ما هي الدورة الحيوية للوثائق؟

تتكون دورة حياة الوثائق من سلسلة من المراحل التي يمر خلالها الملف طوال حياته المفيدة. هذه المراحل ، بدءًا من إنشاء مستند ، ومروراً بجميع استخداماته وتعديلاته ، وحتى وقت التدمير أو التقديم الدائم.

تم إنشاء مفهوم دورة حياة الوثائق في الولايات المتحدة بعد الحرب العالمية الثانية. كان هذا بسبب الحاجة إلى إيجاد طريقة مناسبة لإدارة عدد كبير من الملفات التي تراكمت.

يعالج كل تخصص دورة حياة المستندات بطريقة مختلفة ، مع الأخذ في الاعتبار نهجها وطبيعة الملف.

على سبيل المثال ، قد يكون لدورة حياة المستند القانوني مراحل مختلفة عن تلك الموجودة في المستند الأكاديمي.

في كل حالة ، تختلف الاعتبارات الخاصة بالوقت الذي يجب حفظ المستند فيه ، وكيف يجب تخزينه أو ما هو استخدامه الصحيح. بنفس الطريقة ، هناك أيضًا طرق مختلفة لمراحل دورة حياتك.

على سبيل المثال ، قد تكون هناك مستندات دون أي قيمة لشركة أو كيان حكومي بسبب عمرها. ومع ذلك ، يمكن أن يكون لهذه المحفوظات ذات القيمة التاريخية العالية للمتحف.

الفرق الأساسي الآخر هو أنه بين الوثائق التناظرية والرقمية. على الرغم من أن الأهمية تكمن في محتوى المستندات ، إلا أن وجود الملفات الرقمية يعني خصوصيات في معالجتها وفي مراحل دورة حياتها.

الأعمار الثلاثة للوثائق

في عام 1972 اقترح المؤرخ كارلوس ويفلس نظرية العصور الثلاثة. وفقًا لهذا ، تعد المستندات كائنات لها عملية حيوية يتم تحويل استخداماتها بها.

بشكل عام ، يتم استخدام المستندات بشكل مكثف فور إنشائها ولفترة زمنية معينة.

ومع ذلك ، بمرور الوقت يتم تقليل هذا الاستخدام حتى اللحظة التي يتوقف فيها بشكل كامل ، إما بسبب أرشفتها أو إتلافها.

وفقًا لـ Wyffels ، يتم تقسيم هذه الدورة التي تمر عبرها جميع المستندات إلى ثلاث سنوات: العمر الإداري أو النشط ، العمر الوسيط أو نصف النشط والعمر غير النشط أو التاريخي.

العمر الإداري أو النشط

يشير إلى الفترة النشطة للمستند. يبدأ في لحظة إنشائه ويمر بمراحل مختلفة يتم التشاور معها ونقلها ومشاركتها بشكل متكرر.

على سبيل المثال ، يبدأ العمر الإداري لتذكرة الخدمة العامة عند إنشائها. بعد ذلك ، يستمر في التحرك لفترة زمنية محدودة: بينما يقوم بائع البريد بتسليمه أو إرساله عبر البريد الإلكتروني ، وعندما يتم استشارته ومتى يتم الدفع له.

العمر المتوسط ​​أو شبه النشط

هذه هي الفترة التي فقد فيها المستند الأداة التي تم إنشاؤها من أجلها. لذلك ، ليس لديها استخدام نشط كما في العصر الإداري. ومع ذلك ، يتم حفظه ويمكن استشارته بشكل غير منتظم.

على سبيل المثال ، يبدأ العمر الوسيط لتذكرة الخدمة عندما يتم إيداعها في مجلد بعد الدفع. من المحتمل جدًا ألا يتم استشارتها أبدًا مرة أخرى ، ومع ذلك ، تظل محفوظة في حالة وجود أي قلق.

يمكن أن تكون الحياة شبه النشطة للمستندات متغيرة وفقًا لنوع المستند ووفقًا للسياق. قد يكون للوثيقة القانونية ، على سبيل المثال ، فترة حياة أطول من تذكرة الخدمة العامة.

عمر غير نشط أو العصر التاريخي

يشير إلى الفترة الأخيرة من الملفات. ومع ذلك ، ليس كل الملفات لها نفس الوجهة. اعتمادا على طبيعتها ، يمكن تحويلها إلى تاريخ أو تدميرها.

المحفوظات التاريخية هي تلك التي لها قيمة ثقافية أو بحثية. لذلك ، خلال هذه المرحلة يتم تزويدهم بطرق الحفاظ التي تحافظ عليها بشكل كامل قدر الإمكان.

مراحل دورة حياة الوثائق

تحدد نظرية الأعمار الثلاثة المراحل الأساسية التي تمر عبرها جميع الوثائق.

ومع ذلك ، هناك أيضًا مراحل أخرى محددة تحدد فائدة المستندات ومعالجتها.

تعتمد المراحل التي يمر خلالها المستند على قيمته واستخدامه وسياقه. وفقًا لهذه الخصائص ، يتم تحديد المراحل التي يجب أن تمر وأي التصرفات الفنية والإدارية لكل منها.

هذه هي بعض المراحل الرئيسية التي تمر خلالها الوثيقة خلال فترة صلاحيتها:

1-الإنشاء: يتكون من إنشاء المستند ، إما في شكل مطبوع أو رقمي.

2-التخزين: وفقا للتنسيق الذي تم فيه إنشاء المستند ، يتم تخزينه ماديا أو رقميا. في بعض الحالات ، يتم النظر في مرحلة الرقمنة أيضًا ، عندما تكون جزءًا من العملية.

3 - التصنيف: يشير إلى تنظيم أو تصنيف أو فهرسة الوثائق وفقًا للمعايير المحددة في كل سياق.

4-نقل: يشير إلى إرسال و / أو تسليم وثيقة وفقا لخصائصها. في الواقع ، يمكن أن يشير هذا إلى التسليم عن طريق البريد الفعلي أو شحنة عبر البريد الإلكتروني حسب الحالة.

5-التوزيع: تشير هذه المرحلة إلى الوثائق ذات الاستخدام العام أو التي تحتاج إليها ، وبالتالي بعد إنشائها ، يجب الكشف عنها لمجموعة معينة من الأشخاص.

6-الاستخدام التعاوني: في الوقت الحاضر ، يمكن ترتيب الملفات لاستخدامها والتحرير المشترك. هذه المرحلة من المظهر الحديث وتعتبر حصرا للمستندات الرقمية.

7 - التشاور: يشير إلى تلك المرحلة التي يتم فيها ترتيب الوثائق بقصد استشارتها. خلال هذه العملية ، تعد أحكام الأمان و / أو إمكانية الوصول مهمة للغاية ، وهذا يتوقف على الجمهور المتوقع للوصول إلى المعلومات.

8-الأرشفة أو التدمير: هذه هي المرحلة الأخيرة في دورة حياة جميع الوثائق. إنها تتوافق مع اللحظة التي تقرر فيها ما إذا كان لها قيمة تاريخية كافية يمكن حفظها ، أو على العكس من ذلك ، يتم تدميرها.

الوسائل

  1. كلية دارموث. (SF). دورة حياة المستند: التعاريف والتقنيات الداعمة والتطبيقات. تم الاسترجاع من: dartmouth.edu
  2. جونزاليس ، إل. (2015). دورة حياة الوثائق: نظرية الأعمار 3. تم الاسترجاع من: bibliopos.es
  3. لاريفي ، ب. (2013). ما هي دورة حياة إدارة الوثائق الإلكترونية؟ تم الاسترجاع من: documentmedia.com
  4. روز ، م. (SF). دورة حياة المستند. تم الاسترجاع من: whatis.techtarget.com
  5. Yebra، M. (2016). دورة حياة الوثائق - نظام الأرشيف الإسباني. تعافى من: normadat.es.