التشخيص التنظيمي: نماذج التشخيص ، التقنيات ، مثال
التشخيص التنظيمي هو وسيلة فعالة لرؤية المنظمة لتحديد الفجوات بين الأداء الحالي والأداء المرغوب فيه ، وكيف يمكنها تحقيق أهدافها. يمكن أن يقتصر التشخيص على فريق أو مشروع أو شركة بشكل عام.
إنها عملية تنطوي على ثلاث خطوات: الدخول علنًا إلى نظام بشري ، وجمع بيانات صالحة عن تجارب مختلفة ، وردود الفعل على النظام لتعزيز أداء الشركة. إنه منهج منظم يقيم عملية وكفاءة المنظمة.
في جميع الحالات ، تعمل بنفس الطريقة: أولاً ، يتم إجراء تقييم للمؤسسة باستخدام طرق مختلفة (المقابلات ، والدراسات الاستقصائية ، والملاحظات ، وما إلى ذلك) ومصادر المعلومات المختلفة (الموظفون والقادة والعملاء والموردون) ، من أجل للحصول على الصورة الأكثر تحديدا ممكن.
والخطوة التالية هي مقارنة الحالة الحقيقية للموقف بالنتائج المرجوة ووضع خطة عمل ملموسة. الأنشطة التي سيتم تنفيذها ذات أولوية وتنفيذها.
في السنوات الأخيرة ، تطور التشخيص التنظيمي من كونه تقنية تستخدم كجزء من عملية التطوير التنظيمي إلى تقنية مهمة في حد ذاتها.
الهدف من التشخيص هو تحديد المشكلات التي تواجهها المنظمة. حدد أيضًا أسبابها حتى تتمكن الإدارة من تخطيط الحلول.
من بداية التطوير التنظيمي ، تحول التشخيص من كونه مقاربة سلوكية بحتة إلى كونه تشخيص أعمال استراتيجي ومتكامل ، والنظر في التدخلات البشرية بمعزل لاستكشاف تفاعلات الأشخاص في السياق الذي يعملون فيه.
يعتبر التشخيص الفعال للثقافة التنظيمية ونقاط القوة والضعف الهيكلية والتشغيلية أمرًا أساسيًا لأي تدخل تنظيمي ناجح.
نماذج التشخيص التنظيمية
يستخدم العديد من المهنيين النماذج التي طورها خبراء استشاريون وباحثون قاموا بتطبيقها لتوجيه أبحاثهم.
تحدد هذه النماذج الخصائص التنظيمية التي أثبتت أهميتها في الماضي. تساعد النماذج الموحدة أيضًا الاستشاريين في الحفاظ على الاتساق في جميع المشاريع.
لسوء الحظ ، ينطوي العمل مع الطرز المتاحة على خطر توليد الكثير من البيانات التي يصعب تفسيرها. أيضًا ، الفشل في مواجهة التحديات والمشاكل الحرجة للمؤسسة ، ولا تعكس السمات المميزة لها.
لتجنب هذه العيوب ، يقوم الاستشاريون بتكييف النماذج الموحدة للتكيف مع المنظمة وظروفها.
يمكن أن تكون نماذج التشخيص التنظيمية ضمن أنظمة مفتوحة أو أنظمة مغلقة.
نموذج النظم المفتوحة
تشير نماذج الأنظمة المفتوحة إلى أن جميع المكونات داخل المؤسسة مترابطة. لذلك ، فإن تغيير أحد المكونات سيكون له تأثير على المكونات الأخرى.
تراعي نماذج الأنظمة المفتوحة البيئة الخارجية للمؤسسة وتراعي آثارها على القرارات والتغييرات.
هذا يثير فكرة أن المنظمات هي مجموعة من المهام المعقدة للغاية من المهام والقيادة والتغيير واتخاذ القرارات.
على الرغم من أن هذا التعقيد كبير للغاية ولا يمكن اعتباره دفعة واحدة ، إلا أن نموذج الأنظمة المفتوحة يدعم المفهوم القائل بأن الكل أقوى وأكثر فاعلية من كل مكون على حدة.
ردود الفعل
نموذج الأنظمة المفتوحة مثير للاهتمام لأنه يدعم دورة من الملاحظات المستمرة طوال العملية.
نحن ننظر في المدخلات ، مثل المعلومات ورأس المال البشري ، والتحولات مثل المكونات الاجتماعية والتكنولوجية ، والمنتجات (السلع والخدمات ورأس المال الفكري) في سياق البيئة الخارجية التي تعمل فيها المنظمة.
في كل فئة من هذه الفئات ، توجد تعليقات مستمرة ، والتي تعمل على تقدم المؤسسة. كما أنه يساعد على إعادته ، لإعادة التفكير في المفاهيم أو الأفكار التي لم تنجح وتحتاج إلى تحسين.
هذا مشابه لفكرة تشجيع التجربة والخطأ: تدرب على أشياء كثيرة والحفاظ على ما ينجح. يمكن اعتبار التواصل عنصرا هاما في هذا النموذج ، لضمان ردود فعل فعالة وفي الوقت المناسب.
نموذج النظم المغلقة
لا يعزز نموذج الأنظمة المغلقة المرونة والقدرة على التكيف ، لأنه يتجاهل تمامًا البيئة الخارجية ويركز تمامًا على المكونات الداخلية.
في الوقت الحالي ، يمثل تجاهل القوى الخارجية علامة على وجود منظمة ضعيفة ، محكوم عليها بالأزمة أو الفشل ، لأنها لن تكون مستعدة بشكل كاف لمواجهة التغييرات التي تنشأ.
بالإضافة إلى ذلك ، تدعم نماذج الأنظمة المغلقة مفهوم عمل الأشياء بشكل صحيح.
هذا يحد من نمو المنظمة وأعضاء فريقها ، لأنه لا يروج لأي نوع من التطوير أو يعزز التعلم التنظيمي ، وهو أمر ضروري مرة أخرى في عالم اليوم المتغير.
تقنيات
طرق التشخيص
هناك العديد من الطرق لتحليل وتشخيص المنظمات وظواهرها. فيما يلي الطرق الأكثر استخدامًا:
- استبيانات.
- مقابلات
- الملاحظة.
- تحليل السجلات والدوريات وتقارير التقييم والأدبيات التنظيمية الأخرى.
- تحليل بيانات المنظمات وعدة وحدات.
- فرق العمل ومجموعات المهام.
- ورش العمل لتحديد المشاكل / حل المشاكل.
- الندوات والندوات والبرامج التدريبية.
- تسجيل وفحص الحوادث الخطيرة.
العملية العامة
كانت عملية استخدام أداة التشخيص التنظيمية هي أولاً فهم المؤسسة والصناعة التي تعمل بها.
ثم يتم إجراء تحقيق ومقابلة أعضاء في هذه الصناعة. يتم إنشاء الأسئلة المهيكلة لإجراء المقابلات مع بعض الأعضاء الرئيسيين في المنظمة لتشخيصها.
إن الأمر يتعلق أيضًا بالحضور في مكاتب وممرات المنظمة لمراقبة بعض الجوانب التنظيمية قيد التقدم.
من هناك يذهب إلى الوثائق ، والتي هي عملية بسيطة ومباشرة لتقسيم المعلومات التي تم سماعها ، لاحظت ولاحظت في نموذج التشخيص التنظيمي.
تقنيات التدخل
مع أن تصبح منظمات التشخيص التنظيمي أكثر فاعلية من خلال تشجيع التخفيضات في الاختلافات بين القوة والوضع. أيضا في الاتصالات المفتوحة ، صنع القرار التشاركي ، التعاون ، التضامن وتنمية الإمكانات البشرية لأعضائها.
لتعزيز التغيير والتطوير ، طور مستشارو التطوير التنظيمي مجموعة واسعة من تقنيات التدخل. بعد ذلك ، ملخص لهذه التدخلات ، تم تجميعها بواسطة جزء من النظام التنظيمي الذي يتم توجيهه إليه بشكل أكثر مباشرة.
الموارد البشرية
تغيير أو اختيار المهارات والمواقف والقيم من خلال البرامج والدورات التدريبية ، والتوظيف ، والاختيار ، وتقديم المشورة ، والتنسيب ، وبرامج لإدارة الإجهاد والصيانة الصحية
السلوك والعمليات
التغييرات في عمليات التفاعل ، مثل صنع القرار والقيادة والاتصال ، من خلال التدريب وبناء الفريق والتشاور مع العملية وتدخل الطرف الثالث لحل النزاع.
ردود الفعل من بيانات المسح للتشخيص الذاتي والتخطيط للإجراءات.
الهياكل التنظيمية والتقنيات
إعادة تصميم العمل والإجراءات الإدارية وآليات المكافآت وتقسيم العمل وآليات التنسيق وإجراءات العمل.
الأهداف والاستراتيجيات والثقافة التنظيمية
تعزيز توضيح الأهداف وصياغة الاستراتيجيات من خلال ورش العمل والتمارين. تسهيل روابط التعاون بين المنظمات. دراسة وتغيير ثقافات الشركات (القيم والمعايير والمعتقدات).
مثال
التشخيص التنظيمي هو شكل من أشكال التدخل ، لأنه يقطع العمليات الروتينية للمنظمة. يمكن أن يؤثر على توقعات الأعضاء فيما يتعلق بالتغيير ، ويمكن أن يؤثر على طريقة تفكيرهم في أنفسهم ومنظماتهم.
حالة ناسا
يمكن إجراء تحليل لمحاولة وكالة ناسا لتنفيذ الابتكار المفتوح ، والذي كان لتبادل الأفكار وحل المشاكل مع المنظمات الأخرى في جميع أنحاء العالم ، استجابة لخفض ميزانياتها. يمكن تعريف نظام الموارد البشرية الخاص بك على النحو التالي:
- العمل غير المنظم: العديد من المشاريع قيد التشغيل في نفس الوقت.
- لا توجد عمليات تحدد كيفية أو ماذا ستدرس في المشروعات.
- هناك تسلسل هرمي وعمليات واضحة ، والتي تسمح بالنجاح في مجال يحتاج إلى الكثير من الخبرة.
- يوفر طريقة لكيفية القيام بالمهام بناءً على من يريد العمل على ماذا ، وما مجموعة المهارات التي تعمل ، إلخ.
- ثقافة عدم إطلاق النار على الناس.
- العديد من المقاولين في المكتب ، الذين كانوا أول من يتم فصله خلال تخفيضات الميزانية.
- أعضاء الفريق معاملة جيدة للغاية.
- الحد الأدنى للتعويضات ، رغم أن ذلك لا يؤثر على الثقافة التنظيمية. يريد الناس أن يكونوا هناك وهذا هو السبب وراء قبولهم للحد الأدنى من الرواتب.
- يفكر الموظفون في وكالة ناسا كصاحب عمل متميز ، لأنه يتيح للناس أن يكونوا مبدعين وأن يساهموا في فكرة جديدة ، أو أي شيء لم يحدث من قبل.
تدخلات نفذت
في هذه الحالة ، لم تكن المنظمة تشتري فكرة الابتكار المفتوح. كان هذا المشروع مصممًا لمواصلة تحقيق نتائج الجودة لناسا. تطلب تعاونًا خارجيًا من وكالة ناسا ، نظرًا للتغيرات في البيئة الخارجية ، والتي كانت عبارة عن تخفيضات في الميزانية.
تم تقديم تدخلات مثل الدورات التدريبية وفرص التعليقات ومكافآت المشاركة في الابتكار المفتوح. كما تم إنشاء قائمة مرجعية لجعل الابتكار المفتوح قابلاً للاستخدام من قبل ناسا.
كل هذه التدخلات التي اتخذها وكلاء التغيير في حالة ناسا عملت في النهاية على التوفيق بين النزاعات الناشئة عن انخفاض الموارد ، والقلق من البقاء على قيد الحياة ، وانخفاض الدافع ومقاومة التغيير.
يمكن استخدام التدخلات المناسبة ، مثل العمل على مواءمة رؤية الشركة مع واقع العمليات اليومية ، للتوفيق والحصول على نتائج إيجابية عند وجود تعارضات.
