مبادئ 11 من الرقابة الإدارية الرئيسية
مبادئ الرقابة الإدارية هي القواعد العامة الواجب اتباعها في عملية تحليل ما إذا كانت الإجراءات تنفذ كما هو مخطط لها واتخاذ التدابير التصحيحية اللازمة لتأكيد التخطيط.
الإدارة تعني محاولة تحقيق أفضل استخدام ممكن للموارد المتاحة لتحقيق هدف الشركة. لذلك ، تشمل الإدارة جميع عمليات الشركة.
الضوابط الإدارية هي مجموعة الإجراءات اللازمة لتحقيق الكفاءة الإدارية والاقتصادية. كجزء لا يتجزأ من نظام الرقابة الداخلية للمنظمة ، فإن هدفها هو ضمان التنفيذ الكامل وفي الوقت المناسب لسياسات وخطط الإدارة.
تتضمن بعض أمثلة الضوابط الإدارية التغييرات الإجرائية وتدريب الموظفين وتثبيت علامات التحذير.
يمكن تقسيم المبادئ الأساسية للرقابة الإدارية إلى 11 فئة ، والتي تعكس غرضها وطبيعتها وهيكلها وعمليتها. وترد أدناه مبادئ الرقابة الإدارية هذه.
المبادئ الأساسية للرقابة الإدارية
مبدأ تأمين الهدف
الهدف الأساسي للرقابة الإدارية هو تحقيق الأهداف. يتم ذلك عن طريق اكتشاف العيوب في الخطط.
يجب اكتشاف الانحرافات المحتملة أو الفعلية للخطط بما يكفي للسماح باتخاذ إجراءات تصحيحية فعالة.
مبدأ كفاءة الضوابط
يجب أن يكتشف نظام الرقابة الإدارية ويسلط الضوء على أسباب الانحرافات عن الخطط بأقل تكلفة ممكنة.
مبدأ الكفاءة مهم بشكل خاص في التحكم ، لأن التقنيات تميل إلى أن تكون مكلفة ومرهقة.
قد يتم استيعاب المدير في السيطرة بحيث أنه قد ينفق أكثر من اللازم للكشف عن الانحراف. الضوابط التي تتعارض بشكل خطير مع سلطة المرؤوسين أو مع دوافع أولئك الذين ينفذون الخطط ، غير فعالة.
مبدأ مسؤولية السيطرة
تقع المسؤولية الرئيسية عن ممارسة الرقابة على عاتق المدير المسؤول عن تنفيذ الخطط. لا يمكن إلغاء مسؤوليتك أو إلغاؤها دون تغيير هيكل المنظمة.
يجب إعطاء مسؤولية التحكم لأشخاص محددين في كل مرحلة من مراحل العملية.
يوضح هذا المبدأ البسيط الدور النادر الفهم للغاية لوحدات التحكم ووحدات التحكم.
تعمل هذه الوكالات كخدمة توفر معلومات التحكم. ومع ذلك ، لا يمكنهم ممارسة السيطرة إلا إذا مُنحوا السلطة الإدارية والمسؤولية عن الأشياء الخاضعة للرقابة.
مبدأ الوقاية
السيطرة ، مثل التخطيط ، يجب أن تتطلع إلى أن تكون وقائية. غالبًا ما يتم إهمال هذا المبدأ ، ويعزى ذلك إلى حد كبير إلى أن السيطرة اعتمدت بشكل أكبر على البيانات الإحصائية والمحاسبية ، بدلاً من الاعتماد على التوقعات والتوقعات.
على الرغم من أن التوقعات ليست دقيقة ، إلا أنها أفضل من السجلات التاريخية. من الناحية المثالية ، يجب أن يوفر نظام التحكم ردود فعل فورية لتصحيح ، بمجرد حدوث ذلك ، الانحرافات عن الأداء المطلوب.
إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيجب أن يستند عنصر التحكم إلى التنبؤات ، من أجل التنبؤ بالانحرافات في الوقت المناسب. يجب إيلاء المزيد من الاهتمام للوقاية من أوجه القصور بدلاً من علاجها بعد حدوثها.
على سبيل المثال ، تساعد التنبؤات النقدية في الحفاظ على ملاءة الشركات وتوقع حدوث عجز نقدي ومنعها.
مبدأ الرقابة المباشرة
الغالبية العظمى من الضوابط المستخدمة اليوم تستند إلى حقيقة أن البشر يخطئون. وغالبًا ما يتم استخدامها كعناصر تحكم غير مباشرة تهدف إلى اكتشاف الأخطاء ، غالبًا بعد وقوعها.
كلما كان ذلك ممكنا ، يجب استخدام الضوابط المباشرة التي تهدف إلى منع الأخطاء. يمكن أن يؤدي تحسين جودة المديرين إلى تقليل الحاجة إلى استخدام عناصر التحكم غير المباشرة. يرتكب المديرون ذوو الجودة العالية أخطاء قليلة جدًا ويقومون بجميع وظائفهم لتحقيق أفضل ميزة.
مبدأ انعكاس الخطط
التحكم هو مهمة التأكد من تنفيذ الخطط بفعالية. لذلك ، يجب أن تعكس تقنيات التحكم الطبيعة المحددة للخطط وهيكلها.
كلما كانت خطط المؤسسة أوضح وأكثر اكتمالا والمزيد من الضوابط مصممة لتعكس هذه الخطط ، كلما كانت الضوابط أكثر فعالية في تلبية الاحتياجات.
على سبيل المثال ، ينبغي أن تستند مراقبة التكاليف إلى التكاليف المخططة لنوع محدد ومحدد.
مبدأ الهرم
يجب الإبلاغ عن بيانات التعليقات أولاً في أسفل الهرم ؛ وهذا هو ، للمشرفين وحتى للموظفين التشغيل الذين هم في أدنى المستويات.
هذا سيتيح للموظفين الفرصة للسيطرة على مواقفهم ، بالإضافة إلى تسريع الإجراءات التصحيحية.
مبدأ الملاءمة التنظيمية
يتوافق نظام الرقابة الإدارية مع مجال السلطة الإدارية ويجب أن يعكس هيكل المنظمة.
عندما يتم تكييف نظام الرقابة الإدارية على هيكل المنظمة ، فإنه يحدد مسؤولية العمل ويسهل تصحيح انحراف الخطط.
وبالمثل ، ينبغي تكييف المعلومات لتقييم الأداء فيما يتعلق بالخطط لموقف المدير الذي سيستخدمها. بمعنى آخر ، يجب أن تكون جميع الأرقام والتقارير المستخدمة لأغراض الرقابة من حيث المنظمة.
مبدأ الفردية للضوابط
تكون الضوابط فعالة عندما تكون متسقة مع الموقف والمسؤولية التشغيلية والكفاءة واحتياجات الفرد المعني.
يختلف النطاق والمعلومات التفصيلية المطلوبة وفقًا لمستوى ووظيفة الإدارة.
وبالمثل ، يفضل المديرون المختلفون أشكال ووحدات تقارير المعلومات المختلفة. لذلك ، يجب أن تفي الضوابط بالمتطلبات الفردية لكل مدير.
مبدأ السيطرة على النقاط الحرجة
جميع العمليات لديها بعض نقاط الضعف أو النقاط الحرجة. هذه هي التي تسبب معظم المشاكل وتؤدي إلى انحرافات كبيرة.
يجب على المدير ، أثناء ممارسته السيطرة ، التركيز على العوامل الحاسمة لتقييم الأداء.
سيكون من غير الضروري وغير الاقتصادي بالنسبة للمدير التحقق من كل تفاصيل الأداء. لذلك ، يجب أن تركز انتباهك على نقاط الأداء الحرجة.
مبدأ العمل
تبين أن التحكم مضيعة للوقت إذا لم يتم اتخاذ تدابير تصحيحية. قد يكون من بين الإجراءات التصحيحية إعادة تحديد الخطط ، أو إعادة التنظيم ، أو استبدال أو تدريب مرؤوس ، أو تحفيز الموظفين ، إلخ.
يتم تبرير التحكم فقط عندما يتم تصحيح الانحرافات المشار إليها في الخطط من خلال التخطيط والتنظيم والموظفين والإدارة المناسبين.
