قسم التحكم: الأنواع ، العوامل التي تحددها والأمثلة
قسم التحكم هو مفهوم يشير إلى عدد الإدارات والموظفين الذين يمكن للمدير إدارتها بكفاءة وفعالية. يحدد هذا أساسًا عدد المديرين والمستويات التي ستحصل عليها الشركة.
عند إنشاء أقسام مختلفة ، تم تقسيم العمل وتحديد مناطق المجال ، يواصل المديرون اختيار سطر الأوامر. وبهذه الطريقة ، يحددون من يعتمد على من ، مع الإشارة أيضًا إلى عدد الموظفين الذين يمكن للمدير حمايتهم بكفاءة وفعالية.
يُطلق على هذا الافتراض أحيانًا امتداد القيادة أو النطاق الإداري أو قدرة التحكم ، مما يشير إلى عدد العمال الذين يجب أن يستجيبوا للمدير ، وبالتالي عدد المرؤوسين الذين قد يشرف عليهم الأخير.
بينما يكون قسم التحكم أكبر أو يكون الامتداد الإداري أكبر ، فسيكون عدد المرؤوسين أعلى لكل مدرب. إذا كانت القدرة الإدارية أقل أو تم ضبطها أكثر ، فسيكون عدد الموظفين المسؤولين أقل.
نوع
قسم مراقبة واسعة
في حين أن قسم التحكم أكبر ، ستكون المؤسسة أكثر كفاءة من حيث التكاليف.
ومع ذلك ، يمكن العثور على أن قسم التحكم واسع جدًا يؤثر على أداء الموظفين في جوانب معينة. يحدث هذا لأن المشرفين لن يكون لديهم الوقت لتقديم المساعدة والقيادة التي يحتاجون إليها.
مصلحة
- يضطر المشرفون إلى تفويض المهام.
- الهيكل التنظيمي أقل السمنة ، وأكثر شقة.
- يجب وضع سياسات واضحة للغاية للإدارة الإدارية ووضعها.
- يتم اختيار العناصر الفرعية بعناية حتى يتمكنوا من أداء النشاط المفوض.
عيوب
- صنع القرار أبطأ.
- يميل المديرون إلى إرهاقهم.
- قد يحدث فقدان مؤقت للرقابة الإشرافية.
- قد تحدث مشاكل الاتصال.
-إدارة إدارية استثنائية وعالية الجودة من جانب المديرين هو المطلوب.
- مطلوب الموظفين لتكون أكثر استعدادا.
- قسم التحكم الضيق
تسمح أقسام التحكم الضيقة للمدير بالحصول على تحكم أكثر صرامة. ومع ذلك ، لديهم أيضا بعض العيوب.
مصلحة
- يظهر الإشراف الدقيق.
- هناك اتصال سريع بين الرؤساء والمرؤوسين ، وبالتالي يكون له تأثير على صنع القرار.
- يتم التحكم بشكل أكبر في العمليات.
عيوب
- مع زيادة المستويات الإدارية ، يتناقص اتخاذ القرارات. بالإضافة إلى ذلك ، بشكل عام ، الإدارة العليا معزولة ، لأن هناك مسافة مفرطة بين المستويات العليا والسفلى.
- بسبب الزيادة في المستويات الإدارية ، هناك تكلفة عالية.
- يتسبب في إشراف أكبر ، ويميل الرؤساء للتدخل في عمل العمال ، مما يقوض حرية العامل واستقلاليته.
- يجعل الهيكل التنظيمي أكثر سمنة وأوسع.
- يولد التواصل الرأسي أكثر تعقيدا داخل المنظمة.
العوامل التي تحدد ذلك
في كل مستوى من مستويات التسلسل الهرمي ، يختلف عدد المرؤوسين أو قسم التحكم الذي يتولى رئيسه مسؤولية مباشرة. ومع ذلك ، فإن عدد العمال الذين يمكنهم الإشراف عليهم يعتمد على عوامل مختلفة ، وليس على مستوى التسلسل الهرمي.
بشكل عام ، يجب أن يكون القسم صغيرًا عندما يجب أن يكون الرؤساء منخرطين عن كثب مع المرؤوسين ، ويمكن أن يكون أكبر عندما لا يحتاج المشرفون إلى الكثير من الاتصال مع المرؤوسين.
فيما يلي العوامل المختلفة التي تؤثر على تحديد قسم التحكم:
- دقة تمثيل السلطة.
- تدريب المرؤوسين.
- استخدام الخطط الموضوعية.
- شفافية المشاريع.
- طرق الاتصال.
- الموقع الجغرافي لل subalterns.
- سرعة التغييرات أو استقرار العمليات.
- عواقب الاجتماعات.
- إضفاء الطابع الرسمي على المهام.
- التفاعل الشخصي اللازم.
- مستوى التكنولوجيا.
- قدرة المدير.
- كمية المساعدين المستخدمة.
- المهن حسب المستويات.
- صعوبة المهام.
- تجربة وتدريب subalterns.
- الحاجة إلى الإشراف الدقيق أو التنسيق.
إضفاء الصفة الرسمية
إنه يشير إلى درجة التوحيد التي قد تكون لها المراكز أو المناصب في الشركة.
إذا كان للمركز إضفاء طابع رسمي عالي ، مع وصف للموقف صريح وواضح الإجراءات التي يتعين القيام بها ، فإن الشخص الذي يشغلها ليس لديه سوى هامش ضيق لممارسة السلطة على ما يمكنه القيام به وبأي طريقة.
يحدث هذا لأن ما يتم السعي إليه مع إضفاء الطابع الرسمي هو أن العمال يتعاملون مع نفس المدخلات والشكل المحدد بالفعل ، من أجل الحصول دائمًا على إنتاج ثابت وموحد.
عندما تكون هناك درجة منخفضة من الشكل الرسمي في الشركة ، يلاحظ أن الإجراء المتوقع في الموضع غير مبرمج. لذلك ، يتمتع العمال بمزيد من الحرية والاستقلال لممارسة سلطتهم في مكان العمل.
أمثلة
هناك حد فيما يتعلق بعدد المرؤوسين الذين يجب أن يقدموا تقارير إلى المدير ، حتى يتمكن من تطوير عمله بكفاءة وفعالية.
على سبيل المثال ، يمكن مراقبة وتوجيه بائعي الكتالوج بكمية أكبر ، حيث يمكن التحكم في أنشطتهم بسهولة. بمعنى أن قسم التحكم أوسع في مستويات التشغيل.
من ناحية أخرى ، عندما يقوم العمال الخاضعين للإشراف بأنشطة غير متكررة وأكثر فكرية ، يتم تقليل قسم التحكم ، لأن درجة المضاعفات الإشرافية تزداد.
التحقيقات المنفذة
في عام 1937 ، أظهر الباحث الفرنسي VA Graicunas أن العلاقات التنظيمية المحتملة تتزايد هندسيا ، مع زيادة خطية في عدد المرؤوسين المباشرين.
اعتبرت Graicunas أن المدير G سيكون له نوع معين من العلاقات التنظيمية مع فرعين تابعين A و B. على سبيل المثال ، ستكون هناك ست علاقات بين هؤلاء الأشخاص الثلاثة ، كما هو موضح أدناه:
- التوجيهات الفردية: GA و GB
- توجيهات المجموعة: GAB و GBA
- الحروب الصليبية: AB و BA
استخدم لورش جاي ولورنس بول عام 1967 قسم تحكم متوسط لقياس أبعاد الهيكل التنظيمي. اعتبروا مؤشرا على انخفاض هيكل أقسام التحكم من عشرة subalterns ، وكمؤشر على ارتفاع هيكل أقسام ثلاثة إلى خمسة subalterns.
الفرق الثقافي
هناك شيء وثيق الصلة بالفرق الثقافي عند تحديد قسم التحكم.
كشفت دراسة أجريت في شركات يابانية في الولايات المتحدة أن المشرفين الأساسيين كانوا يتحكمون في 15 عاملاً في المتوسط. من ناحية أخرى ، كان عدد الشركات الأمريكية 30.
يتم تفسير هذا الاختلاف أن اليابانيين يولون أهمية أكبر نسبياً لمعرفة كل موظف ، وهي عملية تتطلب المزيد من الاتصال والجهد.
