تقرير النشاط: ما هو ، كيف يتم ذلك ، هيكل ، مثال
تقرير النشاط هو تقرير مفصل للأنشطة التنظيمية اليومية. يتضمن هذا التقرير البيانات المتعلقة بسجلات الإنتاج ، والتكاليف ، ونفقات الموارد ، ومراجعات العمليات الشاملة وحتى المحاسبة.
يأتي هذا التقرير على فترات زمنية مختلفة ، لكنه يركز بشكل عام على المدى القصير. يمكن أيضًا تعديل تقرير النشاط من قِبل الأطراف المعنية ، لتكييفه مع احتياجاتهم ، وبالتالي يكون قادرًا على تقديم معلومات أكثر وضوحًا.
الأشخاص الذين يعملون داخل الشركة وشركاء العمل والموردين والعملاء هم متلقون محتملون يمكنهم استخدام المعلومات في تقرير النشاط.
يمكن أن يصل هذا التحديث الدوري إلى العديد من الجماهير بشكل مربح إذا تم نشره عبر الإنترنت أو إرساله إلى مجموعة بريد إلكتروني كبيرة من خلال مرفق.
إن مشاركة تقرير النشاط يجعل من السهل إبقاء الناس على اطلاع بظروف العمل ، حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات أفضل.
ماذا تتكون؟
تقرير النشاط هو تقرير إجرائي عن التفاصيل التشغيلية المقدمة من النشاط الحالي لفريق العمل. هدفها هو دعم الأنشطة اليومية للمنظمة.
تتضمن المعلومات الواردة في تقرير النشاط معلومات أساسية حول الالتزامات والروتين والموقف والتطوير لفريق الإدارة والمشروع نفسه.
تقوم فرق العمل بتنفيذ تقارير النشاط ، بما في ذلك أعضاء الفريق. يمكن لقادة الأعمال حتى إعداد تقارير النشاط في حالة احتياجهم إلى توفير المعلومات والتحديثات لرؤسائهم.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم تعيين أمين الفريق عادة لإنشاء تقرير عن الأنشطة. هناك أيضًا أوقات يجب على المدير التنفيذي فيها تقديم تقرير عن الأنشطة للشركات التابعة.
أهمية
يتم إعداد تقرير الأنشطة لعدة أسباب. أولاً ، تساعد فرق العمل والقادة في تحديث أنفسهم بالمعلومات ، مما يسمح لهم بمعرفة حالة الفريق وتقدمه.
سوف تكون إنجازات ومشاكل الفريق معروفة أيضًا ، إلى جانب الخطط والاستراتيجيات والإجراءات والتقييم المستقبلية.
مع المعلومات المتضمنة في التقرير ، سيتمكن أعضاء الفريق والقادة والشركات التابعة من مقارنة البيانات وتحليلها وتوليد الاستنتاجات والاستنتاجات ، فضلاً عن اتخاذ قرارات عقلانية تساعدهم في الوصول إلى أهدافهم الفردية والجماعية.
يمكن أن تقدم تقارير النشاط أيضًا معلومات عاجلة ، جديدة أو تصحيحية ، تساعد الفريق على ضبط خططه واستراتيجياته وإجراءاته المستقبلية.
لاحظ أخطاء
لدى بعض مالكي الأعمال تقرير النشاط لتحديد ما فقدوا أثناء خروجهم من المبنى.
على سبيل المثال ، يريد صاحب الرعاية النهارية معرفة ما إذا كان الطفل قد أصيب. يريد صاحب الورشة معرفة عدد العملاء الذين ألغوا مواعيدهم لأنهم اختاروا ورش عمل أخرى.
كيف يتم ذلك؟
يجب أن يتضمن معلومات موضوعية وكاملة ودقيقة ومحدثة. هذه العناصر بمثابة دعامات لتقرير جيد.
ينبغي إدراج بعض النقاط ، مثل الإنجازات والمشاكل ، حيث تساعد هذه أيضًا أعضاء الفريق وقادته على مراقبة أدائهم ، مما يتيح لهم الوصول إلى أهدافهم.
سوف تعكس الإنجازات نقاط القوة والقدرات ويمكن أن تحفز أعضاء الفريق. ويشمل أيضًا المشكلات التي تواجهها ، سواء أكانت حقيقية أم محتملة ، لتكون قادرًا على التحدث عن الطرق الممكنة لحل أو منع المشكلات.
يختلف نوع المعلومات المضمنة وفقًا لنوع العمل. عادة ما يعكس تقرير النشاط مستويات النشاط الحالية للشركة. كما يعكس ، إلى حد ما ، تأثير الأحداث التجارية الأخيرة.
تصنيف المعلومات
يقدم تقرير النشاط فئات مختلفة من المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها في لمحة.
على سبيل المثال ، قد تتضمن بيانات عن معدل حضور الموظف ، والنسبة المئوية للوظائف التي تم شغلها ، وحجم المبيعات اليومية ، وعدد الحسابات الجديدة المفتوحة أو المغلقة ، والديون المستحقة الدفعات المجمعة ، وحجم شكاوى العملاء.
-المواضيع النموذجية الأخرى
- ما هي التهديدات الحقيقية التي يتم رؤيتها؟ كيف سيتم حلها؟
- ما هي الاستراتيجيات والإجراءات الإدارية التي سيتم تنفيذها للامتثال للخطط؟
- هل كانت الاستراتيجيات والإجراءات الإدارية التي تم تنفيذها مسبقًا ناجحة؟
- ما هي نقاط القوة والضعف عند إدارة فريق العمل؟
- ما هو الاتجاه في أداء الإدارة؟ ما هي الآثار المترتبة على الأداء في المستقبل؟
هيكل
ملخص تنفيذي
تم تلخيص النقاط الرئيسية للتقرير ، مثل الموضوع المطلوب معالجته والبيانات التي تم الحصول عليها وطرق تحليل البيانات والتوصيات المستندة إلى تلك البيانات. يتم وضعه بحيث لا يضطر المديرون إلى قراءة التقرير بأكمله.
مقدمة
تسليط الضوء على الموضوعات الرئيسية التي يتناولها التقرير وتقديم معلومات أساسية عن سبب جمع البيانات.
هيئة
صف المشكلة والبيانات التي تم جمعها ، وكيفية جمعها ، وتحليل النتائج الرئيسية.
يمكن تقسيمها إلى أقسام فرعية ، مع العناوين التي تسلط الضوء على النقطة المحددة التي سيغطيها هذا القسم الفرعي.
استنتاج
اشرح كيف يمكن تفسير البيانات الموضحة في نص المستند أو ما هي الاستنتاجات التي يمكن استخلاصها.
يقترح كيفية استخدام البيانات لتحسين بعض جوانب العمل أو يوصي بمزيد من التحقيق.
يسرد الموارد المستخدمة للتحقيق أو جمع البيانات للتقرير. وهي توفر اختبارًا للنقاط المعالجة وتسمح بمراجعة مصادر البيانات الأصلية.
ملحق
إنها اختيارية وتتضمن معلومات فنية ليست ضرورية للتفسير المقدم في النص والنتيجة ، ولكنها تدعم النتائج.
مثال
تشمل أمثلة تقارير النشاط تقارير السجل النقدي اليومية لصراف البنك ، وتسويات الحساب اليومية ، وسجلات الإنتاج اليومية ، وسجلات الركاب لكل رحلة ، وسجلات المعاملات.
تقرير المبيعات
يحتاج المديرون من حين لآخر إلى تتبع حجم المبيعات أو مقدار الإيرادات الناتجة عن بائع معين.
يوفر تقرير المبيعات إمكانية رؤية مقدار المبيعات ومقدار الإيرادات الناتجة خلال فترة زمنية محددة.
لكل يوم خلال فترة زمنية ، يوضح الرسم البياني كمية الطلبات التي تمت معالجتها. يُظهر رسم بياني آخر الدخل الذي يتم الحصول عليه لكل يوم.
يحدد مجموع المبلغ الإجمالي لأوامر المبيعات لكل يوم الدخل المكتسب.
تقرير المخزون
قد يحتاج مدير المخزون لمعرفة ما إذا كان العرض كافياً لتلبية الطلب ، وفي المتوسط ، إلى متى سيستمر العرض الحالي.
يوفر تقرير يوم التوريد رؤية لعدد الأيام المقدرة التي سيتم فيها توفير مخزون ، وإجمالي العرض والطلب.
