المهام السبع لمساعد إداري رئيسي
وظائف المساعد الإداري هي مهام المساعدة والمرافقة للأنشطة العادية التي تطورها الشركة. لذلك ، فهي أساسية لعملية فعالة منه.
عادة ما تكون هذه الأنشطة متغيرة وفقًا لمنطقة أعمال الشركة التي تعمل فيها. على سبيل المثال ، في المكاتب المتخصصة مثل مكاتب المحاماة ، عادة ما يتلقى الحاضرون تدريبات خاصة لأداء بعض الأنشطة.
ومع ذلك ، هناك وظائف مشتركة بين جميع المجالات التي ، عادة ، تدور حول توزيع وإدارة المعلومات داخل المكتب. ويشمل ذلك إدارة الوثائق والمحفوظات وتنظيم الأحداث.
ولكن هذه الأنشطة يمكن أن تصبح أوسع بكثير. في بعض الأحيان ، يجب على المساعدين الإداريين التعامل مع معالجة المعلومات المحاسبية وحتى ضمان تشغيل الموارد التكنولوجية للشركة.
المهام الرئيسية 7 لمساعد إداري
1- إدارة الوثائق
إحدى المهام الرئيسية لمساعد إداري هي مساعدة أعضاء المكتب في إدارة المستندات والملفات.
عادةً ما تكون هذه المهمة متعلقة بتخزين الملفات وتنظيمها وإدارتها.
ومع ذلك ، قد يكون من الضروري أيضًا في بعض الحالات كتابة المستندات وتعديلها ومراجعتها.
في بعض الشركات ، يُطلب منهم حتى إملاء الرسائل أو الملاحظات وتسجيل محاضر الاجتماعات التي تعقد.
في بعض الحالات ، على سبيل المثال ، عند التعامل مع مكتب محاماة ، مطلوب تدريب متخصص من أجل أداء هذه المهام: يجب أن يفهم المساعد الإداري المصطلحات والإجراءات القانونية.
من ناحية أخرى ، يحتاج المساعدون الإداريون الذين يعملون في مجال الطب إلى معرفة مختلفة. يجب أن يكون لديهم التدريب اللازم للتعامل مع المرضى وقراءة التقارير الطبية.
2- تخطيط الحدث
التخطيط للمناسبات المكتبية عادة ما يكون من مسؤولية المساعدين الإداريين. يمكن أن يكون حجم هذه المسؤولية متغيرًا وفقًا لحجم الشركة.
يمكن أن يكون الحدث مجرد اجتماع أو غداء عمل ، ولكنه قد يكون أيضًا مؤتمرًا أو حفلة عمل أكبر.
في كلتا الحالتين ، يجب على المساعد إدارة جميع المعايير المتعلقة بالحدث.
ويشمل ذلك الاتصال بالموردين وإبداء تحفظات واختيار القوائم والديكور. ولكنه يشمل أيضًا الاتصال ، دعوة وتأكيد الحضور والمتحدثين والمتحدثين إذا كان ذلك ضروريًا.
3- الاهتمام الشخصي بالمستخدمين والزوار
عادة ما يكون الاهتمام بالمستخدمين أحد أكثر المهام شيوعًا للمساعدين الإداريين. يعتمد الجمهور الذي يركز الاهتمام عليه دائمًا على حجم الشركة وتوجه أعمالها.
في حالة الشركات الصغيرة التي تخدم الجمهور مباشرة ، من الممكن أن يستقبل المساعد الإداري العملاء.
عندما يحدث هذا ، فإن عملهم يهدف إلى توجيههم ومساعدتهم أثناء إقامتهم في مرافق الشركة.
في الشركات الأكبر حجمًا ، يجب أن يحضر المساعد الإداري الزوار الآخرين كشركاء أو موفرين كبار.
في هذه الحالة ، ستكون مهمتهم هي إرشادهم في تنفيذ جدول أعمالهم واجتماعاتهم مع الإدارة أو المجالات الأخرى للشركة.
4 - الهاتف والمساعدة الافتراضية
الهاتف والاهتمام الظاهري مدرج ضمن فئة مساعدة المستخدم. في حالة المساعدة الهاتفية ، يتم تضمين توجيه العملاء والشركاء ، وكذلك تنظيم وإدارة جداول الأعمال.
عند الإشارة إلى الاهتمام الظاهري ، تعتمد المهام على القنوات التي توفرها الشركة لخدمة العملاء أو إدارة المعلومات.
في بعض الحالات ، يتعلق الأمر بإدارة البريد الإلكتروني أو الرد على الرسائل أو إعادة توجيهها أو أرشفتها حسب الضرورة.
في حالات أخرى ، عندما تكون قنوات الاتصال الافتراضية أكثر تنوعًا ، يمكن تضمين مهام أخرى ، مثل الانتباه إلى الجمهور من خلال أنظمة الدردشة أو حتى الإجابة على الأسئلة من خلال الشبكات الاجتماعية للشركة.
في الشركات الكبيرة ، من المعتاد أن يكون هناك أفراد يركزون بشكل خاص على اهتمام قنوات الاتصال هذه. عندما تكون الشركات صغيرة ، عادة ما تُترك هذه المهمة للمساعدين الإداريين.
5. إدارة جداول الأعمال
تعد إدارة جداول الأعمال عادةً واحدة من أهم مهام المساعدين الإداريين.
تتضمن هذه المسؤولية تلقي طلبات المواعيد والاجتماعات عبر الهاتف ، شخصيًا أو عبر الإنترنت ، وتنظيمها في جدول الأعمال وفقًا للمعايير المحددة.
ويشمل أيضًا تحديد مواعيد الاجتماعات داخل وخارج الشركة ووجبات غداء عمل ورحلات عمل.
في هذه الحالات الأخيرة ، من مسؤولية المساعد أيضًا حجز الرحلات الجوية أو الفنادق أو المطاعم أو قاعات الاجتماعات حسب الضرورة.
6- المحاسبة
في بعض الأحيان يكون المساعدون الإداريون مسؤولين عن مراقبة وتسجيل النفقات التي تحدث داخل الشركة. يمكن أن تكون هذه الواجبات بسيطة ، مثل تسجيل نفقات معينة في جدول بيانات.
في بعض الحالات ، يطلب من المساعد الحصول على تدريب لتطوير مهام أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال ، قد تتضمن مسؤولياتك تقديم التقارير المحاسبية إلى الإدارة.
عادة ما يعتمد هذا على حجم الشركة. عادة ما يكون للشركة الكبيرة أدوار أكثر تخصصًا ؛ في هذه المعلومات المحاسبية تدار من قبل شخص معين لهذا الغرض.
ومع ذلك ، فإن أحد المهارات الأساسية لأي مساعد إداري هو مجال برامج المحاسبة المكتبية ، مثل Microsoft Excel.
7- الإدارة التكنولوجية
تعد إدارة الموارد التكنولوجية جزءًا من وظائف المساعدين الإداريين. وبهذا المعنى ، تتمثل مسؤوليتها في ضمان أن جميع الأدوات اللازمة لتشغيل الشركة تعمل بشكل جيد.
يتضمن ذلك عمل نسخ احتياطية من المعلومات الموجودة في أجهزة الكمبيوتر وتحديث برامج مكافحة الفيروسات ، من بين مهام أخرى.
من ناحية أخرى ، فإنه يشمل إدارة المعدات مثل أجهزة العرض وأجهزة الكمبيوتر المحمولة.
كما يتضمن مراجعة وصيانة المعدات اللازمة للتطوير الطبيعي للأنشطة التي تقع تحت مسؤوليتها.
هذا لا يعني أن المساعد الإداري يجب أن يكون لديه معرفة فنية. يتمثل عملها على وجه التحديد في توظيف الكوادر الفنية الذين يقومون بصيانة المعدات على أساس منتظم لتجنب النكسات.
