دليل إجراءات الشركة: ما الذي تخدمه ، وكيفية تحضيره

دليل الإجراءات الخاص بشركة ما هو مستند مكتوب يسرد تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية إكمال مهمة مهمة أو كيفية التعامل مع موقف معين عند نشوئه في مكان العمل. أنه يحتوي على أفضل ممارسات الشركة وأوصاف العمليات التجارية الرئيسية.

يحتوي هذا الدليل أيضًا على الأساليب والمعايير الخاصة بكيفية توقع العمل. يتيح إعداد دليل الإجراءات توجيه الشركة نحو النمو ، وتبسيط التدريب وتسهيل قدرتها على التوسع.

يمكن أن يكون هذا الدليل عبارة عن رابط ثلاثي الحلقات أو مجلد على محرك أقراص مشترك على الشبكة أو إصدار تلقائي منشور على الإنترنت ، باستخدام برنامج لإدارة الإجراءات. يجب أن يفهم الجميع ما يتكون منه دليل الإجراءات وأين يمكن العثور عليه عندما يحتاج شخص ما إليه.

تتطلب كتابة دليل الإجراءات أن تكون الخطوات المتضمنة في أي عملية معينة مفهومة بشكل واضح. مع نمو الشركة ، ستكون هناك حاجة إلى إجراءات جديدة. يمكن أيضًا اعتبار دليل الإجراءات بمثابة مكتبة إجراءات.

يضم الدليل أمثلة على الإجراءات التي يمكن استخدامها كنموذج لإجراءات التشغيل الجديدة. يجب تعليم جميع موظفي المنظمة في سياسات الشركة وإجراءاتها ؛ يجب أن يكون لديهم دائمًا إمكانية الوصول الفوري إلى دليل الإجراءات.

ما هذا؟

باستخدام دليل الإجراءات المكتوبة جيدًا ، يمكن للشركة أن تسهل تدريب الموظفين الجدد بشكل أكثر فعالية.

إلى جانب التدريب ، يوفر دليل الإجراءات لأعضاء الفريق الحاليين موردًا لتعلم الإجراءات الأقل استخدامًا ، مع ضمان تنفيذها بطريقة رسمية ، مع الحفاظ على مراقبة الجودة.

يجب على الموظفين فهم ما هو متوقع منهم. يحتاج المشرفون إلى دليل إجراءات لإدارة العمليات التجارية. من خلال توثيق المعايير ، يتم توصيل ما هو مهم للنمو والجودة ورضا العملاء.

من خلال السياسات والإجراءات التي تؤثر على مجال وظيفي ، يتم تمكين عمال الخط الأمامي لاتخاذ القرارات الفعالة وتوفير الوقت.

يوفر دليل الإجراءات الفعال الطرق المناسبة للاتصال بين الإدارات ، ويسمح للموظفين بالعمل معًا لحل مشكلات العمل اليومية دون الحاجة إلى إشراف إشرافي لا لزوم له.

يجب أن يكون الهدف من دليل الإجراءات هو تنظيم محتويات مختلفة لتعكس كل من طرق ووسائل اتصال الشركة ، لأداء الخدمة أو تصنيع المنتج بأقل تكلفة وفي أقصر وقت ممكن.

لها فائدة إضافية تتمثل في الحفاظ على الرضا الوظيفي وتحفيز الموظفين الكبير.

كيف اصنعها؟

قبل وضع دليل الإجراءات ، من المهم فهم الفرق بين السياسة والعملية المركزية والإجراءات.

- السياسة هي مجموعة من المبادئ الأساسية والمبادئ التوجيهية المرتبطة بها ، التي تصوغها وتطبقها قيادة المنظمة ، لتوجيه أعمالها والحد منها في السعي لتحقيق أهداف طويلة الأجل.

- العملية الأساسية هي تسلسل الإجراءات المترابطة والمترابطة ، والتي تستهلك في كل مرحلة موردًا واحدًا أو أكثر (وقت الموظف ، والطاقة ، والآلات ، والمال) لتحويل المدخلات إلى منتجات. تعمل هذه النتائج كمدخلات للمرحلة التالية حتى يتم الوصول إلى هدف معروف أو نتيجة نهائية.

- الإجراء هو سلسلة من الأنشطة أو مسار ثابت للعمل ، يتم تحديده من خلال الخطوات (التي تحتوي على نقطة بداية ونهاية محددة بوضوح) والتي يجب تنفيذها بنفس الترتيب لتحديد المهمة بشكل صحيح.

تحديد العمليات المركزية

يجب التفكير في جميع العمليات المركزية للشركة. تبدأ بتحديد العمليات التي سيتم تحديدها وتعيينها في دليل الإجراءات ، وإنشاء ملخص لجميع الإجراءات التي ترغب في تضمينها.

على الرغم من أنه من الممكن عدم وضع كل عملية ، من المهم إنشاء أكثرها أهمية وأهمية. على سبيل المثال ، يمكن لمطعم تحديد العمليات المركزية حول كيفية صنع طبق معين ، ولكن بنفس القدر من الأهمية عملية تنظيف المطعم.

يجب إنشاء قائمة بالعمليات الأساسية التي يجب تغطيتها بحيث يمكن دمج كل منها في دليل الإجراءات بعد تعيينها. سيعمل المخطط كدليل لضمان عدم ترك أي من المهام عند بدء كتابة الدليل.

اكتب مقدمة

قم بتضمين وصف موجز لما تم تضمينه في الدليل ، والذي يتم توجيهه مباشرة إلى الأشخاص الذين سيستخدمون الدليل ، وما يمكن للقراء توقعه عند استخدام الدليل وأفضل طريقة لاستخدام الدليل (أي "قراءته من البداية إلى النهاية"). نهاية "أو" استخدامه كمرجع للبحث عن الإجراءات حسب الحاجة ").

وضع مخطط تدفق لكل عملية

يتم تعريف كل عملية من خلال الخطوات أو المهام اللازمة لإكمالها. إذا تم حذف خطوة ، فقد يعني ذلك فقدان أو تأخير طلب ، أو وجود منتج نهائي معيب. تحديد مخطط انسيابي هو تحديد سير العمل.

لإكمال دليل ، يجب أن تبدأ بعملية واحدة في كل مرة: ابدأ بعملية المخطط الأولى. يتم وصف الخطوات اللازمة لإكمال العملية ، ثم يتم إرجاع التفاصيل وكتابتها لكل خطوة.

عليك التأكد من أن كل خطوة واضحة وموجزة. يجب أن تقدم كل خطوة تفاصيل كافية حتى يتمكن أي شخص من اتباع التعليمات.

على سبيل المثال ، افترض أنه يتم إنشاء إجراء لعملية المبيعات بواسطة أحد المتطلبات على الإنترنت. أولاً ، يتم إنشاء مخطط تدفق حول كيفية الاتصال بالعميل المحتمل في البداية بعد طلب المعلومات: عن طريق مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني أو رسالة نصية.

إذا تعذر الاتصال بالاحتمال في البداية ، فسيتم حساب عدد مرات متابعة فريق المبيعات ، مع نصوص محددة لكل جهة اتصال.

عند الاتصال بالعميل ، يتم تعيين برنامج نصي مختلف ، وكذلك مجموعة من المتابعات ، اعتمادًا على ما إذا كان العميل قد اشترى المنتج أو قرر الانتظار.

أعط الإجراء لشخص آخر لقراءته

من المهم أن يقرأها أحد زملائك في العمل أو شخص تعرفه واتباع التعليمات كما هي مكتوبة. يمكن لهذا الشخص تقديم تعليقات قيمة إذا كانت هناك خطوات لا يمكنك إكمالها أو عدم فهمها.

يتم تصحيح الإجراء بناءً على التعليقات. قد تحتاج إلى إعادة كتابة أو تحرير أو إضافة شيء إلى التعليمات.

إنشاء قوائم مرجعية ونماذج

بالنسبة لأي عملية ، من السهل على أعضاء الفريق اتباع نموذج أو قائمة مراجعة. لهذا السبب يجب تطوير قالب مفصل ، استنادًا إلى العملية المعينة.

إذا كنت بحاجة إلى جمع معلومات محددة عند دخول العميل ، يجب عليك التأكد من أن القالب يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة ، مقدم بطريقة مختصرة.

لا ينبغي افتراض أن أعضاء الفريق يتذكرون كل ما يشير إليه الإجراء ، خاصة عندما يكون العميل جالسًا أمامهم. يجب دمج قوائم المراجعة والنماذج كملحق مخطط انسيابي وخطوات العملية.

دمجها في دليل الإجراءات

بعد تعيين مخطط انسيابي لكل عملية وإنشاء جميع قوالب مستندات الدعم ، يتم دمجها في دليل إجراءات كامل. يتم تنظيم الدليل على أساس الإدارات.

على سبيل المثال ، يمكن أن يحتوي دليل الإجراءات على أقسام "المبيعات" و "العمليات" و "التوزيع". ينقسم كل قسم إلى العمليات المركزية لذلك القسم ، بشكل عام بالترتيب الذي يتم به تنفيذ كل عملية مركزية في التسليم العام للمنتجات.

في قسم "التوزيع" ، يمكن أن يكون لديك عدة عمليات رئيسية ، مثل "الحصول على الطلب" ، و "التعبئة للتسليم" ، و "الشحن" ، و "المتابعة".

يتم تنظيم دليل الإجراءات مع جدول محتويات ويتم سرد كل إجراء بوضوح مع عنوان عنوان غامق.

ويشمل غطاء مع اسم الدليل ، وجدول المحتويات ، والمقدمة والإجراءات حسب ترتيب جدول المحتويات.

يمكن وضع علامات تبويب حتى لأعضاء الفريق لمراجعة الدليل بسهولة ، لمساعدتهم على تحديد الإجراءات ذات الصلة في أقسامهم.

وأخيراً يتم عمل النسخ وتوزيعها. يجب تشجيع التعليقات المستمرة وتحديث الدليل عند الضرورة. يجب أن يكون هناك دليل متوفر في منطقة مخصصة لكل موقع وظيفي ، باستخدام السياسات والإجراءات.