الهيكل التنظيمي: الخصائص والأنواع والعناصر
الهيكل التنظيمي أو النموذج التنظيمي هو الذي يحدد الشركة من خلال إطارها المرجعي ، والذي يشمل خطوط السلطة والاتصالات والواجبات وتخصيص الموارد. يحدد كيفية توجيه الأنشطة (تكليف المهام والتنسيق والإشراف) نحو تحقيق الأهداف.
يجب أن تكون المنظمات فعالة ومرنة ومبتكرة لتحقيق ميزة تنافسية مستدامة. يمكن أيضًا اعتبار الهيكل التنظيمي بمثابة نافذة عرض أو منظور يرى الأفراد من خلاله مؤسستهم وبيئتهم.
يمكن هيكلة المنظمة بعدة طرق مختلفة ، وفقًا لأهدافها. ستحدد بنية المنظمة الطرق التي ستعمل بها وتعمل. يسمح النموذج التنظيمي بالتعيين الواضح لمسؤوليات تحقيق الوظائف والعمليات المختلفة لكيانات مختلفة.
يمكن أن تكون هذه الكيانات فرعًا أو إدارة أو فريق عمل أو فردًا. يؤثر الهيكل التنظيمي على الإجراء التنظيمي ، ويوفر النظام الأساسي الذي تستند إليه إجراءات التشغيل والمهام الموحدة.
وبالمثل ، فإنه يحدد الأشخاص الذين يمكنهم المشاركة في عمليات صنع القرار ، وبالتالي إلى أي مدى ستشكل وجهات نظرهم الإجراءات التي يتعين على المنظمة تنفيذها. هذا النموذج مدفوعًا بأهداف المنظمة ويعمل كسياق يتم فيه تشغيل العمليات والأعمال.
يعتمد النموذج المثالي على طبيعة العمل والتحديات التي تواجهه. بدوره ، يحدد النموذج عدد الموظفين المطلوبين ومجموعة المهارات المطلوبة. يقوم قادة الأعمال بفحص النموذج التنظيمي بشكل دوري للتأكد من أنه يدعم أهدافه ومهمته الإستراتيجية.
إنهم يهتمون أيضًا بأن العمليات تلبي معايير الصناعة. يتحكمون في أنه يتوافق مع متطلبات العمل والسلامة والصحة والمتطلبات الأخرى.
الخصائص العامة
لكي تعمل الشركة بكفاءة ، تحتاج إلى نظام رسمي لاتخاذ القرارات والتواصل وإنجاز المهام التي تلبي احتياجات الشركة.
هيكل محدد وموثق
يجب أن يكون لكل هيكل للشركة إطار ثابت يحدد التسلسل الهرمي. يجب أن يحدد الهيكل بوضوح كل عمل ، مع الإشارة صراحة إلى دور هذا العمل ، والنطاق والإدارة العليا التي يشير إليها الدور.
يجب أن يكون موثقًا جيدًا ويمكن الوصول إليه بسهولة من قبل جميع الموظفين ، لتجنب شعور الناس بالارتباك بشأن مهامهم وأدوارهم ، أو لقضاء بعض الوقت في مهام بعيدة المنال.
اتصالات
سيكون للهيكل التنظيمي الجيد وضع تسلسل هرمي للتواصل يحدد كيفية تواصل الموظفين مع بعضهم البعض في مواقف مختلفة.
سوف يصف كيف يتم تفويض المهام وإبلاغها إلى الموظفين ، وكيف يحافظ الموظفون على الإدارة حتى الآن على المهام ، وكيف يقدمون تقارير أو يقدمون شكاوى حول المشاكل.
سيكون لبنية التواصل المثالية سلسلة من الأوامر موثقة لتوجيه الموظفين في تفاعلاتهم اليومية.
يسمح هيكل التواصل الواضح للقيادة بتحسين التفاعلات في الشركة.
رؤية واضحة
يجب أن يكون لدى كل شركة رؤية. إنه بمثابة أساس لتحديد أهداف وغايات الشركة.
يجب أن تحدد بوضوح ما تدافع عنه ، وما تريد تحقيقه وحدودها الأخلاقية والأخلاقية. يجب أن تكون الرؤية موجزة وتوفر التوجيه لرجال الأعمال. يجب إنشاء الهيكل التنظيمي على أساس رؤية الشركة.
التقطيع الإداري
يشير القسم إلى الطريقة التي تجمع بها الشركة شظايا مختلفة من مؤسستها. على سبيل المثال ، يجمع النموذج التنظيمي الوظيفي بين الوظائف وفقًا لوظائفها ، مثل المبيعات والتسويق والتصنيع وخدمة العملاء.
يتم تقسيم منظمة الشعبة حسب الجغرافيا ، مثل المنطقة الشرقية والغربية. الأشكال الأخرى للإدارات تشمل الإدارات حسب العميل أو المنتج أو السوق.
تخصص العمل
تخصص العمل ، المعروف أيضًا باسم تقسيم العمل ، هو المستوى الذي تقسم به مهام محددة داخل الشركة إلى وظائف فردية.
عندما يكون التخصص في العمل واسع النطاق ، يمكن للشركة أن تكلف شخص بمهمة كجزء من مشروع أكبر. غالبًا ما يخلق هذا النوع من البيئة مهام أصغر وأكثر تكرارًا.
التسلسل الهرمي للسلطة
وتسمى أيضًا سلسلة القيادة ، وهي تشير إلى تسلسل سلطة المنظمة ، مع توضيح من الذي يبلغ عن من.
فيما يتعلق التسلسل الهرمي للسلطة هو نطاق السيطرة. إنه يشير إلى عدد المعالين الذين يتمتع المديرون بالسلطة.
المركزية واللامركزية
تنشر الهياكل التنظيمية اللامركزية مسؤوليات اتخاذ القرارات على المديرين ذوي المستوى الأدنى وبعض الموظفين غير الإداريين.
من ناحية أخرى ، يحتفظ النموذج التنظيمي المركزي بمسؤوليات التحكم وصنع القرار بالقرب من قمة الشركة.
ومع ذلك ، ما إذا كانت المؤسسة مركزية أو لا مركزية قد تعتمد على عناصر مختلفة ، مثل عدد المستويات الهرمية التي تملكها الشركة أو درجة انتشار الشركة جغرافياً.
نوع
منظمة بسيطة أو تجارية
تتمتع المنظمة البسيطة ببنية تنظيمية مرنة ، يقودها بشكل عام قادة ذوو عقلية ريادية. تمثل الشركات في بداياتها ، التي يديرها أصحابها ، هذا النوع من المؤسسات.
نقاط القوة هي المثل العليا والطاقة والحماس مع رؤية للمستقبل. إنها عيوب أو مخاطر محتملة ذات بنية محدودة أو انضباط ناقص في المهمة ، أو عدم كفاءة في الرقابة الإدارية إذا لم يتم التأكيد عليها في تحديد عمليات العمل.
هذا النوع من التنظيم له بنية بسيطة ومسطحة. تتكون من وحدة كبيرة بها مدير واحد أو عدد قليل. المنظمة غير رسمية نسبيا وغير منظم.
عندما تواجه الشركات الكبيرة ظروفًا معادية ، يمكنهم العودة إلى هذا الهيكل للحفاظ على تحكم صارم من الأعلى.
ومع ذلك ، مع نمو المنظمات ، قد لا يكون هذا الهيكل كافياً ، حيث قد يشعر صناع القرار بالإرهاق الشديد لدرجة أنهم يبدأون في اتخاذ قرارات سيئة.
تنظيم الآلات (البيروقراطية)
وصف هنري مينتزبرغ منظمة بيروقراطية للغاية بأنها "آلية". الوكالات الحكومية وغيرها من الشركات الكبرى تجسد هذا النمط.
يتم تعريف تنظيم الآلات عن طريق توحيدها. تم إضفاء الطابع الرسمي على العمل ، وهناك العديد من الإجراءات ، وصنع القرار مركزي والمهام مجمعة حسب الإدارات الوظيفية.
الأعمال محددة بوضوح ؛ هناك عملية تخطيط رسمية تحتوي على ميزانيات ومراجعات ، ويتم تحليل الإجراءات بانتظام للتحقق من فعاليتها.
تصل جميع الخطوط الوظيفية إلى القمة ، مما يسمح لكبار المديرين بالحفاظ على السيطرة المركزية. هذه المنظمات يمكن أن تكون فعالة جدا.
منظمة مهنية
يحتوي نوع التنظيم المهني على مستوى مماثل من البيروقراطية مع نوع الجهاز. ومع ذلك ، فهي تتميز بدرجة عالية من المعرفة المهنية.
هؤلاء العمال المدربين تقنيًا غالبًا ما يكون لديهم مهارات متخصصة واستقلالية في عملهم. هذا يسمح باتخاذ القرارات بطريقة لا مركزية أكثر من تلك التي تسود في نوع الآلية.
الفرق الرئيسي مع المنظمات الآلية هو أن المنظمات المهنية تعتمد على المهنيين المدربين تدريبا عاليا الذين يطلبون السيطرة على أعمالهم.
هذا الهيكل نموذجي عندما تحتوي المنظمة على عدد كبير من العاملين في مجال المعرفة. لهذا السبب هو شائع في أماكن مثل الجامعات وشركات المحاسبة ومكاتب المحاماة.
إن العيب الواضح للهيكل المهني هو عدم وجود سيطرة يمكن أن يتمتع بها كبار المسؤولين التنفيذيين ، لأن السلطة والسلطة يتم توزيعهما من خلال التسلسل الهرمي.
تنظيم الشعب
هيكل التقسيم شائع في الشركات الكبيرة التي تضم وحدات أعمال متعددة. تقسم الشركات أعمالها ومنتجاتها إلى أقسام لتعزيز الإدارة المحددة لكل قسم.
السيطرة المركزية شائعة في هذا التنسيق ، حيث يشرف نواب رؤساء الأقسام على كل جوانب العمل داخل أقسامهم.
سيتم العثور على هذا النوع من الهياكل في المؤسسات الكبيرة والناضجة التي لديها مجموعة متنوعة من العلامات التجارية أو تنتج مجموعة واسعة من المنتجات أو تعمل في مناطق جغرافية مختلفة.
تتمثل الفائدة الرئيسية لهيكل التقسيم في أنه يتيح للمديرين التنفيذيين الحصول على قدر أكبر من التحكم والمسؤولية مقارنةً بهيكل الجهاز.
مع اتخاذ القرارات اللامركزية ، يمكن أن تركز الإدارة العليا المركزية على الخطط الاستراتيجية "العالمية".
نقطة ضعف مهمة هي ازدواجية الموارد والأنشطة التي تصاحب هيكل التقسيم. بالإضافة إلى ذلك ، قد تميل الأقسام إلى التعارض ، لأن كل واحد يحتاج إلى التنافس على الموارد المحدودة المخصصة من قبل المقر.
منظمة مبتكرة («adhocracy»)
في الصناعات الجديدة ، تحتاج الشركات إلى الابتكار والعمل على أساس مخصص للبقاء على قيد الحياة. الميزة الواضحة للهيئات الأبروقراطية هي أنها تحافظ على مجموعة أساسية من المواهب. من هذه المجموعة ، يمكن جذب الأشخاص في أي وقت لحل المشكلات والعمل بطريقة مرنة للغاية.
ينتقل العمال غالبًا من فريق إلى آخر عند اكتمال المشاريع وتطوير مشاريع جديدة. يمكن للديمقراطيات أن تستجيب بسرعة للتغيير ، حيث تجمع خبراء مؤهلين قادرين على مواجهة التحديات الجديدة.
يمكن أن يكون هناك الكثير من الصراعات عندما تكون السلطة والسلطة غامضة. إن الاضطرار إلى التعامل مع مثل هذه التغييرات السريعة أمر مرهق للعمال ، مما يجعل من الصعب العثور على المواهب والاحتفاظ بها.
عناصر
قدم هنري مينتسبيرج ، في كتابه "هيكل المنظمات" ، هذا المخطط كوسيلة لتوضيح ما تفعله المنظمة:
التأثير النسبي لهذه العناصر مع بعضها البعض له تأثير كبير على طبيعة المنظمة. ينص Mintzberg على أن لكل عنصر وسيلة مفضلة للتنسيق.
على سبيل المثال ، ستحاول القمة الاستراتيجية التنسيق من خلال الإشراف المباشر ، وستكون ذات أهمية خاصة في المنظمات الأصغر حجماً ذات الهياكل الأكثر بساطة.
سوف يسعى الخط الأوسط إلى توحيد النتائج ، بينما ستحاول البنية التقنية توحيد عمليات العمل. سيحاول الأساسية التشغيلية توحيد المهارات.
يوضح النموذج التنظيمي لمينتزبرغ أيضًا مبدأً هامًا للهيكل التنظيمي: الفصل بين الإدارة والتنظيم.
بسبب هذا الفصل ، هناك أشخاص مختلفون يقررون المهمة والتوجيه العام للمنظمة (ما لم تكن منظمة صغيرة جدًا) لأولئك الذين يديرون تنفيذ الخطط والرقابة اللاحقة على العمليات لضمان تحقيق الأهداف. .
يُقسم النموذج التنظيمي لشركة Mintzberg ، والذي يُسمى أيضًا نموذج العناصر الخمسة لمؤسسة Mintzberg ، الشركة إلى العناصر الأساسية التالية:
قمة الاستراتيجية
يوجد في الجزء العلوي من المنظمة قمة استراتيجية ، هدفها هو ضمان أن المنظمة تفي بمهمتها وتدير العلاقة مع بيئتها.
ستضع الإدارة العليا (القمة الاستراتيجية) استراتيجيات وسياسات تنظيمية طويلة الأجل يتم من خلالها تحقيق الأهداف.
الأشخاص الذين يشكلون قمة الرأس - على سبيل المثال المدير التنفيذي - مسؤولون أمام المالكين والهيئات الحكومية والنقابات والمجتمعات ، إلخ.
خط الوسط
أسفل القمة يوجد الخط الأوسط ، وهو عبارة عن مجموعة من المديرين المتوسطين المسؤولين عن تحويل الأهداف والخطط الاستراتيجية للقمة الاستراتيجية إلى خطط مفصلة للعمل التنفيذي.
سيتم تنفيذ خطط العمل التشغيلية هذه بواسطة العمال ، مع تحديد المسؤوليات الإدارية عن المهام المعينة وكيفية تخصيص الموارد.
سيكون هؤلاء المديرون المتوسطون مسؤولين أيضًا عن الإشراف على الأنشطة واتخاذ التدابير لضمان استخدام الموارد بكفاءة وفعالية لتحقيق أهداف المنظمة.
technostructure
مع نمو المنظمات وتصبحها أكثر تعقيدًا ، تطور مجموعة منفصلة من الأشخاص الذين يهتمون بأفضل طريقة للقيام بعمل ما.
وهي تحدد معايير الخروج (على سبيل المثال ، معايير الجودة) وتضمن امتلاك الموظفين للمهارات المناسبة (تنظيم برامج التدريب). تم ذكر هذه المجموعة من المحللين بواسطة Mintzberg باعتبارها البنية التقنية.
يتكون الهيكل الفني من أفراد وفرق رئيسية تعمل في وظائف مثل الموارد البشرية والتدريب والتمويل والتخطيط.
يقول مينتزبرغ أن هناك العديد من الأدوار هنا. يقرر المحللون أفضل الطرق لتنفيذ العمل ويسعون إلى توحيد المهارات. يقرر المخططون المنتجات ويحددون متطلبات الجودة.
موظفي الدعم
تضيف المنظمة أيضًا وظائف إدارية أخرى توفر الخدمات ؛ على سبيل المثال ، المشورة القانونية ، العلاقات العامة ، الكافتيريا ، إلخ. هؤلاء هم فريق الدعم.
يعمل موظفو الدعم في وظائف مثل البحث والتطوير والعلاقات العامة والخدمات القانونية. لا تساهم منتجاتها بشكل مباشر في الأغراض المركزية للمؤسسة ، ولكن أنشطتها تساهم في كفاءة وفعالية القمة الاستراتيجية والخط الأوسط والجوهر التشغيلي.
التشغيل الأساسية
وأخيرا ، في الجزء السفلي من المنظمة هو جوهر العمليات. هؤلاء هم الأشخاص الذين يقومون بالأعمال الأساسية لإنتاج المنتجات أو تقديم الخدمات.
