المكتب في عالم الأعمال: الوظائف والمعدات والمواد
يمثل المكتب في عالم الأعمال الجزء من الشركة حيث تتم معالجة البيانات المستلمة والمصدرة ، من أجل تقديم المعلومات المطلوبة من قبل المنظمة للتطوير الطبيعي لعملياتها أو أنشطتها.
يتم إعطاء أهميتها لأن كل شركة تنتج سلعًا أو خدمات ، أياً كان الفرع الذي تتخصص فيه ، تحتاج إلى مجموعة من الأشخاص الذين يديرون العملية ويديرون الوظائف الإدارية الأخرى. غالبية هؤلاء الناس يعملون في المكاتب.
يمكن أن يختلف عدد الموظفين في المكتب ، لكن جميع المنظمات ، بغض النظر عن نوعها أو حجمها ، تحتاج إلى موظفي المكاتب لرعاية المهام اليومية. يتعامل عمال المكاتب مع العديد من الجوانب المختلفة للشركة.
وتشمل هذه الجوانب المحاسبة ، ومعالجة النصوص والبيانات ، والاتصالات وغيرها من الأنشطة. هناك حاجة إليها في جميع قطاعات الاقتصاد ، من التصنيع إلى النقل.
تقدم التكنولوجيا مساهمة أساسية في المكتب: فهي تسمح بقدر أكبر من العمل في فترة أقصر.
وظائف
- تشمل الخدمات الهامة التي يقدمها المكتب كلاً من الخدمات الإدارية وغيرها من الخدمات للإدارات الأخرى في المنظمة ، والتي لا يمكن أن تعمل بدون المكتب.
- المكتب مهم في المنظمة بقدر أهمية الدماغ في جسم الإنسان. لذلك ، المكتب هو عقل الشركة. فهو يجمع المعلومات من مصادر داخلية وخارجية مختلفة ، ويسجلها وينظمها ويحللها لجعلها متاحة للإدارة. جميع أنواع المعلومات ، في الماضي والحاضر ، متوفرة في المكتب.
- يعمل المكتب أيضًا كوسيط. ربط العالم الخارجي مع الإدارات المختلفة والعكس بالعكس. يتم استلام جميع أوامر المبيعات من خلال المكتب. قم بتوصيل المؤسسة بالعملاء والموردين والحكومة وعامة الناس. العلاقات العامة مهمة جدا في المكاتب الحديثة.
- إنه قلب جميع الأنشطة التجارية ؛ انها مثل مركز العصب الإداري. يتم نشر معلومات حول المشتريات والمبيعات والمالية والاتصالات من المكتب.
- إنه مركز تحكم ؛ إنها وسيلة لسياسات الشركة لاتخاذ الإجراءات اللازمة. عندما ينمو العمل ، يتم تفويض كل قائد بسلطة اتخاذ القرارات والإجراءات الخاصة به. وبالتالي ، سيكون لكل قسم مكتبه الخاص ، لتسهيل الإدارة لتحديد خططها وسياساتها.
بعض الإجراءات الرئيسية التي يتم تنفيذها في المكاتب هي:
- الاجتماعات.
- لفت الانتباه.
- توافق على إستراتيجية الشركة.
- توافق الأهداف.
- تنظيم الملفات المادية والكمبيوتر.
- خدمة العملاء
- طباعة ونسخ الوثائق.
المعدات والمواد
تطورت المعدات المكتبية للسماح بأتمتة أكبر. تعني أتمتة المكاتب استخدام الآلات لأداء المهام المتكررة والشاقة التي اعتاد الناس القيام بها. تساعد الفرق أيضًا العمال على أداء وظائفهم بسرعة أكبر وكفاءة.
من بين المعدات التي يمكن أن نجدها في المكتب ما يلي:
نظام الهاتف التجاري والهواتف المكتبية
إنها الوسيلة الرئيسية المستخدمة للاتصال المباشر مع العملاء والموردين.
أجهزة الكمبيوتر
لمعالجة المعلومات ، والتي هي حاليا روح أي مكتب. كما أنها ضرورية للتواصل ، بفضل البريد الإلكتروني.
شبكة الكمبيوتر واتصال الإنترنت
إذا كانت المعلومات هي روح الشركة ، فإن شبكات الكمبيوتر هي الشرايين التي تنقل هذه المعلومات عبر جميع مجالات العمل. هناك حاجة إلى كابلات إيثرنت وأجهزة التوجيه والمودم لتوصيل الشبكة المحلية بالإنترنت.
طابعات متعددة الوظائف
عندما تكون المعلومات رقمية ، نريد طباعتها ، وإذا كانت مطبوعة ، فنحن نريد مسحها ضوئيًا. من ناحية أخرى ، نريد استلامها أو إرسالها عبر الفاكس. هذه الفرق تفعل كل شيء.
تمزيق الورق
عند توليد الورق المطبوع ، يجب عليك تدميره عدة مرات. المكتب مسؤول عن المعلومات التي لديه.
آلات تصوير
أساسيات لعمل نسخ من الوثائق.
أجهزة عرض الفيديو والشاشات
يستخدم للعروض التقديمية في غرفة الاجتماعات.
معدات للتجار
آلات نقاط البيع والسجلات النقدية.
أثاث
داخل الأثاث في مكتب ، يمكن العثور على ما يلي:
- كراس
- أجهزة الكمبيوتر المكتبية
- مقصورات
- خزائن الملفات
- السجاد
- طاولات الاجتماعات
اللوازم واللوازم المكتبية
بعض المواد واللوازم اللازمة لتشغيل المكتب هي:
- أوراق بيضاء: تستخدم للطباعة والتصوير ، لكتابة الملاحظات الصغيرة وللعروض التقديمية على المخططات الورقية.
- لفة ورق: ورق حراري للفاكس وشريط لاصق وورق لنقطة البيع.
- النماذج المطبوعة مسبقًا: الفواتير والإقرار الضريبي وإيصالات الدفع وتقويمات سطح المكتب.
- الملصقات والورق اللاصق: ملصقات للمجلدات ، ملصقات الأسعار والملاحظات اللاحقة.
- المواد الاستهلاكية للطباعة: خراطيش الحبر وخراطيش الحبر.
- وسائط التخزين المحمولة: ذكريات USB وبطاقات الذاكرة.
- السحابات الميكانيكية: مقاطع للورق ونوع الفراشة والدبابيس.
- السحابات الكيميائية: شريط لاصق شفاف ، الغراء.
- مواد التنظيف: المماسح ، صناديق ، صناديق إعادة التدوير ، المكانس ، الصابون ، معطرات الجو ، المطهرات ، مناشف ورقية وورق الحمام.
- الآلات الصغيرة: اللكمات الورقية ، الكباسات ، الكباسات ، الأختام المطاطية ، آلات الترقيم ، المباري.
- التخزين المادي: المجلدات ، والأظرف ، وصناديق ، والأرفف ومنظم مكتب.
- مواد الكتابة والمصححات: أقلام الرصاص والأقلام ، علامات ، شريط تصحيحي ، سائل تصحيح ومحايات.
أمثلة على الوظائف في المكتب
الكتاب / المحررين على المواقع الإلكترونية والصحف
الكتاب والمحررين ، سواء كانوا ينتمون إلى فريق العمل أو يعملون من المنزل ، يعملون في مكتب. يقوم الكُتاب بإنشاء محتوى للمنشورات المطبوعة وصفحات الويب والمدونات. يقوم المحررون بتصحيح المحتوى الذي تمت كتابته.
الاستقبال
يعمل موظف الاستقبال في مكتب استقبال العملاء والموردين ، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني ، والرد على المكالمات الهاتفية ، وأخذ الرسائل ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وتوصيل المكالمات الهاتفية إلى موظفين محددين وحفظ الملفات.
يجب أن يكون ممثل خدمة العملاء على دراية جيدة بالعمل الذي يعمل من أجله ، وكذلك بشأن منتجاته وخدماته ، من أجل مساعدة العملاء. يجب الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني وأخذ الأوامر وإصدار المبالغ المستردة.
المحاسبين
المحاسبين أو المحاسبين يعملون في بيئة مكتبية. وتشمل واجباته إعداد الضرائب ، ودفع الفواتير ، وتلقي المدفوعات ، من بين أمور أخرى.
مدراء
مديري المكاتب يديرون عمل المكتب. يمكن أن تختلف التزاماتهم من توظيف أو إقالة أو جدولة عمل الموظفين ، وتفويض المهام ، وتدريب الموظفين الجدد ، ووضع وإنفاذ سياسات المكتب ، والإشراف على فريق العمل ، وحل المواقف ، وصيانة أنظمة الكمبيوتر.
استدعاء مراكز الرعاية نداء
يحتاج الأشخاص الذين يعملون في مركز الاتصال إلى الرد على المكالمات الهاتفية من عملاء الشركة التي يعملون من أجلها. تحتاج إلى منحهم إجابات لأسئلتك وتلقي الشكاوى ومعالجة الأوامر.
