دور الدفع: ما يخدم ، هيكل ، كيفية القيام بذلك والمثال
دور الدفع هو المصطلح الذي يشيع استخدامه للإشارة إلى سجلات الأجور والمرتبات والمكافآت والضرائب المحتجزة على أن الشركة يجب أن تدفع لموظفيها خلال فترة زمنية محددة أو في تاريخ محدد. ومن المعروف أيضا باسم الرواتب.
قد يشير هذا المصطلح أيضًا إلى إجمالي المبلغ الذي تدفعه الشركة لموظفيها خلال كل فترة دفع أو إلى عملية حساب وتوزيع الأجور والضرائب. عادة ما تدار من قبل قسم المحاسبة في الشركة.
يمكن التعامل مع كشوف الشركات الصغيرة مباشرة من قبل المالك أو طرف ثالث مرتبط. يمكن أن يختلف دور الدفع من فترة دفع إلى أخرى نظرًا للتغيرات التي قد يكون لها مكوناتها ، مثل العمل الإضافي والمكافآت ومدفوعات الراحة وغيرها.
إذا كان لدى الشركة موظفون ، فسيتعين عليها إجراء دور الدفع بشكل مستمر وفي الموعد المحدد ؛ لا توجد وسيلة لتجنب ذلك.
ما هذا؟
يلعب دور الدفع ، بمعنى المال المدفوع للموظفين ، دورًا مهمًا في الشركة لعدة أسباب:
- يمثل مصاريف مهمة للشركات وهو المكون الرئيسي لتكلفة العمالة. تكلفة العمالة تختلف وفقا لنوع الصناعة. يجب مقارنة الشركات من مختلف الصناعات مع أخذ هذا في الاعتبار.
- من منظور المحاسبة ، دور الدفع أمر حاسم لأن كل من هذه والضرائب المنعكسة تؤثر على صافي أرباح الشركات وتخضع للقوانين واللوائح.
الامتثال الكامل
يتطلب تحفيز الموظف دفع دور الدفع في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة. الموظفون حساسون للغاية للأخطاء والمخالفات في دور الدفع.
يجب أن تكون الحسابات دقيقة دائمًا ، ويجب طباعة شيكات الرواتب في الوقت المحدد ، ويجب إضافة الموظفين الجدد والمغادرين أو إزالتهم من العمليات المختلفة ، ويجب تحويل الضرائب إلى السلطات المختصة في الوقت المحدد وبالقيمة الصحيحة.
هيكل
معلومات الموظف
يجب أن يتم جمع بعض المعلومات من كل موظف تشير إلى معوقات ضريبة الدخل الخاصة بهم ، إلى جانب الاسم والعنوان وأرقام الهاتف ورقم الضمان الاجتماعي.
ساعات العمل
إذا كان لديك موظفون في الساعة ، فيجب عليك تتبع ساعات عملك. سيضمن ذلك دفع رواتب الموظفين بالمبلغ المناسب.
وقت الفراغ
يجب مراقبة الوقت الذي يترك فيه الموظفون العمل لقضاء العطلات والإجازات المرضية والإجازات والعطلات. كيف يتم الدفع للراحة في الشركة؟ من المهم معرفة ما إذا كانت هناك سياسة تشير إلى المدة التي يُسمح فيها للموظفين بالتغيب.
الأجور والرواتب
الراتب هو مبلغ ثابت يدفع للموظف. عادةً ما يحصل الموظف على راتب سنوي يتم تقسيمه بعد ذلك على عدد فترات الدفع في السنة.
إذا تم دفع الراتب للموظف وفقًا لساعات العمل ، يتم تحديد معدل ساعة محدد لكل موظف. لحساب إجمالي الراتب للموظف ، يتم ضرب معدل الدفع بعدد الساعات التي يعمل فيها الموظف.
الدفع لوقت إضافي
يجب على جميع الموظفين غير المعفيين تلقي أجور العمل الإضافي ؛ وهذا يشمل كل من الموظفين والموظفين كل ساعة. العمل الإضافي يعني أن الموظف يجب أن يعمل ساعات أكثر من المنصوص عليها قانونا.
فوائد تكميلية
وهي نوع آخر من التعويضات ، مثل المساعدة التعليمية والتأمين الصحي وخطط التقاعد.
مدفوعات أخرى
يمكنك اختيار دفع عمولات مبيعات الموظفين أو دفع مبلغ إضافي.
الخصومات
الخصم هو المال الذي يتم خصمه من الراتب الإجمالي للموظف.
ضرائب الرواتب
على سبيل المثال ، ضريبة الدخل وضريبة البطالة وضريبة الضمان الاجتماعي وجميع الضرائب الأخرى المنصوص عليها في القانون.
سيختلف المبلغ المحجوز لكل موظف بناءً على إجمالي دخلك ومقدار الاستقطاع.
الحظر
مرفق هو خصم بأمر من المحكمة. يتم استخدامه لدفع ديون الموظف ، مثل الضرائب غير المدفوعة ، والقروض في حالات العجز ودعم الطفل.
الدفع الصافي والإجمالي
يجب إظهار الراتب الإجمالي والصافي للموظف في إيصال استلام الدفعة. الراتب الإجمالي هو الراتب الإجمالي للموظف. يسأل نموذج ضريبة الدخل عن الراتب الإجمالي.
الدفع الصافي هو الراتب النهائي للموظف بعد تخفيض جميع الخصومات. البنوك والمقرضين الآخرين يريدون عموما معرفة الراتب الصافي.
كيف نفعل ذلك؟
حساب يدوي
يمكن أن تعمل إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين. هناك حاجة فقط إلى عدد قليل من العناصر لإنشاء هذا النظام لحفظ السجلات.
يتم حساب الرواتب والخصومات يدويًا ، والتي قد تكون محفوفة بالمخاطر لأن حسابات دور الدفع يمكن أن تكون معقدة.
نظرًا لعدم وجود برنامج يساعد في الحساب ، يجب التحقق من كل عملية حساب قبل دفع الموظفين. انها سهلة واقتصادية لإنشاء.
النظام الآلي
يمكن أن يكون برنامجًا مستقلاً أو متكاملًا مع الموارد البشرية وأنظمة المحاسبة. يجب إدخال بيانات الموظف والأجور وساعات العمل ومعدل الدفع والضرائب المستقطعة في النظام.
يحسب البرنامج المبلغ الذي يجب دفعه بناءً على البيانات المدخلة ويسمح بالدفع باستخدام الشيكات أو التحويلات أو بطاقات الدفع. يمكنك إدخال ساعات باستخدام نظام التحكم الآلي الوقت.
يحجب البرنامج الضرائب من رواتب الموظفين ويحسب العناصر المعقدة مثل المزايا الإضافية والخصومات. يحسن كفاءة ودقة النظام اليدوي.
خدمة دور الدفع الخارجي
مقابل رسوم متفق عليها ، يتم الاستعانة بمصادر خارجية لمهام دور الدفع مع جهة خارجية. حسب الاحتياجات ، يقوم المورد بمعالجة كل شيء أو يدير فقط بعض جوانب دور الدفع.
بدلاً من شراء البرامج ، يتم استخدام نظام الموفر. يمكنك توفير الوقت والمال ، نظرًا لأن لدى المزود عادة خبراء في هذا المجال.
ومع ذلك ، يجب التحقق من عمل مقدم الخدمة ، لأنه لا يزال مسؤولاً عن الأخطاء التي ارتكبت.
مثال
تدفع شركة ABC 7.25 دولار في الساعة كمعدل منتظم. إذا كنت تعمل أكثر من 8 ساعات خلال الأسبوع ، فدفع 1.5 ضعف المعدل العادي. لعطلة نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية ، ادفع ضعف المعدل العادي.
خوان بيريز ، ميكانيكي ، عمل في الساعات التالية خلال الأسبوع:
-40 ساعات منتظمة.
-8 ساعات عمل إضافي خلال الأسبوع.
-8 ساعات في عطلة نهاية الأسبوع.
سيتم حساب راتبك على النحو التالي:
تدفع شركة ABC خايمي رودريغيز ، نائب رئيس العمليات ، براتب سنوي قدره 150،000 دولار ، وفي دور الدفع الأسبوعي ، منحته الشركة الإيصال التالي:
