التخطيط التشغيلي: الخصائص والأهمية والمثال

التخطيط التشغيلي هو أداة إدارية تسهل تنسيق موارد المنظمة (البشرية والمالية والمادية) بحيث يمكن تحقيق الأهداف والغايات الواردة في الخطط الاستراتيجية والتكتيكية للشركة المذكورة.

على افتراض أن الإدارة العليا قد أعدت خطة استراتيجية وأن الإدارة لديها خطة تكتيكية ، يجب أن يكون لدى الإدارة المنخفضة فكرة واضحة عما يتم البحث عنه. عليك فقط وضع خطة تشغيلية مفصلة لتحقيق ذلك.

الهدف الرئيسي للتخطيط التشغيلي هو تزويد موظفي المنظمة برؤية واضحة لمهامهم ومسؤولياتهم ، بما يتمشى مع الأهداف والغايات الواردة في الخطة الاستراتيجية. وهو يركز على الخدمات والمنتجات (الإنتاج والمعدات والموظفين والمخزونات والعمليات) للشركة.

والغرض من ذلك هو نشر الخطط من أجل تطوير التوقعات المالية وزيادة مشاركة الشركة في السوق. تستخدم خطة التشغيل النسب المالية للمؤسسة لتحليل ربحيتها.

قد تتضمن الخطة تحليلًا للمساهمة لتحديد العمليات المطلوبة لزيادة الأرباح. قد يشمل ذلك التركيز على بيع المنتجات المتميزة أو تقليل التكاليف المتغيرة.

ملامح

يقتصر على أقسام محددة

تقتصر الخطة التشغيلية على جزء واحد من المنظمة. على سبيل المثال ، لدى شركة كبيرة (الخطة الإستراتيجية) قسم تصنيع (الخطة التكتيكية) التي تنتج المنتجات A و B و C.

يتم تصنيع كل من هذه المنتجات بشكل منفصل في مصانع مختلفة ، يديرها مديرو مصانع مختلفون ، والذين يعدون خطة التشغيل الخاصة بهم بشكل منفصل.

لذلك ، يتم إنشاء خطة التشغيل من خلال الإدارة منخفضة المستوى لوحدة تابعة لقسم أعمال.

مفصل

ويشمل خطط محددة للأنشطة والعمليات من مستوى منخفض يوما بعد يوم من شأنها دعم وتمكين الخطة التكتيكية. وهي مفصلة للغاية (من وماذا وأين ومتى).

المدى القصير

يجب عليك تحديد الأنشطة والميزانيات لكل مجال من مجالات المنظمة خلال السنوات 1-3 القادمة. يربطون الخطة التكتيكية بالأنشطة التي ستقوم بها المنظمة والموارد اللازمة لتنفيذها.

يصف التخطيط التشغيلي المراحل الرئيسية وشروط النجاح ويشرح كيف (أو أي جزء من) الخطة التكتيكية ستوضع خلال فترة تشغيل معينة.

الذي أدلى به القسم الذي سيتم تطبيقه

يجب إعداده من قبل الأشخاص الذين سيشاركون في تنفيذه. في كثير من الأحيان هناك حاجة إلى اتصال كبير بين الإدارات ، لأن الخطط التي وضعها جزء واحد من المنظمة لها حتما آثار على الأطراف الأخرى.

ميزانية التشغيل

ويستند ويبرره شرط ميزانية التشغيل السنوية. لذلك ، تتطلب الخطة الإستراتيجية الخمسية عادة خمس خطط تشغيلية ، على أساس خمسة ميزانيات تشغيلية.

الخطة التشغيلية هي الخطوة الأولى والأخيرة في إعداد ميزانية التشغيل. كخطوة أولى ، توفر خطة لتخصيص الموارد ؛ كخطوة أخيرة ، يمكن تعديل الخطة التشغيلية لتعكس القرارات السياسية أو التغييرات المالية التي تم إجراؤها أثناء عملية وضع الميزانية.

يجب اعتبار هذه الخطط والميزانيات مستندات حية ويجب تنقيحها لتعكس التغييرات. التحقق الدوري هو المفتاح لاستدامتها.

محتويات الخطة التشغيلية

تعتمد الخطة التشغيلية مباشرة على الخطط التكتيكية التي تصف المهام والأهداف والغايات والأنشطة.

مثل الخطة التكتيكية ، تتناول الخطة التشغيلية أربعة أسئلة: أين نحن الآن؟ أين نريد أن نكون؟ كيف سنصل إلى هناك؟ وكيف نقيس تقدمنا؟

يجب أن يحتوي التخطيط التشغيلي على:

- أهداف واضحة.

- الأنشطة التي يتعين تسليمها.

- معايير الجودة.

- النتائج المرجوة.

- متطلبات الموظفين والموارد.

- جداول التنفيذ.

- عملية لرصد التقدم.

تقدم الخطة التشغيلية معلومات مفصلة للغاية للأشخاص الذين سيؤدون المهام اليومية المطلوبة في إدارة المنظمة.

يجب على الإدارة والموظفين الرجوع إلى خطة التشغيل بشكل متكرر لتنفيذ عملهم اليومي.

يشير التخطيط التشغيلي إلى ماذا ، من ، ومتى ، وكم:

ما

الأنشطة والمهام التي يجب تنفيذها.

الذي

الأشخاص الذين يتحملون مسؤولية كل نشاط.

عندما

الفترات التي يجب أن تكتمل فيها الأنشطة.

كم

مقدار الموارد المالية المقدمة لإكمال كل نشاط.

الفئات

يمكن تقسيم الخطة التشغيلية إلى فئتين:

خطط الاستخدام الفردي

أنها تعالج فقط الفترة الحالية أو مشكلة محددة. إنهم يقومون بمسار للعمل ليس من المحتمل أن يتكرر في المستقبل. يتم استخدام هذه الخطط مرة واحدة فقط لتحقيق أهداف فريدة للأعمال.

مثال على ذلك هو عندما يكون لدى الشركة حدث خاص فريد يلوح في الأفق. يمكن أن يكون لديهم خطة لمرة واحدة لتغطية كل ما يتعلق بهذا الحدث ، مثل خفض التكاليف خلال العام المقبل.

خطط مستمرة

يتم نقلها إلى فترات مستقبلية وتعديلها عند الضرورة. تم تطويرها للأنشطة التي تحدث بشكل متكرر على مدى فترة من الزمن لمساعدة الشركة على حل المشاكل المتكررة.

مثال على ذلك ستكون شركة كبيرة لديها أنشطة مكررة ويجب أن يكون لها هيكل يسمح للجميع بمعرفة ما يحدث طوال الوقت. مثال آخر هو خطة طويلة الأجل للاحتفاظ بالعمال بدلاً من فصلهم.