مربع الحمولة: كيف يتم ذلك والمثال
التسوية النقدية هي عملية يتم تنفيذها عادة في شركات مثل محلات السوبر ماركت والمطاعم والبنوك ، والتي يتم إجراؤها في نهاية يوم العمل أو في نهاية تحول الصراف. هذه العملية المحاسبية تجعل أمين الصندوق مسؤولاً عن المال في سجله النقدي.
حتى مع وجود أنظمة نقاط البيع الحديثة المعمول بها اليوم ، لا تزال هناك حاجة إلى إجراء لحساب الدخل النقدي للمحل. هذه الضوابط الداخلية ضرورية لتجنب سوء إدارة الأموال وحماية الأصول من الضياع أو السرقة.
الضوابط الداخلية الصلبة لا تعزز الكفاءة التشغيلية فحسب ، بل تضمن أيضًا سجلات محاسبية موثوقة ، والتي ستكون مطلوبة في وقت تقديم الضرائب.
أحد الأسباب الأكثر شيوعًا للتخفيض أو الخسائر في متجر ما هو سوء التعامل مع النقد. عند التحقيق ، فإن السبب الأكثر شيوعًا يتوافق مع عدم وجود إجراءات أو ضوابط مناسبة.
كيفية جعل تسجيل النقدية؟
في بداية كل نوبة عمل ، يجب تعيين كل أمين صندوق لسحب النقود الخاص به. عليك أن تجعل من أمين الصندوق عد النقود في الدرج للتحقق من الرصيد الأولي.
تريد الاحتفاظ بمبلغ ثابت من المال في الصندوق. هذا يضمن أنه سيكون هناك دائمًا ما يكفي من النقود لإحداث التغيير للعملاء.
والخطوة التالية للحفاظ على مربع مرتب هو جعل الودائع النقدية على مدار اليوم. بناءً على حجم وكمية المعاملات ، سوف يختلف حجم الودائع التي سيتم إجراؤها.
بعد تحديد موعد إجراء هذا الإيداع ، يتم احتساب النقد ويتم طرح الفرق في حساب الصباح الأولي. عادةً ما يتم تسجيل النقود في السجل النقدي في نهاية اليوم أو في نهاية تحول الصراف.
يجب نقل درج النقود ومحتوياته إلى مكتب أو منطقة معزولة أخرى لإعداد التقرير. هذا هو الوقت المناسب للتأكد من أن الأموال التي دخلت وخرجت خلال اليوم قد تمت بكفاءة وصدق.
تنفيذ الحمولة
عند التحضير لحساب الأموال ، يتم وضع جميع الفواتير الكبيرة والشيكات وطوابع الغذاء جانباً وتوضع جانباً.
أولاً ، يتم احتساب المبلغ الإجمالي في المربع ، بما في ذلك الشيكات والدخل من بطاقات الائتمان. بعد الانتهاء من إضافة المبالغ ، تتم مقارنة هذا الرقم يدويًا بما يظهره نظام نقاط البيع.
بعد أن يعود درج النقود إلى المبلغ الأولي المخصص له ، يتم وضعه في الخزنة أو يتم تسليمه إلى أمين الصندوق الآخر الذي يبدأ نوبته. الآن ، يتم احتساب الفواتير والتغييرات التي وضعت جانبا مع الشيكات من مربع أمين الصندوق.
هذا هو ما يشكل وديعة مبيعات أمين الصندوق. يمكن لمعظم سجلات النقد طباعة إيصال مبيعات وإيصال نقدي. تشير هذه الإيصالات إلى مقدار ما حصل عليه أمين الصندوق في المبيعات ومقدار الأموال التي تم نشرها.
إذا كانت المبالغ تطابق كل شيء على ما يرام. خلاف ذلك ، سوف تضطر إلى التدقيق أكثر من ذلك بقليل.
فصل الوظائف
يجب أن تفكر في وجود شخصين لتركيب الصناديق. سيقوم شخص واحد بحساب الدرج وإنشاء تقرير نقدي يومي ، بينما يقوم الآخر بإعداد الوديعة المصرفية.
يجب على كلا الشخصين توقيع التقرير ، مبينًا مسؤوليتهما عن الأرقام الموضحة. على الرغم من أنه لا يوجد نظام يمكنه منع الاحتيال ، إلا أن مسار المراجعة هذا سيساعد على تثبيط التواطؤ بين الموظفين.
المتبقية أو المفقودة
عند حدوث تعارض ، يتم احتساب الأموال مرة أخرى لضمان صحة المبلغ.
يجب التحقيق في أي فائض و / أو مفقود. التناقضات الصغيرة شائعة وعادة ما تسببها أخطاء بشرية ، وربما إلى الصراف لإبلاغ التغيير إلى العميل. التناقضات الرئيسية هي تلك التي ينبغي مراعاتها عن كثب.
يمكن أن تكون التناقضات المتكررة علامة على سرقة موظف ، أو تشير إلى أن هناك حاجة إلى مزيد من التدريب لجهاز صراف آلي معين.
يمكن دائمًا حساب الفائض / المفقود عن طريق طرح مبلغ النقود في الدرج ، باستثناء المبلغ الأولي ، من المبلغ المطبوع على إيصال أمين الصندوق.
بناءً على مقدار الباقي / المفقود والظروف المعنية ، قد تختلف الإجراءات التأديبية. فقد الصرافون مراكزهم بسبب الفائض / المفقود ، إما بسبب المخالفات المتكررة أو الفائض الكبير أو المفقود.
عادة ما يكون سبب النقص هو فواتير عالقة معًا ، أو أمين الصندوق الذي يعود كثيرًا في التغيير ، أو ربما يقوم ببعض المال.
يتم إنتاج بقايا الطعام عن طريق أخذ الكثير من الأموال من العملاء أو عن طريق عدم إدخال العناصر بشكل صحيح في محطة نقطة البيع.
مثال
في متجر أوميغا ، تبدأ عملية تسجيل النقد في نهاية اليوم السابق ، عندما يقبل أمين الصندوق جون دو ومديره المبلغ النقدي المتبقي في سجل جون النقدي.
عندما يأتي جون للعمل في صباح اليوم التالي ، يبدأ بمبلغ المال المتبقي في الصندوق. في نهاية كل يوم عمل ، يقوم هو أو مديره بنشر ملخص لنشاط اليوم في السجل النقدي ، لإنشاء تقرير عن إجمالي المبيعات التي قام بها أمين الصندوق.
للقيام بذلك ، يقوم جون بحساب المبلغ النقدي في الصندوق الخاص به ، بالإضافة إلى إجماليات الشيكات وإيصالات بطاقات الائتمان وتخزين مبيعات الائتمان. ثم أكمل نموذجًا مثل هذا:
نتيجة حمولة
يقوم المدير بمراجعة الكمية المنتجة فعليًا بواسطة صندوق John ، ويقارنها بالنموذج المكتمل.
إذا لم يتطابق المبلغ النقدي في الصندوق مع النموذج ، فسيسعى المدير وجون لتحديد الخطأ. إذا تعذر العثور عليه ، فسيتم ملء نموذج فائض / مفقود.
بعض الشركات تهمة أمين الصندوق أي نقص. يتبنى آخرون موقف صرف أمين الصندوق بعد عدد معين من النقص مقابل مبلغ معين من المال. على سبيل المثال ، ثلاثة في عداد المفقودين أكثر من 10 دولارات.
يقرر مدير المتجر مقدار النقد الذي يجب أن تتركه نقدًا أو سجله لليوم التالي. قم بهذه المهمة لكل من أجهزة الصراف الآلي. ثم قم بإيداع جميع المبالغ النقدية والشيكات اليومية في أحد البنوك في صندوق ودائع ليلي.
بعد ذلك ، يقوم المدير بإرسال تقرير مع تفاصيل الإيداع إلى المحاسب لإدخال البيانات في نظام المحاسبة.
