إدخالات دفتر اليومية: ما هي العناصر والعناصر والأمثلة الخاصة بها

إدخالات دفتر اليومية هي سجلات المعاملة التي تعد جزءًا من دفتر اليومية. لذلك ، يتم استخدامها لتسجيل المعاملات التجارية في السجلات المحاسبية للشركة.

يمكن تسجيلها في دفتر الأستاذ العام ، ولكن أيضًا في بعض الأحيان في كتاب إضافي ، والذي سيتم تلخيصه ونقله إلى دفتر الأستاذ العام. يتم استخدام دفتر الأستاذ العام لإنشاء البيانات المالية للشركة. نتيجة لذلك ، ستعمل إدخالات دفتر اليومية على تغيير أرصدة الحسابات في دفتر الأستاذ العام مباشرةً.

في أنظمة المحاسبة اليدوية أو الآلية ، يتم تسجيل المعاملات التجارية لأول مرة في مجلة. من هنا تأتي مدة إدخالات دفتر اليومية.

هم جزء مهم من المحاسبة. قد تتكون من عدة سجلات ، يكون كل منها دائن أو دائن. يجب أن يكون إجمالي المبالغ المدينة مساويًا لمجموع الأرصدة ، وإلا فسيتم القول بأن إدخال دفتر اليومية "غير متوازن".

يمكن أن تسجل إدخالات دفتر اليومية عناصر فريدة أو عناصر متكررة ، مثل إهلاك السندات أو إطفاءها.

لماذا هم ل؟

إدخالات دفتر اليومية هي الخطوة الأولى في دورة المحاسبة وتستخدم لتسجيل جميع المعاملات التجارية في نظام المحاسبة.

عند حدوث أحداث تجارية خلال الفترة المحاسبية ، يتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية في المجلة العامة لإظهار كيفية تغيير الحدث لمعادلة المحاسبة.

على سبيل المثال ، عندما تنفق الشركة مبالغ نقدية لشراء سيارة جديدة ، يتم تخفيض أو تقييد الحساب النقدي ، ويتم زيادة أو خصم حساب السيارة.

المنطق وراء إدخال دفتر اليومية هو تسجيل كل معاملة تجارية في مكانين على الأقل ، والمعروفة باسم محاسبة الإدخال المزدوج.

على سبيل المثال ، عند إنشاء عملية بيع نقدية ، يؤدي ذلك إلى زيادة كل من حساب المبيعات والحساب النقدي. إذا اشتريت منتجات عن طريق الائتمان ، فسيؤدي ذلك إلى زيادة كل من حسابات الدفع وحساب المخزون.

يجب أرشفة إدخالات دفتر اليومية والوثائق المصاحبة لها لعدة سنوات ، على الأقل حتى لم يعد من الضروري مراجعة البيانات المالية للشركة.

يجب تضمين الحد الأدنى لفترة الحفاظ على إدخالات دفتر اليومية في سياسة أرشيف الشركة.

نظم المحاسبة المحوسبة

تسجل أنظمة المحاسبة المحوسبة تلقائيًا غالبية معاملات الأعمال في حسابات دفتر الأستاذ العام.

يقومون بذلك فورًا بعد إعداد فواتير المبيعات ، وإصدار الشيكات للدائنين ، ومعالجة إيصالات العملاء ، إلخ.

لذلك ، لن يتم عرض إدخالات دفتر اليومية لمعظم المعاملات التجارية ، مثل فواتير العميل أو المورد. لا يتم استخدام إدخالات دفتر اليومية لتسجيل الأنشطة ذات الحجم الكبير.

في برنامج المحاسبة ، يتم إدخال إدخالات دفتر اليومية عادةً باستخدام وحدات منفصلة ، مثل الحسابات المستحقة الدفع ، والتي لها دفتر مساعد خاص بها ، مما يؤثر بشكل غير مباشر على دفتر الأستاذ العام.

ومع ذلك ، سيتعين معالجة بعض إدخالات دفتر اليومية لتسجيل التحويلات بين الحسابات المصرفية أو سجلات تسوية الحسابات.

على سبيل المثال ، ربما يتعين عليك في نهاية كل شهر إدخال دفتر يومية لتسجيل الانخفاض. سيحتوي هذا الإدخال على خصم في مصاريف الاستهلاك وائتمان في الاستهلاك المتراكم.

بالإضافة إلى ذلك ، من المحتمل أن يكون هناك إدخال دفتر يومية لتراكم الفائدة على قرض بنكي. سيحتوي هذا الإدخال على خصم في مصاريف الفوائد وائتمان مستحق الدفع.

عناصر

يتكون إدخال دفتر اليومية اليدوي الذي يتم تسجيله في دفتر اليومية العام للشركة من العناصر التالية:

- التاريخ المقابل.

- المبالغ والحسابات التي سيتم خصمها.

- المبالغ والحسابات التي ستقيد.

- وصف موجز أو ملاحظة.

- مرجع ، مثل رقم الشيك.

سيتم ترحيل هذه المبالغ المسجلة ، والتي ستظهر في دفتر اليومية حسب التاريخ ، إلى حسابات دفتر الأستاذ العام.

عادةً ما يتم طباعة إدخالات دفتر اليومية وتخزينها في مجلد المعاملات المحاسبية ، مع المواد الاحتياطية المصاحبة التي تبرر مثل هذه الإدخالات.

وبالتالي ، يمكن للمراجعين الخارجيين الوصول إلى هذه المعلومات كجزء من مراجعة نهاية العام للبيانات المالية للشركة والأنظمة ذات الصلة.

كيفية كتابة إدخال دفتر اليومية

يشار إلى الهيكل المفصل لكتابة إدخال دفتر يومية في المحاسبة على النحو التالي:

- خط رأس ، والذي قد يتضمن رقم إدخال دفتر اليومية وتاريخ الدخول.

- يحتوي العمود الأول على رقم الحساب واسم الحساب الذي تم تسجيل الإدخال فيه. سيكون لهذا الحقل نزيف إذا كان لحساب قيد قيد.

- يحتوي العمود الثاني على مبلغ الخصم الذي يجب إدخاله.

- يحتوي العمود الثالث على مبلغ الرصيد المطلوب إدخاله.

- قد يحتوي خط التذييل أيضًا على وصف موجز لسبب المقعد.

وبهذه الطريقة ، يتم تقديم تنسيق الإدخال الأساسي لسجل إدخال دفتر اليومية على النحو التالي:

القواعد الهيكلية لإدخال دفتر اليومية هي أنه يجب أن يكون هناك ما لا يقل عن عنصرين في سطرين مختلفين في الإدخال ، وأن إجمالي المبلغ الذي تم إدخاله في عمود المدين يجب أن يكون مساويًا للمبلغ الإجمالي الذي تم إدخاله في عمود الائتمان. .

أمثلة

مقعد التكيف

يتم استخدام إدخال دفتر اليومية للتسوية في نهاية الشهر لتتمكن من تعديل البيانات المالية وبالتالي الامتثال للإطار المحاسبي ذي الصلة ، مثل مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا أو معايير التقارير المالية الدولية.

على سبيل المثال ، يمكن تجميع الأجور غير المدفوعة في نهاية الشهر إذا كانت الشركة تستخدم أساس المحاسبة على أساس الاستحقاق.

مقعد مركب

إدخال دفتر اليومية المركب هو واحد يتضمن أكثر من خطي جلوس. غالبًا ما يستخدم لتسجيل المعاملات المعقدة ، أو عدة معاملات في نفس الوقت.

على سبيل المثال ، عادةً ما يحتوي إدخال دفتر اليومية لتسجيل كشوف المرتبات على العديد من الأسطر ، لأنه يتضمن تسجيل العديد من الالتزامات الضريبية وخصومات كشوف المرتبات.

مقعد عكسي

عادة ، هذا هو مقعد التعديل الذي يتم عكسه في بداية الفترة المقبلة. يحدث هذا عادة لأن المصاريف يجب أن تتراكم في الفترة السابقة ، ولكنها لم تعد ضرورية.

لذلك ، يتم عكس تراكم الأجور في الفترة السابقة في الفترة التالية ، ليحل محلها حساب الرواتب الحقيقي.