سكرتير تنفيذي: الملف الشخصي والمهارات والوظائف اللازمة
السكرتير التنفيذي هو وظيفة أو مهنة تقدم أقصى قدر من الدعم لكبار الموظفين في شركة أو مؤسسة. سيكون هو الشخص الذي سينظم ويحافظ على جدول المديرين التنفيذيين ومساعدتهم على تنفيذ مجموعة كبيرة ومتنوعة من المهام الإدارية.
الهدف من ذلك هو المساهمة في الكفاءة الكلية للأعمال ، من خلال ضمان تنفيذ جميع المهام الإدارية الموكلة إليها في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. السكرتير هو الشخص الذي يقدم الدعم الإداري. يمكنهم القيام بمهام مثل الكتابة والحفظ ، والرد على الهاتف ونقل الرسائل.
من ناحية أخرى ، يقوم الأمين التنفيذي ، أو المساعد الإداري ، ببعض هذه الأنشطة ، إلى جانب تنسيق المكاتب ، والبحث عن المنتجات ، والتفاعل مع الموردين ، وطلب المنتجات ، وإنشاء قاعدة بيانات .
في العادة ، يحصل الأمناء التنفيذيون على رواتب أعلى من الأمناء ، لأنهم يؤدون وظائف عالية المستوى ويسرعون من إنتاجية المكتب.
الملف الشخصي المطلوب
- شهادة في إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة.
- ثبت خبرة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل.
- يجب أن تكون مختصة في إدارة Microsoft-Office بطريقة متكاملة ، وفي برنامج «المكتب الخلفي» ، على سبيل المثال ، أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.
-معرفة عميقة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية ، وكذلك المفردات التقنية ذات الصلة التي يتم التعامل معها في هذه الصناعة.
- الإلمام بأساليب التحقيق الأساسية والتقنيات الخاصة بعرض التقارير.
-مهارات إدارة التنظيمية والوقت ممتازة.
-مهارات الاتصال والتفاوض المتميزة.
- النزاهة والسرية.
يجب أن يكون الأمناء التنفيذيون محترفين فنيين يتمتعون بقدرة كبيرة على إدارة الوقت وقدرة تعدد المهام. بفضل الاجتهاد والكفاءة في عملهم ، يمكن للمديرين التنفيذيين التركيز على مسؤولياتهم الإدارية دون الحاجة إلى القلق بشأن المهام الأخرى.
يعتمد الكثير من المديرين اعتمادًا كبيرًا على سكرتيرهم التنفيذي لتنسيق المهام اليومية وإبقائهم على جدول الأعمال. يطلب منهم الكثير من اللباقة والحزم كأوصياء على وقت المدير.
المهارات اللازمة
يجب أن يكون الأمناء التنفيذيون فعالين في المهارات الأساسية مثل الكتابة والنحو والإملاء وعلامات الترقيم ، ولديهم خبرة في استخدام المعدات المكتبية وتطبيقات البرامج الشائعة ، مثل معالجة النصوص وجداول البيانات والرسومات.
وبالمثل ، يجب أن يكون لديهم مهارات ممتازة لإدارة الوقت والقدرة على معالجة المسؤوليات المختلفة بفعالية.
من ناحية أخرى ، يحتاج السكرتير التنفيذي أيضًا إلى صفات أخرى ، مثل الحكم الجيد والدبلوماسية والسلطة التقديرية والقدرة على حل المشكلات بشكل مستقل.
يحتاجون إلى مهارات تواصل قوية للتفاعل مع الجمهور وكتابة التقارير ومراجعة المنشورات.
الاستماع بنشاط
يجب أن تعلم أن تولي اهتمامًا تامًا لما يقوله الآخرون ، مع تخصيص الوقت الكافي لفهم النقاط التي يتم طرحها ، وطرح الأسئلة حسب الاقتضاء وعدم التوقف في الأوقات غير المناسبة.
قراءة الفهم
فهم كامل للجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.
إدارة الوقت
تعرف على كيفية إدارة الوقت الخاص بك بكفاءة وكذلك وقت الآخرين.
معرفة كيفية التحدث
تحدث بوضوح مع أشخاص آخرين لتتمكن من نقل المعلومات بفعالية.
كتابة
احصل على اتصال فعال كتابيًا ، وفقًا لما هو أكثر ملاءمة لاحتياجات الجمهور.
التفكير الناقد
استخدام المنطق والتفكير لتكون قادرًا على تحديد مواطن القوة والضعف في الحلول أو الاستنتاجات أو النهج البديلة للمشاكل التي تنشأ.
التعلم الاستباقي
فهم تداعيات المعلومات الجديدة لحل المشكلات واتخاذ القرارات الحالية والمستقبلية.
تنسيق
تعديل الإجراءات فيما يتعلق بتصرفات الآخرين.
مراجعة
مراجعة وتقييم أداء نفسه ، أو الأشخاص أو المنظمات الأخرى ، من أجل إجراء تحسينات أو اتخاذ تدابير تصحيحية.
وظائف
قد يكون السكرتير التنفيذي مسؤولاً عن المصروفات النثرية والمحاسبة ، ولكن يمكنه أيضًا إدارة الميزانية. يمكنك نشر مقالات على موقع ويب ، رغم أنه يمكنك أيضًا تصميم الموقع وإدارته.
يمكنك إجراء إدخال البيانات في جدول بيانات قمت بتصميمه واستخدامه لوظائف إعداد التقارير.
يمكن للأمين التنفيذي الإشراف على الموظفين الإداريين. وكثيرا ما يقدم تقاريره مباشرة إلى المدير التنفيذي ، ويمكنه دعم واحد أو أكثر من كبار المسؤولين التنفيذيين.
المسؤوليات
الانتباه إلى المديرين التنفيذيين
- الحفاظ على جدول أعمال المديرين التنفيذيين والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات ، إلخ.
- حضور الاجتماعات لجعل دقائق ومحاضر الاجتماعات ، ثم ترجمة ، نسخ وتوزيع.
- اتخاذ جميع ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين: شراء مرور ، حجز الفندق ، تسليم نفقات السفر ، إدارة ومراجعة الوثائق ذات الصلة ، الخ
- إجراء التحقيقات المطلوبة ، وجمع البيانات وإعداد الوثائق أو التقارير للنظر فيها وعرضها من قبل المديرين التنفيذيين واللجان ومجالس الإدارة ، على النحو المعين.
- التعامل مع الوثائق السرية ، والتأكد من أنها آمنة ومأمونة.
التفاعل الداخلي والخارجي
- تلقي وتصفية المكالمات الهاتفية ، وإعادة توجيهها إلى الشخص المناسب عند الاقتضاء.
- إدارة وترتيب الأولويات وتوزيع جميع المراسلات الواردة أو الصادرة (البريد الإلكتروني والرسائل والفاكسات والحزم ، إلخ) ، وقراءة وتحليل المذكرات والعروض والتقارير الواردة لتحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها.
- إعداد إجابات للمراسلات التي تحتوي على استفسارات روتينية.
-الإشراف على استخدام اللوازم المكتبية والتفاوض بشأن الشروط مع الموردين لضمان أن أوامر أكثر ربحية.
- لقاء مع الأفراد ومجموعات المصالح الخاصة وغيرها ، نيابة عن المديرين التنفيذيين واللجان ومجالس الإدارة.
- نرحب بالزائرين وحدد ما إذا كان ينبغي منحهم إمكانية الوصول إلى أشخاص محددين معينين.
الدعم الإداري
- الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية في الأرشيف ، مما يضمن تنظيم المعلومات ويمكن الوصول إليها بسهولة لاسترجاعها بسرعة.
- إعداد الفواتير والتقارير والخطابات والبيانات المالية وغيرها من الوثائق ، باستخدام برنامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات و / أو العروض التقديمية ، وكذلك توفير المساعدة المقابلة في المحاسبة.
-أداء مهام المكتب العامة ، مثل الحفاظ على النظم الإدارية وأداء المهام المحاسبية الأساسية.
- تنسيق وتوجيه خدمات المكتب ، مثل السجلات وإعداد الميزانية ، لمساعدة المديرين التنفيذيين.
- وضع والإشراف على السياسات والإجراءات الإدارية ، سواء بالنسبة لموظفي المكاتب ، وكذلك للمنظمة.
- مراجعة الممارسات والإجراءات التشغيلية لتحديد ما إذا كان يمكن إجراء تحسينات في مجالات مثل سير العمل أو إجراءات إعداد التقارير أو النفقات.
- الإشراف وتدريب الموظفين الإداريين الآخرين.
