في العمل.
يعد إعداد خطاب توصية جيد وكتابته أمرًا مهمًا لأنه قد يعني التوظيف في شركة جديدة أو ترقيتها داخليًا إلى منصب اجتماعي جديد أو قبولك في إحدى الجامعات.
إن تقديم خطاب توصية حقًا لا يعني أن المرشح أفضل - وهذا ما يعرفه المنتخبون الجيدون - على الرغم من أنهم يمنحون الثقة للمقاول ويمكن أن يكونوا دليلاً على أن تجربة العمل صحيحة.
وفقًا للبحث ، فإن هذه التوصيات الشخصية المكتوبة لا تتنبأ بأن المرشح سيكون جيدًا في المنصب. وبالتالي فهي فعالة بشكل خاص في المديرين التنفيذيين أو مديري التوظيف دون الكثير من المعرفة النظرية - على الرغم من خبرة ربما في الموارد البشرية. لذلك الاستفادة من هذه الحقيقة!
حتى تتمكن من القيام بها بسهولة أكبر وبدون العديد من الصداع ، تركنا لك في نهاية المقالة مثالًا يمكنك استخدامه كنموذج.
يمكن طلب هذا النوع من الخطابات من قِبل شريك توجهت معه إلى المدرسة أو شريك تجاري أو زميل أو رئيس أو حتى مدير. يمكن لهذه الرسائل أن تؤثر تأثيرا عميقا على المستقبل الأكاديمي والمهني لشخص ما.
بدلاً من الحديث ببساطة عن قدرة الشخص على القيام بعمل ما ، فأنت بحاجة إلى معالجة قدرته على مواجهة التحدي وتحقيق النجاح.
في خطاب التوصية الشخصية - بعبارات عامة - يجب وصف قدرة الشخص على القيام بعمل و / أو التطور في بيئة العمل.
لا تتحدث عن مهارات الشخص الذي لا تعرفه ، بل تبرز المهارات المهنية التي أظهرها الشخص.
كل خطاب توصية شخصية ، سواء كتبه مدير لموظف حالي أو موظف سابق أو معلم لطالب سابق ، سوف يحتوي على عناصر أساسية متعددة سنشرحها أدناه.
الخطوات الخمس لعمل خطاب توصية شخصية
1- حدد الغرض من الرسالة
معظم الوقت ، سيتم إرسال خطاب التوصية كجزء من حزمة التطبيق. ومع ذلك ، قد تكون هناك أوقات عندما يتم إرسال الرسالة أو إرسالها بشكل منفصل إلى مدير التوظيف أو لجنة القبول.
في أي حال ، لا ينبغي أن تفترض أن القارئ سيعرف سبب تلقيك هذه الرسالة منك ؛ لذلك ، يجب عليك تضمين المعلومات التالية في الفقرة الافتتاحية.
في السطر الأول أو الثاني من خطاب التوصية ، يجب عليك تحديد سبب قيامك بكتابة الرسالة ، بما في ذلك اسم الشخص الذي تدعمه والفرصة التي ترعاها ، سواء أكانت وظيفة أو ترقية أو فرصة. الدراسة.
بالإضافة إلى تحديد الغرض من الرسالة ، من الضروري أن تقدم نفسك للقارئ وشرح علاقتك مع مقدم الطلب.
من الضروري أيضًا أن تكون مؤهلاً أمام القارئ لإقناعهم بأن رأيك مهم وجعلهم مهتمين بما لديك لتقوله.
2- تذكر قيمة الصدق
بعد تقديم نفسك وشرح مؤهلاتك ، تذكر القاعدة الأكثر أهمية لكتابة خطاب توصية شخصية: الصدق. لا تحتاج إلى المبالغة في المعلومات أو تزويرها للترويج للشخص الذي تدعمه.
لا يمكن أبدًا أن يكتشف مدير التوظيف أو لجنة القبول خداعك ، ولكن إذا حدث ذلك ، فسيترك أنت والمرشح خطأ.
بالإضافة إلى المظهر السيئ إذا تم اكتشاف الخداع ، فقد يتم تنبيه المرشح في المقابلة إذا وضعت في الرسالة شيئًا لم يستطع وصفه أو الدفاع عنه.
من الضروري تضمين معلومات دقيقة أنه إذا طُلب من الشخص الدخول في التفاصيل ، فيمكنه القيام بذلك بسهولة.
3- تشمل الإنجازات والنتائج
عند ذكر إنجازات الفرد ومؤهلاته ، يمكن تسليط الضوء على الإنجازات المحددة ذات القيمة لإعطاء أهمية لبياناتهم. يمكنك وصف مهمة والإجراء المتخذ فيما يتعلق بالموقف ، ثم ذكر النتيجة.
يحب كل من أصحاب العمل والمعاهد التعليمية الاستثمار في الأفراد المبدعين والمبتكرين ، لذا فإن الإشارة إلى هذه المجموعة من المهارات ستكون ذات فائدة كبيرة للمرشح ، بالإضافة إلى ذكر مظاهرات القيادة والاستباقية.
إذا قمت شخصيًا بترشيح المرشح لجائزة أو تكريم خاص كنت الفائز فيه ، يجب أن تذكر ذلك في رسالتك. ضمّن معلومات حول الجائزة التي رشّحتها لها ، ولماذا رشّحتها وأي تفاصيل أخرى للاعتراف بها.
إذا كنت تعلم فقط عن جائزة حصل عليها الشخص أو إذا حصل كلاهما على التقدير معًا ، فيمكنك تضمين معلومات حول ذلك.
تذكر أنه من المهم أن تبقى رسالة التوصية الشخصية قصيرة نسبيًا حتى لا تفقد انتباه القارئ.
4- أجب عن الأسئلة التي يود القارئ معرفتها
في خطاب التوصية ، من المتوقع أن تتحدث عن المرشح ، ولكن من المهم التركيز على ما يمكن لهذا الشخص فعله بدلاً من ما ستكسبه من الشركة أو المدرسة التي تختارها.
لذلك ، عليك أن تضع نفسك في ذهن القارئ وأن تسأل نفسك عما تريد معرفته عن هذا المرشح إذا كنت المسؤول عن اتخاذ القرار.
قد تتضمن بعض الأسئلة: ماذا سيفعل هذا الشخص من أجلي؟ كيف يتماشى هذا الشخص مع مؤسستي؟ هل سيؤدي تعيين أو قبول هذا الشخص إلى تحسين شركتي أو مؤسسة تعليمية طويلة الأجل؟
بغض النظر عن المدة التي يستغرقها خطاب التوصية الخاص بك ، يجب أن تكون إجابات هذه الأسئلة واضحة المعالم وسهلة الفهم للقارئ.
5. توفير وسيلة تتبع
من المهم التأكد من أن القارئ يعرف أنه يمكنهم الاتصال بك إذا كانت لديهم أي أسئلة إضافية حول المرشح.
إن حقيقة عرضك للحديث عن المرشح بمزيد من التفصيل تخبر القارئ بأنه ملتزم تمامًا بدعم هذا الشخص.
نصائح أخرى
- يذكر ما يهم المقاول . ما هو المدير / مدير الاختيار الذي يبحث عن من سيقوم بتعيينك؟ إذا كنت تبحث عن المزيد من البيع وكنت بائعًا ، وكنت قد نجحت بالفعل في زيادة المبيعات في وظائفك السابقة ، فذكرها.
- لا تبالغ أو تكذب أبدًا : سيعرف مدير اختيار من ذوي الخبرة بسرعة ما إذا كنت تكذب أم لا. إذا كانت لديك شكوك ، فسوف تعمق من خلال سؤال نفسك ومن المؤكد أنك ستتغلب عليه.
- اضبط اللغة على الشركة التي يقصد بها الحرف : دراسة موقع الشركة على الإنترنت ، والأسلوب الذي يستخدمونه عند الكتابة ، إذا كانوا يستخدمون كلمة أو تعبير أو مورد. سيؤدي استخدامه أيضًا إلى جعل خطاب التوصية مألوفًا.
- لا تمد نفسك أكثر من اللازم : سيكون لمدير الاختيار آلاف الأشياء التي يجب عليك قراءتها كثيرًا. من المثالي أن تكون الرسالة قادرة على القراءة في 10 ثوانٍ. أعتقد أن العامل المختار يمكنه بسهولة رؤية 100 سيرة ذاتية محدثة.
-يمكنك محاولة أن تكون لافتة للنظر ، لديك الإبداع .
مثال على خطاب التوصية
كما قلنا ، يجب أن تكون الرسالة مختصرة ومدهشة:
عزيزي المدير ،
عملت ماريا معي منذ 5 سنوات كمدير مبيعات ولدي كلمات إيجابية فقط.
منذ الدخول ، تمكنت من زيادة مبيعاتها بنسبة 20٪ ، أولاً كمندوبة مبيعات مباشرة وبعد ذلك كمديرة وإدارة فريق من عشرة أشخاص.
كان موقفه دائمًا إيجابيًا وتعاونيًا ووديًا ومستعدًا لخلق بيئة عمل جيدة.
أظل تحت تصرفك في حال كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات.
مع خالص التقدير،
أنطونيو بيريز ، مدير الأعمال في أمريكا اللاتينية.
كما ترى ، فإن خطاب التوصية هذا بسيط وموجز ومفهوم ويذكر ما يمكن أن يكون ذا أهمية للطرف المتعاقد. لا تتحمل ، وإذا كان يبدو على الورق أو في البريد الإلكتروني لا يبدو أنه شيء سيستغرق وقتاً طويلاً للقراءة.
تباين لعمليات الاختيار المتقدمة
إذا كانت عملية الاختيار متقدمة ، يمكن استخدام شيء أكثر شمولاً.
عزيزي المدير:
أكتب إليكم لأوصي جون بمنصب مدير خدمة العملاء في قسمه. لقد عمل جون من أجلي لمدة عامين كمدير تنفيذي للحساب أثبت أنه مثمر للغاية. أعتقد أنه سيثبت أنه أحد الأصول كمدير في إدارته لذلك أنا أؤيده تمامًا لهذا المنصب.
أجد أن جون يعمل بجد ونشاط ومليء بالمبادرة. عند تعيينه ، تم تعيين John حسابات ثابتة - ولكن ليس النمو - كأداة تعليمية حتى أصبح على دراية بمنتجاتنا وخدماتنا.
في ستة أشهر ، حقق جون زيادة بنسبة 10 في المائة في الإنفاق المحاسبي مع ثلاثة عملاء لم يغيروا أعمالهم معنا خلال خمس سنوات. نتيجة لذلك ، قمت بتعيين John لبعض العروض التقديمية الخاصة بالعميل وحصل عليها جميعًا.
على الرغم من أن قائمة حساباته تتكون من حسابات قديمة ، إلا أن جون هو أحد كبار أصحاب الدخل في فريقي. أعتقد أن مفتاح النجاح هو شغفه بمنتجاتنا وموهبته الاستثنائية في خدمة العملاء.
هذا هو السبب في أنني أوصي به بشدة على الوظيفة التي تقدمها. أعلم أنه إذا استطعت تدريب فريق على القيام بما تقوم به ، فستلاحظ انخفاضًا كبيرًا في شكاوى العملاء واستنزافهم.
إذا كان بإمكاني الحصول على مساعدة إضافية في عملية التقييم ، فيرجى إخبارنا بذلك. خطي المباشر هو 555-55-55 أو يمكنك الاتصال بي عن طريق البريد الإلكتروني على [البريد الإلكتروني المحمي] بالطبع ، لا تتردد في التوقف عن طريق مكتبي للإجابة على أي أسئلة.
مع خالص التقدير،
(التوقيع).
