إدارة حسابات القبض: الخصائص ، الأهداف

تشير إدارة الحسابات المدينة إلى مجموعة السياسات والإجراءات والممارسات التي تستخدمها الشركة فيما يتعلق بإدارة المبيعات المعروضة بالائتمان. إنها معالجة جميع الفواتير المعلقة التي يتعين على الشركة استلام مدفوعاتها بعد تسليم منتج أو خدمة.

وهذا يعني ، هو التعامل مع جمع الأموال التي يدين بها العملاء لشركة. تقدم معظم الشركات لعملائها الفرصة لشراء منتجاتهم وخدماتهم عن طريق الائتمان. عند تصميم هذه الاتفاقية بشكل صحيح ، يمكن أن يكون ذلك مفيدًا لكل من الشركة وعملائها.

إنها أحد أعمدة توليد المبيعات ويجب إدارتها لضمان أن تصبح في نهاية المطاف تدفقات نقدية. يمكن للشركة التي لا تقوم بتحويل حساباتها المدينة المستحقة القبض بكفاءة إلى السيولة أن تعاني من سيولة ضعيفة وتشل رأس مالها العامل وتواجه صعوبات تشغيلية غير سارة.

ملامح

ويشمل تقييم ملاءة العميل ومخاطره ، ووضع شروط وسياسات الائتمان ، وتصميم عملية تحصيل مناسبة لهذه الحسابات.

تقييم التاريخ المالي والائتماني

قبل الموافقة على التعامل مع عميل ، تقوم الشركة بإجراء تحليل لملاءة السيولة على المدى القصير والتحقق من تاريخها الائتماني وبياناتها المالية والظروف الاقتصادية العامة للعميل.

إذا لزم الأمر ، يجب أن تطلب

تحديد شروط الدفع واضحة

يجب التفاوض على اتفاقية مجدية للعميل دون التضحية بربحية العمل. على سبيل المثال ، يسمح مصطلح الدفع "5٪ إلى 10 أيام ، صافي إلى 30 يومًا" للعميل بالدفع بعد 30 يومًا من تاريخ الفوترة.

تقدم أيضًا خصمًا قدره 5٪ في حالة الوفاء بالدفع في غضون 10 أيام بعد تاريخ الفاتورة.

يجب على الشركات موازنة الاستفادة من تمديد الشروط للعملاء مع احتياجاتهم من التدفق النقدي.

تعتبر خصومات المبيعات لتشجيع الدفع المبكر ممارسة جيدة يمكن أن تحسن التدفق النقدي للشركة.

يجب أن يكون الخصم المعروض جذابًا لتشجيع العميل على دفع الفاتورة خلال الفترة الزمنية المحددة ، ولكنه صغير بما يكفي لتجنب تدهور هامش الربح.

توفير عدة طرق الدفع

غالبًا ما يحدث تأخير في الدفع بسبب إزعاج طرق الدفع للعملاء. يمكن إضافة خيارات مختلفة لنظام الدفع الخاص بالشركة.

طريقة الدفع من بنك لآخر من خلال نظام التحويل الإلكتروني للأموال متاحة للعملاء بدرجة أكبر.

جعل الفواتير الإلكترونية

لقد ولت الأيام التي كانت الطريقة الوحيدة للحصول على فواتير للعملاء من خلال البريد أو رسول. أتاحت التكنولوجيا للشركات إمكانية إرسال فواتير ممسوحة ضوئيًا عبر البريد الإلكتروني.

بهذه الطريقة يمكنك إرسال الفواتير بمجرد الانتهاء من المشاريع. يمكن أن يساعد تسليم الفاتورة في الوقت المناسب العملاء على الاستعداد لتاريخ الاستحقاق المحدد.

عملية جمع

عملية تحصيل المدفوعات بسيطة للغاية إذا تم تحديث جميع الاتصالات والوثائق والمحاسبة والأمور ذات الصلة المتعلقة بها.

عند استلام المدفوعات ، يتم إجراء إدخال محاسبة ، يتم فيه قيد حسابات القبض وحساب النقدية.

الحسابات المتعثرة

في حالة التخلف عن السداد ، قد يكون من الفعال استئجار وكالات تحصيل (أو قسم الشركة) لاسترداد كل أو جزء من الديون غير القابلة للتحصيل.

تنشئ معظم الشركات حسابًا محددًا للتعامل مع الحسابات المتأخرة ، والتي يطلق عليها عادة "أحكام الحسابات المشكوك في تحصيلها" أو "الحسابات غير القابلة للتحصيل".

أهداف

- توفير تدفق نقدي أفضل وزيادة السيولة المتاحة للاستخدام في الاستثمارات أو عمليات الاستحواذ ، مما يقلل من إجمالي الرصيد المستحق للحسابات المستحقة القبض.

- استخدم الإجراءات التي تضمن تعظيم الإمكانات المالية للحسابات المدينة.

- تحديد مقدما التصنيف الائتماني للعميل ، وتحديد شروط الائتمان والدفع لكل نوع من العملاء.

- الإشراف على العملاء بشكل متكرر بحثًا عن مخاطر الائتمان.

- كشف المدفوعات المتأخرة أو استحقاق القروض في الوقت المناسب.

- المساهمة مباشرة في أرباح الشركة عن طريق تخفيض الديون غير القابلة للتحصيل.

- الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع العملاء.

- زيادة الصورة المهنية للشركة.

أمثلة

تفكر شركة Dharma Corp في تقوية سياستها الائتمانية لتقديم ائتمان إلى العملاء بدرجة عالية من المخاطر وبالتالي تكون قادرة على بيع 20٪ أكثر ، نظرًا لأن لديها قدرة إنتاج غير نشطة.

يتم تقديم البيانات التالية: