وظائف 7 من وزير المعلقة

من بين المهام الرئيسية للأمين هي إدارة جدول الأعمال ، وخدمة الجمهور وإدارة المعلومات السرية. هو الشخص المسؤول عن أداء مهام المساعدة الإدارية في المكتب.

يمكن أن تمارس هذه التهمة من قبل رجل أو امرأة ، على الرغم من أن الأكثر شيوعًا هو أن المرأة هي التي تمارسها.

عادةً ما يكونون مسؤولين عن الأمور السرية للأشخاص الذين لديهم تسلسل هرمي معين داخل الشركة ، مثل المديرين والمديرين والرؤساء وغيرهم. وهذا يجعلهم اليد اليمنى للسلطة التنفيذية التي يعملون من أجلها.

إذا كانت الشركة صغيرة ، فإن أكبر عبء عمل للأمين يتعلق بالمهام المكتبية الأساسية.

تكرس بعض دول العالم يومًا خاصًا في العام لشكر أعمالهم والاحتفال بها. على سبيل المثال ، في كولومبيا وبيرو والمكسيك يوم الوزير هو 26 أبريل ، بينما في فنزويلا هو 30 سبتمبر.

وظائف 7 الرئيسية للأمين

وظيفة سكرتيرة هي تقديم الدعم والتعاون لرئيسها حتى تتمكن من الامتثال الكامل لدورها داخل المنظمة ، دون تأخير أو تشتيت الانتباه.

على الرغم من أن طبيعة الشركة تؤثر على نوع العمل المطلوب من سكرتير ، يمكن القول أن وظائفها الرئيسية هي:

1- جدول الأعمال

تقع على عاتق الوزيرة مسؤولية تحديث جدول أعمال الشخص الذي تعمل لصالحه. هناك يجب أن تعكس كل عملك ، وفي بعض الأحيان ، الالتزامات الشخصية.

يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بسجلات لبيانات جميع الأشخاص والمؤسسات التي يجب أن يتصل بها صاحب العمل.

جدول أعمال السكرتارية عادة ما يكون بمثابة سجل عملياتي للسلطة التنفيذية التي تعمل لصالحها.

2 - انتباه الجمهور

يعد الاهتمام بالجمهور أحد أكثر المهام الأساسية التي يجب على الوزير القيام بها. يجب عليك الرد على المكالمات وتسجيل سببها ، وكذلك جميع البيانات التي ستسمح لصاحب عملك بمتابعة الأمر.

إنه أيضًا الشخص الذي يستقبل الزوار في المكتب. هذا هو السبب في أنه من المهم أن يحتفظ الوزير بالصورة وفقًا لصورة الشركة في مكان العمل.

إن دورك هناك ليس فقط لتحية وإرضاء الانتظار للزائرين ، بل يقدم أيضًا الإرشادات والإرشادات الأولى بشأن الثقافة التنظيمية والعمليات الداخلية للشركة.

3- إدارة الوثائق

بالإضافة إلى كونه الشخص الذي يتلقى ويدير مراسلات رئيسك ، يكتب السكرتير ويقرأ ويستجيب وأرشيف معظم الرسائل والإخطارات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني من صاحب العمل.

تحقيقًا لهذه الغاية ، من المريح أن تدير بعض تطبيقات البرامج التي تسمح لك بإعداد هذه المستندات بسرعة أكبر وسرعة أكبر.

تعتمد خصوصية هذه الكفاءات على نوع العمل المطلوب في المجال الذي تعمل فيه.

تقوم السكرتيرة بإدارة قاعدة بيانات الاتصال الخاصة برئيسها وملفات المراسلات المكتوبة ، وكذلك محاضر التجميع وغيرها من الوثائق ذات الاهتمام داخل المكتب.

الأمين هو الذي يحيط عادة بالأمور التي تم تناولها في الاجتماعات المهمة.

4- التعامل مع المعلومات الحساسة (الداخلية والخارجية)

من بين الوظائف التي تميز شخصية السكرتير الجيد أن تتعامل بشكل صحيح وفعال مع جميع المعلومات المهمة للغاية لتشغيل الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها.

على سبيل المثال ، يجب أن تتحكم في المستندات القانونية التي قد تتطلبها مثيلات حكومية في أي وقت.

يمكنك أيضًا الوصول إلى معلومات حول البيئة أو أي من الجهات الفاعلة ذات الصلة بالشركة. يجب أن تدار هذه المعلومات بطريقة سرية وفعالة وفي الوقت المناسب.

5. تنظيم المكتب

يجب على السكرتير تشغيل وصيانة المعدات والأثاث المكتبي: الهواتف ، وآلات التصوير ، والطابعات ، وأجهزة العرض ، والأثاث ، وخزائن الملفات ، وغيرها.

هو الذي يتحكم في مخزون اللوازم والمعدات المكتبية. كما أنه يحتفظ بأنظمة الملفات المادية والإلكترونية بالترتيب ، بحيث تكون المعلومات متاحة بسهولة عند الحاجة.

يجب أن يكون لدى السكرتارية مساحة عمل نظيفة ومنظمة ، لأنها عادة ما تكون واحدة من أول الأشياء التي يراها الأشخاص خارج الشركة عند دخولهم منشآتهم.