التدقيق التشغيلي: الخصائص والأهداف والإجراءات

المراجعة التشغيلية هي مراجعة منهجية لفعالية وكفاءة واقتصاد تشغيل المنظمة الخاضعة للرقابة الإدارية ، وتقديم تقرير عن نتائج التقييم إلى الأشخاص المناسبين ، إلى جانب توصيات بالتحسينات.

المراجعة التشغيلية هي تقييم موجه نحو المستقبل ، منهجي ومستقل عن الأنشطة التنظيمية. هذا النوع من التدقيق يختلف اختلافًا كبيرًا عن التدقيق الداخلي ، حيث يكون الهدف هو فحص مدى كفاية الضوابط وتقييم حيادية عرض البيانات المالية.

يمكن استخدام البيانات المالية في المراجعة التشغيلية ، لكن المصادر الرئيسية للأدلة هي السياسات والإنجازات التشغيلية المتعلقة بأهداف المنظمة.

عادة ما يتم إجراء عمليات التدقيق التشغيلية من قبل موظفي التدقيق الداخلي ، على الرغم من أنه يمكن تعيين متخصصين لإجراء مراجعات في مجالات خبرتهم.

المستخدمين الرئيسيين لتوصيات التدقيق هم فريق الإدارة ، وخاصة مديري المناطق التي تم استعراضها.

ملامح

التدقيق التشغيلي هو فحص للطريقة التي تدير بها المنظمة أعمالها ، من أجل الإشارة إلى التحسينات التي تزيد من كفاءتها وفعاليتها.

هذه العملية مماثلة لتلك الخاصة بأنواع أخرى من عمليات التدقيق ، مثل التدقيق المالي ، ولكن مع التدقيق التشغيلي ، يتم إجراء تحقيق أعمق بكثير في العمل.

لا يتركز في مشروع أو إدارة واحدة ، لأن كل قسم يلعب دورًا في عملية التشغيل العامة ومترابطة مع الأقسام الأخرى.

عمليات التدقيق التشغيلية موضوعية ، تتم بواسطة مدقق داخلي أو خارجي. إنها توفر منظوراً جديداً للجوانب الجيدة وغير الجيدة للممارسات والعمليات التنظيمية.

نوع

التدقيق التشغيلي في شركات التصنيع

تقوم الشركات التي تصنع المنتجات بإجراء عمليات تدقيق تشغيلية لفحص عملية التصنيع الخاصة بها.

تدفق العملية قيد التدقيق. هل يستفيد الموظفون من وقتهم؟ هل تترك المنتجات العملية بأسرع سرعة ممكنة؟ هل تُهدر المواد الخام بسبب سوء التصميم أو سوء الاستخدام؟

بعد التدقيق ، يمكن للشركة إجراء بعض التغييرات لتحسين حجم الإنتاج ، مما سيسمح لها بالتنافس مع منافسيها الأكثر كفاءة.

التدقيق التشغيلي في شركات الخدمات

تقدم العديد من الشركات خدمة لعملائها ، مثل الفنادق والمطاعم ومحلات تصليح السيارات أو الأجهزة المنزلية.

يمكن لهذه الشركات إجراء تدقيق تشغيلي للتحقق من تفاعل موظفيها مع العملاء. وبهذه الطريقة يمكنك قياس مقدار الوقت المستغرق لإجراء معاملة أو تقديم عرض تقديمي للمبيعات إلى عميل محتمل.

يمكن أيضًا استخدام المشترين الوهميين ، غير المعروفين للموظفين ، لقياس خدمة العملاء وتحسينها. يمكن أن تقوم عمليات التدقيق التشغيلية أيضًا بفحص الأمان ، والجداول الزمنية ، واستخدام مقدمي الخدمات الخارجيين ، والتكوين والمظهر المادي للشركة.

أهداف

الهدف من التدقيق التشغيلي هو تحديد ما إذا كانت الضوابط الداخلية للشركة ، وكذلك السياسات والإجراءات ، كافية لإنتاج مستوى أمثل من الكفاءة والفعالية.

هذا أمر بالغ الأهمية بالنسبة للشركات ، حيث أن الافتقار إلى الكفاءة والفعالية يعني عمومًا ارتفاع تكاليف التشغيل أو انخفاض المبيعات ، مما يمثل في بعض الأحيان عدم قدرة الشركة على الحفاظ على السوق والمنافسة فيه.

تتجه الشركات والمؤسسات الأخرى إلى عملية المراجعة التشغيلية للحصول على صورة جيدة عما إذا كانت الشركة تعمل بشكل جيد والحصول على أفكار جديدة حول كيفية التحسين.

يمكن للمؤسسات أن تتوقع تحقيق الأهداف الرئيسية التالية عند إجراء أي تدقيق تشغيلي:

التأثير على التغيير الإيجابي

فهم كيف ستؤدي العمليات والسياسات والإجراءات وأنواع الإدارة الأخرى في المستقبل إلى تحقيق أقصى قدر من الكفاءة والفعالية.

فهم المخاطر

يختلف نوع المخاطر المرتبطة بالأعمال والمخاطر التشغيلية ، من حالة توقف تام في العمل ، أو إغفال أو أخطاء الموظفين ، أو فشل نظام المعلومات ، أو فشل المنتج ، أو مشاكل الصحة والسلامة ، أو فقدان الموظفين الرئيسيين ، أو الاحتيال ، خسائر الموردين والتقاضي.

تحديد فرص التحسين

نتيجة لفهم المخاطر ، يمكن للمراجعين تحديد مكان إجراء التحسينات وكيفية تخفيف المخاطر وتحسين الفرص.

فئات المخاطر العامة ، حيث يجب أن تحدث التحسينات ، هي المخاطر التشغيلية والمخاطر المالية والمخاطر البيئية ومخاطر السمعة.

إبلاغ الإدارة العليا

يجب أن تظهر نتائج التدقيق في تقرير واضح ومفصل يوفر التحليل الموضوعي والتقييمات والتوصيات والتعليقات ذات الصلة على الأنشطة التي تم استعراضها.

عملية

بداية التدقيق

- تأسيس أول اتصال مع الجهة الخاضعة للتدقيق والقادة المعينين لشرح عملية التدقيق وجمع المعلومات الأساسية عن الشركة ، من أجل تحديد النقاط الحرجة.

- تقييم احتياجات وتوقعات الأطراف المعنية ، مع الأخذ في الاعتبار مستوى أداء الجهة الخاضعة للتدقيق ، ونتائج عمليات التدقيق السابقة ونضج نظام الإدارة الذي يتم تدقيقه.