ما هي سياسة النفقات؟
سياسة الصرف هي تنسيق يعمل كدليل مادي على عملية التدفق النقدي لشركة أو شركة خارجية.
يتم استخدامه في المحاسبة من أجل وصف الحركة بالتفصيل وعادة ما تكون مصحوبة بقسائم أخرى للعملية.
المحاسبة هي مجال يهدف إلى التحكم في جميع المعاملات التي تحدث في شركة أو عمل تجاري على مستوى الدخول أو الخروج من المال.
هذا يعني أنه في كل مرة يتم فيها حساب ، يتم دفع استثمار أو رواتب أو أنواع أخرى من النفقات ، أو على العكس من ذلك ، يتم استلام الأموال لدفع مدفوعات العملاء والإيرادات الأخرى ، يجب على إدارة الشركة المغادرة هذه العمليات مسجلة في نظام المحاسبة الخاص بك.
كما يجب على الشخص أن يدفع ثمن ما يشتريه ، يجب على الشركة أن تفعل الشيء نفسه ، وإن كان بطريقة أكثر تعقيدًا قليلاً ، وبالتالي تستخدم أنظمة المحاسبة.
لكل نوع من أنواع العمليات ، يوجد تنسيق تسجيل محدد وسياسات الخروج ، كما هو موضح في البداية ، بمثابة دليل على المدفوعات التي تم إجراؤها.
يتم إصدار هذه المدفوعات إلى مختلف موردي السلع والخدمات للشركة. على سبيل المثال ، تتطلب جميع الشركات خدمات أساسية مثل الكهرباء واتصال الإنترنت والمياه وغيرها.
يحتاج أيضًا إلى شراء اللوازم حتى يتمكن من أداء وظيفته: القرطاسية ، واللوازم المكتبية ، والمركبات ، وما إلى ذلك ، وفي حالة شركات التصنيع ، يجب عليهم الحصول على المواد الخام اللازمة لصنع منتجاتهم.
هناك العديد من المدفوعات التي يجب على الشركة القيام بها لتحقيق هدفها ويجب تسجيل كل منها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتم اعتماد كل دفعة أو سحب أموال من قبل الإدارة أو الدوائر المعنية.
خصائص سياسة النفقات
المعلومات التي يجب تضمينها في سياسة التصريف النموذجية هي كما يلي:
- نسخة من الشيك أو التحويل الإلكتروني الذي يتم به الدفع.
- يتم إلغاء مفهوم الدفع ، أي الخدمة ، والمدخلات ، والضرائب ، وما إلى ذلك.
- توقيع الموافقة على الدفع من قبل الإدارة المسؤولة.
- التاريخ الذي تم فيه الدفع.
- المبلغ أو المبلغ الإجمالي للدفع.
- تحديد الموفر.
- توقيع الموفر أو الشخص الذي تلقى الدفع.
من الضروري إرفاق نموذج الخروج بقسائم أخرى مثل:
- فاتورة المورد (أو ما يعادله في حالة المدفوعات الضريبية ، ودفع الأجور وغيرها التي ليس لها فاتورة بسبب طبيعتها)
- أمر الشراء ، وهو تنسيق آخر حيث يتم تقديم الطلب إلى المورد للمستلزمات أو العناصر المطلوبة. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تحتاج إلى أوراق ، فإنها تصدر أمر شراء لموردي القرطاسية ، تطلب كمية محددة من رزم أو حزم من الأوراق.
من خلال تضمين هذه المستندات ، من الأسهل تبرير النفقات والعثور على معلومات مفيدة في حالة حدوث أي خطأ في تسليم العناصر المشتراة أو أي إزعاج آخر تالٍ.
بالإضافة إلى ذلك ، من المناسب الاحتفاظ بالمستندات ذات الصلة في حزمة واحدة ، كطريقة فعالة لفرز ملفات المحاسبة لتسهيل الاستشارات المستقبلية بالإضافة إلى التحكم السليم.
فيما يلي مثال لسياسة المصاريف أو سياسة الشيكات ، كما يُطلق عليها أيضًا في بعض الحالات:
المفاهيم ذات الصلة
يتم ملء الحقول الموجودة أسفل المربعين "مفهوم الدفع" و "تم استلامها" بالمعلومات المقابلة وفقًا لكل تعريف من التعاريف التالية:
1. الحساب
إنها رموز رقمية تحدد نوع الحركة وتصنيفها. على سبيل المثال ، هناك حسابات مرتبطة بالمبيعات ، وتكاليف الإنتاج ، والبنوك ، إلخ. يتم تصنيف حسابات الأصول والخصوم بطريقة عامة.
2. الحساب الفرعي
يتم تقسيم الحسابات ، وهذا هو ، أكثر تحديدا وتفصيلا. مثال سيكون:
الحساب: 110 - البنوك
الحساب الفرعي 1: 110.1 - البنك X
الحساب الفرعي 2: 110.2 - البنك Y
3. الاسم
يشير إلى اسم الحساب على هذا النحو بدلاً من الكود الخاص به. في المثال السابق ، سيكون "البنوك".
4. جزئي
هذا هو المبلغ المفصل المقابل لكل حساب من الحسابات الفرعية المدرجة في السياسة. إذا كان هناك حساب فرعي واحد فقط ، فلن يكون من الضروري الإشارة إلى هذه القيمة.
5. يجب و هابر
يتم تمثيل كل حساب في شكل مكتوب كـ "T" ، أي ، كجدول من عمودين ، حيث يتم إدخال اسم الحساب والمبلغ المقابل في عمود واحد أو آخر (يمين أو يسار).
يتم تعريف العمود الموجود على اليسار بأنه "يجب" ويسمى العمود الموجود على اليمين "Haber".
كما هو مبين أعلاه. هناك حسابات الأصول والخصوم.
الأصول هي أساسا أصول الشركة ، كل ما يمكن اعتباره ملكا لهم. المطلوبات هي الديون.
تزيد حسابات الأصول من قيمتها بالمبالغ المكتوبة في عمود "يجب" وتقل بمقدار "الائتمان". يحدث العكس مع حسابات الخصوم.
6. المجموع
ويسمى أيضا "الرصيد". إنه نتيجة لطرح قيمة الخصم مخصومًا منه الرصيد.
فيما يتعلق بالمربعات "المنفذ من قبل" ، "المنقحة من قبل" والمفوض من قبل "يتم وضع أسماء أو توقيعات الأشخاص المشاركين في إصدار السياسة والموافقة عليها. قد يختلف هذا وفقًا لمعايير كل شركة.
تشير المربعات "Auxiliar و" Diario "، إلى أسماء الأشخاص الذين قاموا بتمرير المعلومات إلى" الكتب المساعدة " و" الكتب اليومية "، والتي تعد أنواعًا أخرى من السجلات التي تعد جزءًا من نظام المحاسبة بأكمله.
رقم السياسة هو وسيلة لتحديد الوثيقة بحيث تكون مرتبطة بالسياسات السابقة ، أي أنها أرقام متتالية. يمكن لكل شركة إنشاء تسمية خاصة بها فيما يتعلق بهذا الجانب.
في الوقت الحاضر ، هناك أنظمة محاسبة محوسبة تسهل تسجيل العمليات التي تقوم بها الشركات.
من المهم أن تمتثل للمتطلبات التي وضعتها السلطات الضريبية في كل بلد.
