الميزانية الأساسية الصفرية: الخصائص ، كيفية القيام بذلك ، المزايا
الميزانية الصفرية هي طريقة أو عملية ميزانية يجب تبرير جميع النفقات لكل فترة جديدة. تبدأ عملية الموازنة القائمة على الصفر من "أساس صفري" ، لتحليل كل وظيفة داخل المنظمة لتحديد احتياجاتها وتكاليفها.
ثم يتم إنشاء الميزانيات ، وتخصيص الأموال على أساس الكفاءة وما هو مطلوب للفترة المقبلة دون استخدام ميزانية العام السابق ، بغض النظر عما إذا كانت كل ميزانية أعلى أو أقل من الميزانية السابقة.
تسمح الميزانية الصفرية بتنفيذ أهداف استراتيجية عالية المستوى في عملية الموازنة ، من خلال ربطها بمجالات وظيفية محددة في المنظمة ، حيث يمكن أولاً تجميع التكاليف ثم قياسها بالنتائج السابقة والتوقعات الحالية.
يمكن أن تساعد الميزانية الصفرية على تقليل التكاليف عن طريق تجنب الزيادات أو النقصات العامة في ميزانية الفترة السابقة. ومع ذلك ، فهي عملية بطيئة تستغرق وقتًا أطول بكثير من الميزانية التقليدية القائمة على التكلفة.
ملامح
في الماضي ، نظرت الشركات فقط إلى بعض الأشياء المحددة وافترضت أن كل شيء كان موجودًا بالفعل وأنهم لا يحتاجون إلى التحقق من ذلك مرة أخرى. ومع ذلك ، في الميزانية الأساسية الصفرية ، يجب الموافقة على كل ما سيتم وضعه في الميزانية.
نظرًا لأن هذا النوع من الميزانية يتطلب موافقة حتى تتمكن من وضع الميزانية ، فهذا يعني أن الميزانيات تبدأ من الصفر ، مع اتخاذ قرار جديد كل عام بشأن كل ما يتم القيام به.
بشكل أساسي ، يجب أن تبدأ الإدارة من نقطة الصفر ومراقبة كل عملية ونشاط لتحديد ما إذا كان الأمر يستحق إنفاق أموال الشركة. يجب على الإدارة أيضًا وضع أهداف إنفاق جديدة تمامًا.
أنها مكلفة ومعقدة وبطيئة ، حيث يتم إعادة بناء الميزانية سنويًا. الميزانية التقليدية أبسط وأسرع ، لأنها لا تتطلب إلا تبرير التغييرات الإضافية.
تتطلب الميزانية الصفرية تبرير المصاريف المتكررة والقديمة ، بالإضافة إلى النفقات الجديدة. هدفها هو إعطاء المديرين مسؤولية تبرير نفقاتهم. كما تهدف إلى توليد قيمة للمؤسسة ، من خلال تحسين التكاليف وليس فقط الدخل.
كيف نفعل ذلك؟
في بعض الأحيان ، تكون ميزانيات ومصروفات الشركات خارجة عن السيطرة لدرجة أنه من الضروري مراجعة هيكل التكلفة بالكامل للشركة. في هذه الحالة ، ليس من المنطقي أن ننظر إلى ميزانية العام السابق.
يجب إعادة الميزانية بالكامل. يُعرف هذا النوع من التغيير الجذري بالميزانية الصفرية. على عكس الميزانية التقليدية ، لا يتم تضمين أي عنصر تلقائيًا في الميزانية التالية.
من المفترض أن لا يوجد نشاط لا يمكن المساس به. يتم تحليل جميع النفقات ويجب تبريرها للبقاء في الميزانية.
في الميزانية الصفرية ، يستعرض فريق العمل كل خطة وكل نفقات في بداية كل دورة ميزانية. يجب أن تبرر كل بند من بنود الميزانية لتلقي الأموال.
يمكن لفريق العمل تطبيق ميزانية قائمة على الصفر على أي نوع من التكاليف: النفقات الرأسمالية ، مصروفات التشغيل ، المبيعات ، التكاليف العامة والإدارية ، تكاليف التسويق ، التكاليف المتغيرة أو تكلفة البضائع المباعة.
خطوات للمتابعة
تشير الخطوات الواجب اتباعها في عملية الموازنة الصفرية إلى التحليل التفصيلي لكل نشاط في جميع مجالات الشركة:
- تحديد النشاط.
- ابحث عن طرق ووسائل مختلفة لتنفيذ النشاط.
- تقييم هذه الحلول وكذلك تقييم البدائل المختلفة لمصادر الأموال.
- تحديد أرقام الميزانية والأولويات.
مزايا وعيوب
عندما تنجح ، تنتج الميزانية الصفرية مدخرات جذرية وتحرر الشركات من المنهجيات والإدارات المغلقة. عندما لا تنجح ، قد تكون تكاليف المؤسسة كبيرة.
مصلحة
دقة
يساعد هذا النوع من الميزانية الشركات على فحص جميع الإدارات لضمان حصولها على المبلغ المناسب. الميزانية الناتجة لها ما يبررها وتتوافق مع استراتيجية العمل.
كفاءة
إنه يساعد على مراعاة الاحتياجات الحقيقية من خلال التركيز بدقة على الأرقام الحالية ، بدلاً من مراعاة الميزانيات السابقة. يحسن الكفاءة التشغيلية من خلال تحليل دقيق للافتراضات.
خفض التكلفة عديمة الفائدة
يمكنك التخلص من النفقات الزائدة عن طريق إعادة النظر في النفقات غير الضرورية المحتملة. ساعد في تقليل التكاليف ، وتجنب الزيادات التلقائية في الميزانية.
التنسيق والتواصل
يسمح بتحسين التواصل داخل الإدارات من خلال إشراك الموظفين في اتخاذ القرارات وتحديد أولويات الميزانية. أنه يحفز تعاون أوسع في جميع أنحاء المنظمة.
عيوب
بيروقراطية
يمكن أن يستغرق إنشاء ميزانية قائمة على الصفر داخل الشركة قدراً هائلاً من الوقت والجهد والتحليل الذي سيتطلب موظفين إضافيين.
قد يتسبب هذا في نتائج عكسية لخفض التكاليف. يمكن أن يكون باهظ التكلفة للمؤسسات ذات الأموال المحدودة.
فساد
باستخدام الميزانية القائمة على الصفر ، يمكن للمديرين محاولة تشويه الأرقام لتحويل النفقات إلى أنشطة حيوية. وبالتالي ، يمكنهم إنشاء "حاجة" لهم.
هذا من شأنه أن يتسبب في استمرار الشركات في إهدار الأموال على الأشياء التي لا تحتاجها حقًا.
المبررات غير الملموسة
هذا النوع من الميزانية يتطلب من الإدارات تبرير ميزانيتها ، والتي قد تكون صعبة على العديد من المستويات. يتعين على الإدارات مثل الإعلان والتسويق تبرير المصاريف التي قد تستخدم أو لا تستخدم العام المقبل بسبب تقلبات السوق.
هذا قد يكلفك الأرباح في المستقبل لأنه لا يمكنك تبرير مبلغ معين من المال. إنها مخاطرة عندما تكون المدخرات المحتملة غير مؤكدة.
وقت الإدارة
تتطلب الميزانية الصفرية تكلفة وقت وتدريب إضافي للمديرين.
وهذا يعني البحث عن وقت إضافي كل عام للميزانية ، لإجراء التعديلات والحصول على التدريب المناسب لفهم كيفية عمل ميزانية صفرية.
وقت استجابة أبطأ
بسبب مقدار الوقت والتدريب اللازمين لوضع الميزانية القائمة على أساس صفري ، فإن المديرين أقل عرضة لإجراء المراجعات استجابة للسوق المتغير.
هذا يعني أن الأمر سيستغرق المزيد من الوقت للشركة لتحويل الأموال إلى الإدارات التي هي في أمس الحاجة إليها في وقت معين. قد تترك الميزانية الصفرية فجوات في الشركة لأن هذه الأداة قد لا تستجيب للاحتياجات المفاجئة للإدارات.
