العلاقات العامة الداخلية والخارجية للشركة
العلاقات العامة الداخلية والخارجية للشركة هي المسؤولة عن توفير دعم الاتصالات لشركة لعرضها في السوق الوطنية والدولية. هدفها هو إدارة وتعزيز والحفاظ على اتصال ممتاز داخل وخارج المنظمة ، لضمان صورة عامة عالية المستوى.
التواصل الجيد بين الموظفين والشركة يخلق مناخًا تنظيميًا مناسبًا ، حيث سيكون العمل ممتعًا. سوف ينعكس هذا بشكل مباشر أو غير مباشر في صورة الشركة بطريقة إيجابية. الاتصالات مع الجمهور الخارجي هي شريان الحياة للمنظمة من حيث الهوية والصورة والسمعة والمصداقية.
بناءً على هذه العلاقات ، ستحصل الشركة على ملف تعريف يفتح الأبواب أمام مفاوضات جديدة. في كلتا الحالتين ، من المهم تطوير علاقة ممتازة بين الناس.
إذا شعر شخص ما بالاحترام وأخذ في الاعتبار ، فسيظهر الولاء والالتزام ، مما سيسهم في تحقيق أهداف المنظمة.
مع الأخذ في الاعتبار مبادئ الاتصال والتكامل والعمل الجماعي ، تقوم العلاقات العامة الداخلية والخارجية للشركة ببناء الأسس التي ستسمح للمؤسسة بالتعزيز والنمو والتوسع تجاريًا.
ومع ذلك ، من أجل الاستفادة القصوى من العلاقات وتعزيز الروابط الإيجابية بين المجموعتين ، من الضروري أن تحدد بوضوح وظيفة كل واحدة منها. إذا لم تكن هذه الأدوار واضحة ، فقد تنشأ مشاكل خطيرة ، بما في ذلك التنافس بين أعضائها.
العلاقات العامة الداخلية
العلاقات العامة الداخلية هي تلك التي تركز على تعزيز الروابط بين الشركة وموظفيها ، وتسهيل بيئة تواصل جيدة وتعزيز القيم في كل نشاط من الأنشطة المنفذة.
هدفها هو تشكيل فريق عمل تجاري ، حيث يتوافق جميع موظفي الشركة - من المدير إلى الموظف الأدنى مرتبة - كمجموعة موحدة. في الشركة ، الأولوية هي عمالها.
وظائف رئيسية
- بناء شبكة اتصالات واسعة النطاق وفعالة. الشبكة الداخلية هي خيار جيد ، لأنها تنشئ شبكة داخلية من الوصول السهل والسريع. من المناسب أيضًا استخدام مؤتمر الفيديو إذا احتجت إلى الاتصال بأشخاص من الفروع البعيدة.
- تنظيم وإدارة مجموعات المناقشة ، حيث يجتمع الناس طواعية لمناقشة القضايا المتعلقة بتشغيل الشركة أو احتياجات المجموعة. ويشمل أيضًا إثارة المشكلات التي أثيرت في القسم المقابل ومراقبة حلها.
- تخطيط الأنشطة الترفيهية مع دمج العديد من الإدارات: الاحتفال بأعياد الميلاد ، والأحداث الرياضية ، إلخ.
- تنظيم ورش عمل أو محادثات تحفيزية حول النمو الشخصي.
- تنفيذ صندوق بريد للآراء أو الاقتراحات ، والذي يجب مراجعته بشكل دوري من أجل الحصول على المعلومات وتأكيدها وتوجيهها إلى الإدارة المتعلقة بها.
- إعداد وتوزيع المواد الإعلامية مثل المجلات والكتيبات أو اللوحات الإعلانية. الاحتفاظ بسجل مفصل للأنشطة المنفذة.
المبادئ الأساسية للعلاقات العامة الداخلية
استمع
كل الاتصالات ترفع العلم: الاستماع. هذا هو المفتاح لبرامج العلاقات العامة لتحقيق النجاح المتوقع.
جزء من المهمة هو الانتباه إلى ما يقوله الأشخاص الذين يعملون في الشركة. إنهم الأشخاص المسؤولون عن وظائفهم يوما بعد يوم. لذلك ، فإن الاستماع إليهم هو سماع الشركة نفسها.
يجب أن يمتد هذا أيضًا إلى ما لا يقال ، وما لا يعبر عنه من خلال الخجل أو الخوف. هذا هو السبب في أنه من المهم في العلاقات العامة الداخلية الاستفسار والاقتراح والسعي للحصول على اقتراحات من أجل فهم المواقف والموظفين بشكل كامل.
سهم
من المهم أن تبقي الجميع على اطلاع بالخطط والقواعد والأحداث القادمة ، وكذلك النجاحات التي تحققت في الأنشطة المنفذة.
يجب أن يتلقى الموظفون المعلومات مباشرة من الشركة. يجب أن تضمن العلاقات العامة الداخلية أن جميع الموظفين على دراية بما يحدث داخل الشركة ؛ هذا سوف تجنب سوء تفسير ممكن من أي حقيقة.
التقارير لا ترسل سيلاً من رسائل البريد الإلكتروني ؛ هذا سوف يخلق تأثير مخالف لما هو مطلوب. لن يقرأها الناس وسوف يكونوا غير مطلعين. يُنصح بإصدار نشرة دورية تحتوي على روابط ، مما يتيح الفرصة لعدم المشاركة.
دمج
يرتبط النجاح الذي حققته العلاقات العامة في المجال الداخلي ارتباطًا مباشرًا بدرجة التكامل التي تحققت مع كل من يرتبط بالنشاط.
عندما يتم دمج الناس ، يشعرون أنهم جزء من الكل ومستعدون للمشاركة عند الطلب. لتحقيق ذلك ، يجب تضمين العديد من الأنشطة ، حيث لا يتم الاعتراف بالنجاح الذي حققته الشركة فحسب ، بل أيضًا للموظفين.
جزء من عمل العلاقات العامة الداخلية هو عرض الشركة كجبهة موحدة ، والتي تعمل في وئام نحو اتجاه محدد. لا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا تم إنشاء فريق عمل حيث يوجد جو تعاوني بين الإدارات.
تعلم
كل تجربة هي التعلم. يجب استخدام تلك التي أعطت نتائج إيجابية لتعزيز نقاط القوة لدى المجموعة والشركة. يجب إعادة توجيه من لا يلبون التوقعات ليتم تحويلهم إلى نقاط قوة في المستقبل.
يجب أن تأخذ العلاقات العامة الداخلية في الاعتبار أن الابتكار والإبداع هو المفتاح للحفاظ على توقعات الجميع قبل الخطوة التالية التي يجب اتخاذها. هنا قد ينشأ الخوف من الفشل ، لأن كل حداثة قد لا تكون مقبولة جيدًا أو لا تلبي التوقعات التي كانت.
ومع ذلك ، فإن الشخص الذي يتعلم رؤية الفشل من منظور التعلم لا يعتبره إزعاجًا ، ولكنه تحدٍ يجب التغلب عليه. إذا حدث خطأ ما ، فالفكرة هي التعرف عليه بسرعة والتعلم من التجربة.
أن تكون متسقة
في العلاقات العامة الداخلية ، ينتهي المشروع ويولد مشروع آخر ، فهو يشبه دورة لا تنتهي أبدًا. الإجراءات لا يمكن أن تكون متقطعة جدا ، ولكن لا الساحقة. يجب تخطيطها لإنشاء روابط داخل الشركة تحقق أرباحًا ، مما يجعل أهدافها متفق عليها.
من أجل تعزيز المنجزات التي تحققت ، من الضروري الحفاظ على الإجراءات بمرور الوقت ، والتي هي نتيجة لذلك. سيؤدي ذلك إلى خلق ثقة في الموظفين ، وسيعلمون أنه عمل مدبر جيدًا وليس ذا طابع نهائي.
العلاقات العامة الخارجية
العلاقات العامة الخارجية هي المسؤولة عن اتخاذ الإجراءات المتعلقة بمناصب الشركة وقيمها وإرشاداتها وإجراءاتها تجاه مختلف الكيانات والجماعات البشرية التي تصنع الحياة في المجتمع.
هدفها هو تعزيز الشركة وزيادة دخلها. هذا هو السبب في أنها تسعى إلى تطوير التواصل الفعال بين الشركة والكيانات المختلفة التي تتعلق بها: العملاء ، وسائل الإعلام ، الصناعات ، المجتمع ، الحكومة ، الكيانات المالية ، الموردون وعامة الناس.
إنه يركز على نشر الأخبار حول المنتجات الجديدة ، واستراتيجيات التسويق ، والأحداث الخيرية ، والرعاية ، والعروض الترويجية وجميع المعلومات التي يمكن أن تستخدمها الشركة للترويج لها.
وظائف رئيسية
بناء قاعدة بيانات مع معلومات محدثة من وسائل الإعلام المحلية والإقليمية والوطنية والدولية.
-تحرير وإنتاج مواد POP وكتالوجات المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.
- لكتابة المعلومات التي سيتم إرسالها إلى وسائل الإعلام لنشرها: النشرات الصحفية ، استعراض الأحداث ، إلخ.
لأخذ سجل فوتوغرافي وسمعي بصري للأحداث التي تقام.
- متابعة الامتثال لإرشادات الإعلانات أو الاتفاقات المبرمة مع وسائل الإعلام.
- تنظيم الفعاليات الترويجية للشركة: المؤتمرات والمعارض والترفيه.
تحرير وإنتاج المجلات المؤسسية لأغراض الدعاية.
- تنظيم الزيارات الموجهة إلى الشركة.
الجوانب الهامة للعلاقات العامة الخارجية
الإقناع
التواصل فن وخلق الحاجة حيث لا يوجد فن كبير. إن إقناع أي عميل أو وكالة حكومية أو منفذ إعلامي باتخاذ إجراء لم يفكروا فيه في البداية هو وظيفة مهمة جدًا للعلاقات العامة الخارجية الناجحة.
حاليا أصبح السوق تنافسية للغاية. لا تملك العديد من الشركات القدرة على استثمار مبالغ كبيرة من المال في الحملات الإعلانية الكبيرة.
يصبح عمل العلاقات العامة الخارجية أكثر أهمية للتأثير بشكل فعال ومباشر على الجمهور ، مما يجعل الشركة أفضل وضع منتجاتها والعلامة التجارية.
ركزت على العميل
إن الحفاظ على الاتصال المباشر مع العملاء سوف يسمح لرجال الأعمال أن يكونوا حاضرين في البيئة التجارية. القيام بزيارات منتظمة للمنظمات لن يؤدي فقط إلى تعزيز العلاقات ، ولكن أيضًا معرفة المخاوف التي لديهم.
لهذا السبب ، يُنصح بالإجابة على الأسئلة أو المشكلات التي قد تنشأ في أقصر وقت ممكن ، وتوجيهها بكفاءة.
كلما كان التواصل مع العملاء الحاليين أفضل ، ستكون هناك حاجة إلى استراتيجيات ووقت أقل لكسب علاقات عمل جديدة متبادلة المنفعة.
تعرف كيف تستمع
لا ينبغي أن تركز العلاقات العامة الخارجية فقط على استنباط الأدوات لنشر الرسالة المطلوبة بشكل جيد للوصول إلى الآخرين ، ولكن أيضًا التفكير في الاستماع.
التواصل ثنائي الاتجاه ، كلا الطرفين مهمان في العملية وكلاهما لهما الجوانب ذات الصلة. تقدير التعليقات وإخبارهم أنك تهتم بما يعتقد الآخرون أنه علامة على علاقات عامة ناجحة.
