بروتوكول الأعمال: الخصائص ، ما هو ، أمثلة

بروتوكول الأعمال هو مجموعة من المعايير الاجتماعية والرسمية التي تعتمدها الشركة للامتثال. وتتمثل مهمتها في وضع مبادئ توجيهية للسلوك والحدود التي تحكم تصرفات جميع أعضاء الشركة.

هذه الهيئة المعيارية ، التي يتم تضمينها عادة في دليل أو وثيقة ، تنظم بشكل عام السلوك الداخلي والخارجي للشركة. إنها مدونة لقواعد السلوك المعمول بها في الثقافة التنظيمية للشركة.

يحدد بروتوكول الأعمال قواعد التعايش بين مستويات العمل المختلفة للشركة ومعايير الاتصال التي يجب أن تسود خارجها.

تستوفي بروتوكولات الأعمال القواعد والخطوات التي يجب اتباعها للتخطيط والتطوير والتحكم في الإجراءات التي تنفذها الشركة. قد تتضمن هذه القواعد القواعد التي وضعتها الدولة.

مثال على بروتوكول الأعمال هو الطريقة التي يستجيب بها السكرتير لمكالمة هاتفية بطريقة ودية. أيضا ، معاملة محترمة لسائق شركة النقل أثناء نقل الركاب إلى المطار.

خصائص بروتوكول الأعمال

قبل الإشارة إلى خصائص بروتوكول الأعمال ، يجب الإشارة إلى أصل المصطلح بوضوح من أجل تحديد محتواه بشكل أفضل.

يأتي البروتوكول من " البروتوس " اللاتينية ، والذي يعني "ما يحدث قبل شيء" ، و " kollos " الذي يشير إلى فعل الالتصاق أو لصق شيء ما.

يُعرّف قاموس الأكاديمية الملكية للغة الإسبانية بأحد معانيها على أنه " مجموعة من القواعد التي تحددها القاعدة أو العرف في الاحتفالات والأفعال الرسمية أو الرسمية".

البروتوكول هو وصف لمعايير السلوك التي يجب اتباعها في شركة أو مؤسسة. وهو يصف إرشادات السلوك وإجراءاته للقيام بعمل ما أو في موقف معين.

يجب أن ينقل بروتوكول الأعمال للعملاء جوهر الشركة ، وهذا هو السبب في كونه جزءًا من فلسفته وصوره. هناك أنواع مختلفة من البروتوكول: الأعمال التجارية والدينية والرسمية والرياضية والاجتماعية ، إلخ.

خصائص بروتوكول الأعمال الجيدة هي

1- لا ينظمها القانون ، لكنه متوافق تمامًا داخل الشركة من قبل أعضائها.

2- إنه عملي ، لأنه ينظم المواقف المعتادة التي تحدث في الشركة. وبهذه الطريقة يتم تجنبها كونها وثيقة عادية دون مراعاة العمال.

3 - يمكن الوصول إليها من قبل جميع أعضاء المنظمة ، لأنها تضع إرشادات سلوك لكل حالة عمل.

4- هذا أمر مفهوم ، لأنه يجب أن يكون مكتوبًا بلغة واضحة حتى يتمكن جميع موظفي الشركة من الاستيعاب والامتثال دون عذر.

5- مرن ، من حيث المبدأ ، لأنه يجب تعديل القواعد الموضوعة لكل موقف في الشركة ، حتى في أوقات الأزمات. ولكن أيضًا لأنه يمكن أن يتغير بمرور الوقت والتكيف مع التغييرات.

ما هو بروتوكول الأعمال ل؟

وضع قواعد السلوك

يعمل إعداد إرشادات السلوك داخل الشركة في دليل البروتوكول على تنظيم سلوك أعضائها ويخلق ثقافة تنظيمية.

بدون بروتوكول ، فإن علاقات العمل والتواصل بين الشركة والعملاء ستكون فوضى تامة. لن يكون هناك احترام للتسلسلات الهرمية وغياب قواعد السلوك سيؤدي إلى عدم احترام مستمر ومواجهات داخلية.

لا يمكن الوفاء بالترتيب الهرمي بدون بروتوكول الأعمال ، مما يغير الهيكل التنظيمي للشركة.

دليل للأنشطة الاجتماعية

من وجهة نظر الملصق ، يعد البروتوكول ضروريًا أيضًا لتنظيم الأنشطة الاجتماعية ذات الصلة بالشركة وتنفيذها.

يساعد البروتوكول في توطيد مكانة الشركة بين موظفيها ومع شركائها: العملاء والمساهمين والموردين والسلطات ، إلخ.

تأسيس صورة الشركة

إنه جزء من الصورة المؤسسية للشركة ، لأنه يرشد ويوجه الإجراءات الإيجابية لأعضاء الشركة. لا تعتمد صورة الشركة فقط على المنتج أو الخدمة في حد ذاتها التي توفرها ؛ ولكن من مجموع العناصر التي تدور حول ذلك.

البروتوكول مفيد وضروري للشركات لأنه يساهم في تحسين العلاقات الإنسانية ويعزز صورة الشركة. عندما يمتد إلى جميع مجالات المنظمة ، فإنه يساعد على تحقيق بيئة عمل صحية ومتناغمة.

خلق ثقافة الشركة

كما أنه يخلق ثقافة العمل والعمل من خلال تثقيف العمال والمديرين حول الحاجة إلى التكامل والتعاون مع الأهداف التنظيمية. كما أنه يساعد على توجيه علاقات ممثلي الشركة مع شركائهم وعملائهم.

أمثلة على بروتوكول الأعمال

يغطي بروتوكول الأعمال الإجراءات الموضوعة في مؤسسة الأعمال لتنظيم الأحداث: الاجتماعات ، الزيارات ، المؤتمرات ، المفاوضات ، أحداث البروتوكول ، إلخ.

ولكنه ينطوي أيضًا على طريقة التواصل (التواصل الداخلي) بين أعضاء المنظمة ومع العملاء وما يتصل بها (التواصل الخارجي). يتضمن ذلك طريقة الرد على مكالمة هاتفية ، أو طريقة ارتداء الزي الرسمي أو طريقة ارتداء الملابس.

وبالمثل ، فإنه يشمل أسلوب الكتابة لخطاب أو بريد إلكتروني وجميع العناصر اللازمة لتعزيز صورة الشركة للشركة.

مثال على بروتوكول الأعمال هو استقبال مكالمة هاتفية. في شكل الرد والتحية والعرض التقديمي ، توجد ثقافة أعمال كاملة. وبالتالي ، فهو عنصر يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالنشاط التجاري أو صورة العلامة التجارية.