الرقابة المحاسبية الداخلية: العناصر والأهداف والمثال
تغطي الرقابة المحاسبية الداخلية الأساليب التي تطبقها الشركة لضمان سلامة المعلومات المالية والمحاسبية ، وتلبية الأهداف التشغيلية والربحية ، ونقل سياسات الإدارة في جميع أنحاء المنظمة. هذه تتداخل مع إجراءات التشغيل العادية للشركة.
يستجيب هذا التراكب إلى نية حماية الأصول وتقليل الأخطاء والتأكد من تنفيذ العمليات بطريقة معتمدة. لا توجد أنظمة رقابة داخلية متطابقة ، لكن العديد من فلسفات الضوابط المتعلقة بالسلامة المالية والممارسات المحاسبية أصبحت ممارسات إدارية معيارية.
الرقابة الداخلية لها ثمن ، وهو أن أنشطة الرقابة غالبا ما تبطئ التدفق الطبيعي لعمليات الشركة ، والتي يمكن أن تقلل من كفاءتها الشاملة. المفهوم الرئيسي هو أنه حتى نظام الرقابة الداخلية الأكثر اكتمالا لن يلغي خطر الاحتيال أو الخطأ بشكل كامل.
سيكون هناك دائمًا بعض الحوادث ، عادةً بسبب ظروف غير متوقعة أو مجهود محدد دون داع من شخص يريد ارتكاب احتيال.
عناصر الرقابة المحاسبية الداخلية
فصل المهام
يتضمن الفصل بين المهام تقسيم مسؤولية المحاسبة والودائع وإعداد التقارير ومراجعة الحسابات. واجبات إضافية منفصلة ، وهناك فرصة أقل لموظف واحد ارتكاب أعمال احتيالية.
بالنسبة للشركات الصغيرة التي ليس لديها سوى عدد قليل من موظفي المحاسبة ، فإن مشاركة المسؤوليات بين شخصين أو أكثر ، أو تتطلب مراجعة المهام الحرجة من قِبل زملاء العمل يمكن أن تخدم نفس الغرض.
ضوابط الوصول
يمكن التحكم في الوصول إلى أجزاء مختلفة من نظام المحاسبة من خلال كلمات المرور والأقفال وسجلات الوصول الإلكترونية إبقاء المستخدمين غير المصرح به خارج النظام ، مع توفير وسيلة لتدقيق استخدام النظام لتحديد المصدر من الأخطاء أو التناقضات.
مراجعة الحسابات المادية
تشمل عمليات التدقيق المادي الحساب اليدوي للنقد وأي أصول مادية مسجلة في نظام المحاسبة ؛ على سبيل المثال ، المخزونات والمواد والأدوات.
يمكن أن يكشف العد الفعلي عن التناقضات المخفية جيدًا في أرصدة الحسابات ، والتي يتم تجاهلها في السجلات الإلكترونية.
يمكن إجراء عدد النقود في نقاط البيع يوميًا أو عدة مرات يوميًا. يجب أن يتم تنفيذ المشروعات الأكبر حجمًا ، مثل حساب المخزون اليدوي ، بشكل أقل تكرارًا ، وربما ربع سنوي.
وثائق موحدة
يمكن أن يساعد توحيد المستندات المستخدمة للمعاملات المالية - مثل الفواتير وعمليات الشراء الداخلية للمواد وإيصالات المخزون وتقارير نفقات السفر - في الحفاظ على الاتساق في حفظ السجلات بمرور الوقت.
يمكن أن يؤدي استخدام تنسيقات المستندات القياسية إلى تسهيل مراجعة السجلات السابقة من خلال البحث عن أصل بعض التباينات في النظام. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التقييس إلى تجاهل العناصر أو إساءة تفسيرها في تلك المراجعة.
أرصدة الاختبار
يضيف استخدام نظام محاسبة مزدوج القيد الموثوقية من خلال ضمان أن تكون الكتب متوازنة دائمًا. ومع ذلك ، قد تتسبب الأخطاء في عدم توازن النظام في أي وقت محدد.
يمكن أن يوفر حساب أرصدة الاختبار اليومية أو الأسبوعية معلومات دورية عن حالة النظام. يتيح لك ذلك اكتشاف التناقضات والتحقيق فيها في أسرع وقت ممكن.
التسويات الدورية
يمكن أن تضمن التسويات المحاسبية أن أرصدة النظام المحاسبي تتطابق مع أرصدة حسابات الكيانات الأخرى ، مثل البنوك والموردين والعملاء على الائتمان.
على سبيل المثال ، تتضمن تسوية البنك مقارنة الأرصدة النقدية وسجلات الودائع والإيصالات بين نظام المحاسبة والبيانات المصرفية.
قد تكشف الاختلافات بين هذه الأنواع من الحسابات التكميلية عن أخطاء أو تباينات في الحسابات نفسها. يمكنهم أيضًا إظهار أن الأخطاء يمكن أن تنشأ في الكيانات الأخرى.
سلطة الموافقة
إن مطالبة مديرين محددين بتخويل أنواع معينة من المعاملات يمكن أن يضيف طبقة من المسؤولية إلى السجلات المحاسبية. هذا يدل على أن المعاملات قد تم عرضها وتحليلها والموافقة عليها من قبل السلطات المعنية.
إن طلب الموافقة لتكون قادرة على القيام بنفقات كبيرة ومدفوعات يمنع الموظفين عديمي الضمير من تنفيذ معاملات احتيالية كبيرة بأموال الشركة.
أهداف
حماية أصول الشركة
الضوابط الداخلية مصممة تصميما جيدا حماية الأصول من الخسائر. قد تكون الخسارة خسارة عرضية ، تنتج عن أخطاء صادقة ارتكبها الناس. قد يكون أيضًا خسارة متعمدة ، ناتجة عن أنشطة احتيالية متعمدة.
ضمان موثوقية وسلامة المعلومات المالية
تضمن الضوابط الداخلية أن لدى الإدارة معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب وكاملة - بما في ذلك السجلات المحاسبية - لتخطيط العمليات التجارية ومراقبتها والإبلاغ عنها.
ضمان الامتثال للقوانين
تساعد الضوابط الداخلية في ضمان امتثال الشركة للعديد من القوانين واللوائح الوطنية والمحلية والوطنية التي تؤثر على العمليات التجارية.
تعزيز عمليات فعالة وفعالة
توفر الضوابط الداخلية بيئة يمكن فيها للمديرين والموظفين زيادة كفاءة وفعالية العمليات.
تحقيق الأهداف والغايات
يوفر نظام الضوابط الداخلية آلية للإدارة للإشراف على تحقيق الأهداف والغايات التشغيلية.
مثال
تحتاج الأصول السائلة دائمًا إلى حماية أكثر من الأصول غير السائلة ، لأنها أسهل في السرقة ؛ على سبيل المثال ، خذ النقدية.
النقدية هي الأصول الأكثر سيولة ويمكن أن يسرقها بسهولة أي موظف يديرها. لحماية النقدية للشركة هو أن يتم تطبيق الضوابط الداخلية الخاصة.
غالبًا ما تستخدم الرقابة الداخلية لفصل الواجبات النقدية. يتطلب هذا التحكم أن الشخص الذي يتلقى النقد من العميل والشخص الذي يقوم بتسجيل الإيصال النقدي في نظام المحاسبة لا يكون هو نفسه الموظف.
في الواقع ، تمضي بعض أنظمة الرقابة الداخلية خطوة إلى الأمام وتتطلب من الموظف تحصيل الأموال وإيداعها في البنك وآخر لتسجيلها في نظام المحاسبة.
من خلال تجزئة واجبات كل موظف ، لا يمكن لأي شخص جمع النقود وإيداعها وتسجيل البيع في الحسابات. هذا يمنع الاحتيال ، لأن الشخص لا يستطيع تحصيل جزء من النقود التي تم جمعها وتسجيل كمية أقل من الإيصال النقدي في نظام المحاسبة.
